Personal einstellen

Formalitäten beim LSS

Wenn Sie zum esten Mal einen oder mehrere Arbeitnehmer einstellen, müssen Sie:

• sich beim LSS als Arbeitgeber identifizieren;
• eine unmittelbare Beschäftigungsmeldung (Dimona) einreichen;
• eine vierteljährliche multifunktionale Erklärung einreichen.

Sich beim LSS als Arbeitgeber identifizieren

Die Identifizierung beim Landesamt für Soziale Sicherheit (LSS) erfolgt über den Online-Dienst Wide, der auf der Portalseite der Sozialen Sicherheit zugänglich ist.

Einreichung einer „Dimona“-Meldung

Sobald Sie Personal einstellen, müssen Sie eine unmittelbare Beschäftigungsmeldung (Dimona) beim LSS einreichen.

Diese für alle Arbeitgeber in allen Tätigkeitsbereichen obligatorische Formalität wird ausschließlich auf elektronischem Weg durchgeführt.

Mit dieser Erklärung informieren Sie das LSS über die Beschäftigung eines Mitarbeiters im Unternehmen.

Jedem Arbeitnehmer wird ein personalisierter Dimona-Code zugewiesen, der es den Sozialversicherungsträgern ermöglicht, die Informationen über die Identität und das Arbeitgeber/Arbeitnehmer-Arbeitsverhältnis sowie alle diesbezüglichen Änderungen (z. B. das Ausscheiden eines Arbeitnehmers) sofort zu erfahren. Die Informationen werden also nur einmal mitgeteilt.

Wide ist direkt in den Online-Dienst Dimona integriert. Jeder neue Arbeitgeber kann somit seinen ersten Angestellten anmelden und sich gleichzeitig gegenüber dem LSS identifizieren.

Einreichung einer vierteljährlichen multifunktionalen Erklärung

Außerdem müssen Sie beim LSS eine vierteljährliche multifunktionale Meldung (DmfA) einreichen, die die Leistungs- und Lohndaten aller Ihrer Mitarbeiter enthält.

Wie hoch sind die Kosten für diese Formalitäten?

Diese Formalitäten sind gebührenfrei, wenn Sie diese persönlich erledigen.

Die Inanspruchnahme eines Unternehmensschalters oder eines Sozialsekretariats ist kostenpflichtig. Auch andere Vermittlungsstellen können Sie bei Ihren Formalitäten gegen Vergütung unterstützen (Fachbüros, Arbeitgeberverbände usw.).

Weitere Informationen?

Alle nützlichen Informationen und Formulare sind auf der Portalseite der Sozialen Sicherheit verfügbar. Auch die Website des LSS „ichwilleinstellen.be“ bietet einen konkreten Überblick über alle Informationen, die Sie als zukünftiger Arbeitgeber benötigen.

Landesamt für Soziale Sicherheit (LSS)
Place Victor Horta 11
1060 Brüssel
Tel.: +32 2 509 59 59
E-Mail: contact@onss.fgov.be
Website des LSS - https://ichwilleinstellen.be
Administrative Anweisungen

Mitgliedschaft bei einem zugelassenen Sozialsekretariat oder einem sozialen Dienstleister

Ein Arbeitgeber kann ein zugelassenes Sozialsekretariat oder einen sozialen Dienstleister mir der Erfüllung seiner sozialen Verpflichtungen, einschließlich der Verpflichtungen gegenüber dem LSS, beauftragen.

Die sozialen Dienstleister und die Sozialsekretariate sind Beauftragte des Arbeitgebers, die für ihn die obligatorischen Formalitäten gegenüber den Einrichtungen der sozialen Sicherheit erledigen. Sie müssen dem Arbeitgeber auch die notwendigen Informationen übermitteln, damit dieser seinen Verpflichtungen nachkommen kann.

Soziale Dienstleister und zugelassene Sozialsekretariate sind private Dienstleister. Ihre Leistungen werden daher vom Arbeitgeber-Kunden vergütet.

Was ist der Unterschied zwischen einem zugelassenen Sozialsekretariat und einem sozialen Dienstleister?

Die Sozialsekretariate sind von der öffentlichen Hand zugelassene und kontrollierte Einrichtungen. Nur zugelassene Sozialsekretariate dürfen die Sozialversicherungsbeiträge der ihnen angeschlossenen Arbeitgeber einnehmen, um diese anschließend an die Einrichtungen weiterzuleiten, die für die Erhebung der Sozialversicherungsbeiträge zuständig sind (hauptsächlich das LSS.) Das LSS muss mittels eines Dokuments („Vollmacht“)) über diese Auftrag informiert werden.

