Personal einstellen

Formalitäten beim LSS

Wenn Sie einen oder mehrere Arbeitnehmer zum ersten Mal einstellen, müssen Sie:

• sich beim LSS als Arbeitgeber identifizieren;
• eine unmittelbare Beschäftigungserklärung einreichen (Dimona);
• eine vierteljährliche multifunktionale Erklärung einreichen.

Sich beim LSS als Arbeitgeber identifizieren

Die Identifizierung beim Landesamt für Soziale Sicherheit (LSS) erfolgt über den Online-Dienst Wide, der auf der Portalseite der Sozialen Sicherheit zugänglich ist.

Einreichung einer „Dimona“-Meldung

Sobald Sie Personal einstellen, müssen Sie eine unmittelbare Beschäftigungsmeldung (Dimona) beim LSS einreichen.

Diese für alle Arbeitgeber in allen Tätigkeitsbereichen obligatorische Formalität wird ausschließlich auf elektronischem Weg durchgeführt.

Mit dieser Erklärung informieren Sie das LSS über die Beschäftigung eines Mitarbeiters im Unternehmen.

Jedem Arbeitnehmer wird ein personalisierter Dimona-Code zugewiesen, der es den Sozialversicherungsträgern ermöglicht, die Informationen über die Identität und das Arbeitgeber/Arbeitnehmer-Arbeitsverhältnis sowie alle diesbezüglichen Änderungen (z. B. das Ausscheiden eines Arbeitnehmers) sofort zu erfahren. Die Informationen werden also nur einmal mitgeteilt.

Wide ist direkt in den Online-Dienst Dimona integriert. Jeder neue Arbeitgeber kann somit seinen ersten Angestellten anmelden und sich gleichzeitig gegenüber dem LSS identifizieren.

Eine vierteljährliche multifunktionale Erklärung einreichen

Darüber hinaus müssen Sie dem LSS eine vierteljährliche multifunktionale Meldung vorlegen, die die Leistungen und Vergütungen aller Ihrer Mitarbeiter enthält.

Wie hoch sind die Kosten für diese Formalitäten?

Diese Formalitäten sind gebührenfrei, wenn Sie diese persönlich erledigen.

Bei Beteiligung eines Unternehmensschalters oder eines Sozialsekretariats wird eine Gebühr fällig. Auch andere Zwischenstellen können Sie bei Ihren Formalitäten gegen Entgelt unterstützen (Fachstellen, Arbeitgeberverbände usw.).

Weitere Informationen?

Alle nützlichen Informationen und Formulare sind auf der Portalseite der Sozialen Sicherheit verfügbar. Auch die Website des LSS „jeveuxengager.be“ bietet einen konkreten Überblick über alle Informationen, die Sie als zukünftiger Arbeitgeber benötigen.

Landesamt für Soziale Sicherheit (LSS)
Place Victor Horta 11
1060 Brüssel
Tel.: +32 2 509 59 59
E-Mail: contact@onss.fgov.be
Website des LSS - https://jeveuxengager.be
Behördliche Anweisungen

Mitgliedschaft bei einem zugelassenen Sozialsekretariat oder einem sozialen Dienstleister

Ein Arbeitgeber kann ein zugelassenes Sozialsekretariat oder einen sozialen Dienstleister mir der Erfüllung seiner sozialen Verpflichtungen, einschließlich der Verpflichtungen gegenüber dem LSS, beauftragen.

Die sozialen Dienstleister und die Sozialsekretariate sind Beauftragte des Arbeitgebers, die für ihn die erforderlichen Formalitäten gegenüber den Einrichtungen der sozialen Sicherheit erledigen. Sie müssen dem Arbeitgeber auch die notwendigen Informationen übermitteln, damit dieser seinen Verpflichtungen nachkommen kann.

Soziale Dienstleister und zugelassene Sozialsekretariate sind private Dienstleister. Ihre Leistungen werden daher vom Arbeitgeber-Kunden vergütet.

Was ist der Unterschied zwischen einem zugelassenen Sozialsekretariat und einem sozialen Dienstleister?

Der Unterschied zwischen diesen beiden Kategorien von Beauftragten ist folgender: Sozialsekretariate sind von der öffentlichen Hand zugelassene und kontrollierte Einrichtungen. Nur zugelassene Sozialsekretariate dürfen die Sozialversicherungsbeiträge der ihnen angeschlossenen Arbeitgeber einnehmen, um diese anschließend an die Einrichtungen weiterzuleiten, die für die Erhebung der Sozialversicherungsbeiträge zuständig sind (hauptsächlich das LSS.) Das LSS muss mittels eines Dokuments ("Vollmacht") über diese Auftrag informiert werden.

