Table of Contents
Te ondernemen stappen bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ)
Als u voor de eerste maal een of meer werknemers aanwerft moet u:
- zich bekendmaken als werkgever bij de RSZ;
- een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling (Dimona) doen;
- een multifunctionele kwartaalaangifte doen.
Zich bekendmaken als werkgever bij de RSZ
Maak u bekend bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid
(RSZ) via de onlinedienst Wide die beschikbaar is op de website van de Sociale Zekerheid
.
Een “Dimona”-aangifte doen
Zodra u personeel aanwerft, moet u een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling (Dimona) doen bij de RSZ.
Dit is verplicht voor alle werkgevers van alle sectoren en moet elektronisch gebeuren.
Door die aangifte meldt u aan de RSZ de aanwerving van een werknemer.
Elke werknemer ontvangt een gepersonaliseerde Dimona-code die de socialezekerheidsorganismen toelaat onmiddellijk de informatie over de identiteit en de arbeidsrelatie werkgever/werknemer te kennen, alsook elke wijziging hiervan (bv. het vertrek van een werknemer). Zo moeten de gegevens maar een keer worden doorgegeven.
Wide is rechtstreeks geïntegreerd in de onlinedienst Dimona, waardoor elke nieuwe werkgever zijn eerste werknemer kan aangeven bij de RSZ identificatie.
Een multifunctionele kwartaalaangifte doen
Verder moet u bij de RSZ een multifunctionele kwartaalaangifte doen van de prestaties en de lonen van al uw werknemers.
Hoeveel kosten deze stappen?
De formaliteiten zijn gratis, als u ze zelf vervult.
Als u de hulp van een ondernemingsloket of van een sociaal secretariaat inroept, dan brengen zij kosten in rekening. Andere tussenpersonen kunnen u ook helpen tegen vergoeding (gespecialiseerde kantoren, werkgeversorganisaties, enz.).
Meer informatie?
Alle inlichtingen en nuttige formulieren zijn beschikbaar op de portaalsite van de Sociale Zekerheid. De RSZ-website “ikwilaanwerven.be” biedt ook een concreet overzicht van alle informatie aan die u als nieuwe werkgever nodig heeft.
Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ)
Victor Hortaplein 11
1060 Brussel
Tel.: +32 2 509 59 59
E-mail: contact@onss.fgov.be
Website van de RSZ - ikwilaanwerven.be
Administratieve instructies
Aansluiting bij een erkend sociaal secretariaat
De sociale secretariaten zijn organismen die erkend en gecontroleerd worden door de overheid. Ze komen meer bepaald tussen als mandataris van de werkgever bij de RSZ.
De aansluiting bij een sociaal secretariaat is niet verplicht. U kunt er een beroep op doen, als u wenst dat het in uw plaats de formaliteiten vervult die de sociale wetgeving op het vlak van aanwerving en beheer van personeel oplegt. Vaak hebben de ondernemingsloketten een band met het sociaal secretariaat waarop ze u voorstellen een beroep te doen.
De aansluiting bij een sociaal secretariaat is betalend. Het is raadzaam vooraf inlichtingen in te winnen over de kostprijs van zijn diensten.
De lijst van erkende sociale secretariaten is beschikbaar op de website van de Unie van erkende sociale secretariaten.
Kosten van aansluiting bij een erkend sociaal secretariaat
Als nieuwe werkgever kunt u, onder bepaalde omstandigheden, genieten van een financiële tussenkomst van de RSZ bij de inschrijvingskosten bij een erkend sociaal secretariaat.
U kunt die tussenkomst krijgen voor:
- de aanwerving van uw eerste tot maximaal zesde werknemer,
en voor zover u voor die werknemer recht hebt op een vermindering van de werkgeversbijdragen aan de sociale zekerheid “eerste aanwervingen”; - in de horecasector.
Andere administratieve formaliteiten
Naast stappen die u moet ondernemen bij de RSZ en de eventuele aansluiting bij een erkend sociaal secretariaat, zijn er nog diverse verplichtingen waaraan u moet voldoen:
- de aansluiting bij een kinderbijslagfonds;
- de aansluiting bij een arbeidsongevallenverzekering;
- de naleving van de wetgeving over welzijn op het werk;
- de naleving van de aanwervingsvoorwaarden van de werknemers, ...
Bedrijfsvoorheffing
Iedere ondernemer (zelfstandige of vennootschap) die personeel wil aanwerven, heeft een aantal fiscale verplichtingen.
Wanneer u bezoldigingen, voordelen van alle aard (terbeschikkingstelling van een firmawagen, een laptop, een gsm, een woning…) aan uw werknemers betaalt of toekent, bent u hierop bedrijfsvoorheffing verschuldigd. U heeft het recht om deze bedrijfsvoorheffing in te houden op de belastbare inkomsten die u betaalt of toekent.
Als u de verschuldigde bedrijfsvoorheffing niet inhoudt maar zelf draagt, maakt dit een belastbaar voordeel van alle aard uit in hoofde van uw werknemers.
De bedrijfsvoorheffing wordt berekend op basis van de belastbare inkomsten, dit zijn de bruto-inkomsten verminderd met de persoonlijke bijdragen voor de sociale zekerheid.
De aangifte in de bedrijfsvoorheffing moet u langs elektronische weg indienen binnen de vijftien dagen na het verstrijken van de maand of het kwartaal waarin u de inkomsten hebt betaald of toegekend.
De verschuldigde bedrijfsvoorheffing moet u binnen diezelfde termijn volledig betalen tenzij u een vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing kan toepassen. In dit laatste geval bent u onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld om de verschuldigde bedrijfsvoorheffing geheel of gedeeltelijk door te storten in de Schatkist.
Er bestaan verschillende vrijstellingen van doorstorting van bedrijfsvoorheffing. Onder andere voor:
- gepresteerd overwerk
- onderzoekers
- ploegen- en nachtarbeid
- ploegenarbeid en werken in onroerende staat
- looncorrectie (IPA)
- investeringen in een steunzone
- startende ondernemingen
- jonge werknemers
- opleiding van werknemers
- enz.
Voor elk van die gevallen gelden verschillende voorwaarden en vrijstellingsregels.
Tot staving van de ingediende aangiften in de bedrijfsvoorheffing moet u fiscale fiches op naam van iedere verkrijger van inkomsten opmaken. Die moet u langs elektronische weg indienen vóór 1 maart van het jaar na dat waarop die fiches betrekking hebben.
Meer inlichtingen over bedrijfsvoorheffing vindt u in de rubriek "personeel en loon" van de website van de FOD Financiën.
