Table of Contents

    Si, en tant que chef d'entreprise, vous souhaitez engager du personnel, vous devrez remplir une série de formalités administratives imposées par les législations sociale et fiscale.

    Démarches auprès de l'ONSS

    Si vous engagez pour la première fois un ou plusieurs travailleurs, vous devez :

    • vous identifier comme employeur auprès de l’ONSS
    • faire une déclaration immédiate à l’emploi (DIMONA)
    • faire une déclaration multifonctionnelle trimestrielle

    S’identifier comme employeur auprès de l’ONSS

    L’identification auprès de l'Office national de sécurité sociale (ONSS) s'effectue via le service en ligne Wide accessible sur le site portail de la sécurité sociale.

    Faire une déclaration « DIMONA »

    Dès que vous engagez du personnel, vous devez faire une déclaration immédiate à l'emploi (DIMONA) auprès de l'ONSS.

    Cette démarche, obligatoire pour tous les employeurs, tous secteurs d'activité confondus, se fait uniquement par voie électronique.

    Par cette déclaration, vous informez l'ONSS de l'engagement d'un travailleur au sein de l'entreprise.

    Chaque travailleur se voit attribuer un code Dimona personnalisé qui permet aux organismes de sécurité sociale de connaître immédiatement les informations relatives à l'identité et à la relation de travail employeur/travailleur ainsi que tout changement dans celle-ci (par exemple, le départ d’un travailleur). Ainsi, les informations ne sont communiquées qu'une seule fois.

    Wide est directement intégré dans le service en ligne Dimona. Tout nouvel employeur peut ainsi déclarer son premier travailleur tout en s’identifiant auprès de l’ONSS.

    Faire une déclaration multifonctionnelle trimestrielle

    Par ailleurs, vous devez introduire auprès de l’ONSS une déclaration multifonctionnelle trimestrielle qui reprend les prestations et les rémunérations de tous vos travailleurs.

    Quel est le coût de ces démarches ?

    Ces formalités sont gratuites si vous les réalisez personnellement.

    L'intervention d'un guichet d'entreprises ou d'un secrétariat social est payante. D'autres intermédiaires peuvent également vous assister dans vos démarches contre rétribution (bureaux spécialisés, organisations patronales…).

    Plus d'informations ?

    Office national de sécurité sociale (ONSS)
    Place Victor Horta 11
    1060 Bruxelles
    Tél. : +32 2 509 59 59
    E-mail : contact@onss.fgov.be
    Site internet de l'ONSS

    L’affiliation à un secrétariat social agréé

    Les secrétariats sociaux sont des organismes reconnus et contrôlés par les pouvoirs publics. Ils agissent notamment comme le mandataire de l'employeur auprès de l'ONSS.

    L'affiliation à un secrétariat social n'est pas obligatoire. Vous pouvez décider d'y faire appel pour qu'il remplisse, à votre place, les formalités prescrites par la législation sociale en matière d'engagement et de gestion de personnel. Souvent, les guichets d’entreprises disposent d’un secrétariat social apparenté auquel ils vous proposeront de faire appel.

    La liste des secrétariats sociaux agréés est disponible sur le site de l’Union des Secrétariats Sociaux.

    Frais d’affiliation à un secrétariat social agréé

    En tant que nouvel employeur, vous pouvez bénéficier, lors de l'engagement de votre premier travailleur et pour autant que vous perceviez pour celui-ci la réduction des cotisations patronales de sécurité sociale « premiers engagements », d'une intervention de l'ONSS dans les frais résultant de votre affiliation à un secrétariat social agréé.

    Autres formalités administratives

    En plus des démarches auprès de l’ONSS et de l’affiliation éventuelle à un secrétariat social agréé, vous devrez encore satisfaire à diverses obligations :

    • l’affiliation à une caisse d’allocations familiales ;
    • la souscription d’une assurance contre les accidents du travail ;
    • le respect de la législation sur le bien-être au travail ;
    • le respect des conditions d’embauche des travailleurs…

    Déclaration et paiement du précompte professionnel

    Tout chef d'entreprise (indépendant ou société) qui souhaite engager du personnel doit satisfaire à diverses obligations fiscales.

    Un indépendant ou une société qui paie ou attribue des rémunérations, y compris des avantages de toute nature (mise à disposition d’une voiture, d’un ordinateur, d’un GSM, d’une habitation…) à ses employés ou ses ouvriers doit retenir un précompte professionnel.

    Le précompte professionnel est calculé sur les rémunérations imposables après déduction des cotisations sociales personnelles.

    Vous devez déposer la déclaration au précompte professionnel, par voie électronique, dans les 15 jours qui suivent l’expiration du mois ou du trimestre pendant lequel vous avez payé ou attribué les rémunérations. Ce précompte doit également être payé dans ce même délai.

    Il existe différentes dispenses de versement de précompte professionnel. Elles visent notamment :

    • les rémunérations des chercheurs ;
    • les indemnités pour le travail en équipe et le travail de nuit ;
    • les rémunérations à la suite d’investissements dans une zone d’aide ;
    • les rémunérations pour le personnel d’une entreprise qui débute (starter) ;
    • les prestations d'heures supplémentaires ;
    • la correction salariale ;

    Les conditions et les règles d’exonération varient pour chacun de ces cas.

    A l’appui des déclarations déposées, vous devez déposer électroniquement des fiches fiscales au nom de chaque bénéficiaire de revenus, avant le 1er mars de l’année qui suit celle sur laquelle portent ces fiches.

    Vous trouverez de plus amples informations concernant le précompte professionnel dans la rubrique « Personnel et rémunération » sur le site internet du SPF Finances.

    Dernière mise à jour
    30 avril 2019

    Dernières actualités pour ce thème

    1. Entreprises

      Ralentissement de l’inflation totale au premier trimestre 2019

    2. Entreprises

      Substitution des substances chimiques dangereuses – Etude d’avril 2019

    3. Entreprises

      Réforme du Code des sociétés - Entrée en vigueur le 01.05.2019