Häufig verfügen die Unternehmensschalter über ein angegliedertes Sozialsekretariat, dessen Nutzung sie Ihnen empfehlen werden.

Die Liste der zugelassenen Sozialsekretariate ist auf der Website des Verbands der Sozialsekretariate (Union des Secrétariats Sociaux) verfügbar.

Beteiligung an den Kosten für die Mitgliedschaft bei einem zugelassenen Sozialsekretariat

Als neuer Arbeitgeber können Sie unter bestimmten Umständen eine Beteiligung des LSS an den Kosten für Ihre Mitgliedschaft bei einem zugelassenen Sozialsekretariat erhalten.

Diese Beteiligung kann Ihnen gewährt werden:

• bei der Einstellung Ihres ersten Arbeitnehmers (und bis zu maximal drei Arbeitnehmern), sofern Sie für diesen Arbeitnehmer die Ermäßigung der Arbeitgeberbeiträge zur Sozialen Sicherheit „Erste Einstellungen“ erhalten haben;
• im Gastgewerbe.

Andere Verwaltungsformalitäten

Neben den Formalitäten beim LSS und der möglichen Mitgliedschaft bei einem zugelassenen Sozialsekretariat müssen Sie noch verschiedene weitere Verpflichtungen erfüllen:

• Mitgliedschaft bei einer Kasse für Familienbeihilfen;
• Abschluss einer Versicherung gegen Arbeitsunfälle;
• Einhaltung der Rechtsvorschriften über das Wohlbefinden am Arbeitsplatz;
• Einhaltung der Bedingungen für die Einstellung von Arbeitnehmern ...

Berufssteuervorabzug

Jeder Unternehmer (Selbständiger oder Unternehmen), der Personal einstellen möchte, muss verschiedene steuerliche Verpflichtungen erfüllen.

Wenn Sie Ihren Arbeitnehmern Vergütungen und Vorteile jeglicher Art (Bereitstellung eines Firmenwagens, eines Computers, eines Mobiltelefons, einer Wohnung usw.) zahlen oder gewähren, müssen Sie auf diese Leistungen den Berufssteuervorabzug entrichten. Sie haben das Recht, diesen Berufssteuervorabzug von dem steuerpflichtigen Einkommen, das Sie auszahlen oder zuweisen, abzuziehen.

Wenn Sie den fälligen Berufssteuervorabzug nicht einbehalten, sondern selbst tragen, stellt dies einen steuerpflichtigen Vorteil jeglicher Art für Ihre Arbeitnehmer dar..

Der Berufssteuervorabzug wird auf die steuerpflichtigen Vergütungen berechnet, d. h. auf die Bruttoeinkünfte abzüglich der persönlichen Sozialversicherungsbeiträge.

Sie müssen die Erklärung des Berufssteuervorabzugs auf elektronischem Wege innerhalb von 15 Tagen nach Ende des Monats oder Quartals einreichen, in dem Sie die Vergütungen gezahlt oder zugewiesen haben.

Der geschuldete Berufssteuervorabzug muss ebenfalls innerhalb dieser Frist vollständig gezahlt werden, es sei denn, Sie können eine Befreiung von der Zahlung des Berufssteuervorabzugs in Anspruch nehmen. In letzterem Fall werden Sie ganz oder teilweise von der Zahlung des geschuldeten Berufssteuervorabzugs an die Staatskasse befreit.

Es gibt verschiedene Befreiungen von der Zahlung des Berufssteuervorabzugs. Diese gelten u.a. für:

• geleistete Mehrarbeit
• Forscher
• Schicht- und Nachtarbeit
• Immobilienarbeiten im Schichtbetrieb
• Gehaltskorrekturen (überberufliches Abkommen)
• Investitionen in einem Fördergebiet
• neugegründete Unternehmen
• junge Arbeitnehmer
• Schulungen von Arbeitnehmern
• usw.

Die Bedingungen und Modalitäten sind für jedem dieser Fälle unterschiedlich.

Zur Unterstützung der eingereichten Berufssteuervorabzugserklärungen müssen Sie auf elektronischem Weg Steuerkarten im Namen jedes Einkommensempfängers erstellen. Diese müssen vor dem 1. März des Jahres, das auf das Jahr folgt, auf das sich die Steuerkarten beziehen, elektronisch eingereicht werden.

Weitere Informationen über den Berufssteuervorabzug finden Sie in der Rubrik „Personal und Vergütung“ auf der Website des FÖD Finanzen.