Häufig verfügen die Unternehmensschalter über ein angegliedertes Sozialsekretariat, dessen Nutzung sie Ihnen empfehlen werden.

Die Liste der zugelassenen Sozialsekretariate ist auf der Website der Vereinigung der Sozialsekretariate verfügbar.

Kosten für die Mitgliedschaft bei einem zugelassenen Sozialsekretariat

Als neuer Arbeitgeber können Sie unter bestimmten Umständen eine Beteiligung des LSS an den Kosten erhalten, die durch Ihre Mitgliedschaft bei einem zugelassenen Sozialsekretariat entstehen.

Diese Beteiligung kann Ihnen gewährt werden:

• bei der Einstellung Ihres ersten Arbeitnehmers (und bis zu maximal sechs Arbeitnehmern), sofern Sie für diesen Arbeitnehmer die Ermäßigung der Arbeitgeberbeiträge zur Sozialen Sicherheit „Erste Einstellungen“ erhalten haben;
• im Gastgewerbe.

Andere Verwaltungsformalitäten

Zusätzlich zu den Formalitäten beim LSS und der möglichen Mitgliedschaft bei einem zugelassenen Sozialsekretariat müssen Sie noch verschiedene weitere Verpflichtungen erfüllen:

• Mitgliedschaft in einer Kasse für Familienbeihilfen;
• Abschluss einer Versicherung gegen Arbeitsunfälle;
• Einhaltung der Rechtsvorschriften über das Wohlbefinden am Arbeitsplatz;
• Einhaltung der Einstellungsbedingungen der Arbeitnehmer ...

Berufssteuervorabzug

Jeder Unternehmer (Selbständiger oder Unternehmen), der Mitarbeiter einstellen möchte, muss verschiedene steuerliche Verpflichtungen erfüllen.

Wenn Sie Ihren Arbeitnehmern Vergütungen und Vorteile jeglicher Art (Bereitstellung eines Firmenwagens, eines Computers, eines Mobiltelefons, einer Wohnung usw.) zahlen oder zuweisen, müssen Sie auf diese Leistungen den Berufssteuervorabzug entrichten. Sie haben das Recht, diesen Berufssteuervorabzug von dem steuerpflichtigen Einkommen, das Sie auszahlen oder zuweisen, abzuziehen.

Wenn Sie den fälligen Berufssteuervorabzug nicht einbehalten, sondern selbst tragen, stellt dies einen Vorteil jeglicher Art dar, der seitens Ihrer Arbeitnehmer zu versteuern ist.

Der Berufssteuervorabzug wird auf die steuerpflichtigen Vergütungen berechnet, d. h. auf die Bruttoeinkünfte abzüglich der persönlichen Sozialversicherungsbeiträge.

Sie müssen die Erklärung des Berufssteuervorabzugs auf elektronischem Wege innerhalb von 15 Tagen nach Ende des Monats oder Quartals einreichen, in dem Sie die Vergütungen gezahlt oder zugewiesen haben.

Der fällige Berufssteuervorabzug muss ebenfalls innerhalb dieser Frist vollständig gezahlt werden, es sei denn, Ihnen kann eine Zahlungsbefreiung gewährt werden. In letzterem Fall werden Sie ganz oder teilweise von der Zahlung des fälligen Berufssteuervorabzugs an die Staatskasse befreit.

Es gibt verschiedene Befreiungen von der Zahlung des Berufssteuervorabzugs. Diese gelten u.a. für:

• geleistete Mehrarbeit
• Forscher
• Schicht- und Nachtarbeit
• Immobilienarbeiten im Schichtbetrieb
• Gehaltskorrekturen (überberufliches Abkommen)
• Investitionen in einem Fördergebiet
• neugegründete Unternehmen
• junge Arbeitnehmer
• Schulungen von Arbeitnehmern
• usw.

Die Bedingungen und Regeln für die Befreiung sind in jedem dieser Fälle unterschiedlich.

Zur Unterstützung der eingereichten Berufssteuervorabzugserklärungen müssen Sie auf elektronischem Weg Steuerkarten  im Namen jedes Einkommensempfängers erstellen. Diese müssen vor dem 1. März des Jahres, das auf das Jahr folgt, auf das sich die Steuerkarten beziehen, elektronisch eingereicht werden.

Weitere Informationen über den Berufssteuervorabzug finden Sie in der Rubrik „Personal und Vergütung“ auf der Website des FÖD Finanzen.