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    Si, en tant que chef d'entreprise, vous souhaitez engager du personnel, vous devrez remplir une série de formalités administratives imposées par les législations sociale et fiscale.

    Démarches auprès de l'ONSS

    Si vous engagez pour la première fois un ou plusieurs travailleurs, vous devez :

    • vous identifier comme employeur auprès de l’ONSS
    • faire une déclaration immédiate à l’emploi (DIMONA)
    • faire une déclaration multifonctionnelle trimestrielle

    S’identifier comme employeur auprès de l’ONSS

    L’identification auprès de l'Office national de sécurité sociale (ONSS) s'effectue via le service en ligne Wide accessible sur le site portail de la sécurité sociale.

    Faire une déclaration « DIMONA »

    Dès que vous engagez du personnel, vous devez faire une déclaration immédiate à l'emploi (DIMONA) auprès de l'ONSS.

    Cette démarche, obligatoire pour tous les employeurs, tous secteurs d'activité confondus, se fait uniquement par voie électronique.

    Par cette déclaration, vous informez l'ONSS de l'engagement d'un travailleur au sein de l'entreprise.

    Chaque travailleur se voit attribuer un code Dimona personnalisé qui permet aux organismes de sécurité sociale de connaître immédiatement les informations relatives à l'identité et à la relation de travail employeur/travailleur ainsi que tout changement dans celle-ci (par exemple, le départ d’un travailleur). Ainsi, les informations ne sont communiquées qu'une seule fois.

    Wide est directement intégré dans le service en ligne Dimona. Tout nouvel employeur peut ainsi déclarer son premier travailleur tout en s’identifiant auprès de l’ONSS.

    Faire une déclaration multifonctionnelle trimestrielle

    Par ailleurs, vous devez introduire auprès de l’ONSS une déclaration multifonctionnelle trimestrielle qui reprend les prestations et les rémunérations de tous vos travailleurs.

    Quel est le coût de ces démarches ?

    Ces formalités sont gratuites si vous les réalisez personnellement.

    L'intervention d'un guichet d'entreprises ou d'un secrétariat social est payante. D'autres intermédiaires peuvent également vous assister dans vos démarches contre rétribution (bureaux spécialisés, organisations patronales…).

    Plus d'informations ?

    Toutes les informations et les formulaires utiles sont disponibles sur le site portail de la sécurité sociale. Le site de l’ONSS « jeveuxengager.be » propose également une vue d’ensemble concrète de toutes les informations dont vous avez besoin en tant que futur employeur.

    Office national de sécurité sociale (ONSS)
    Place Victor Horta 11
    1060 Bruxelles
    Tél. : +32 2 509 59 59
    E-mail : contact@onss.fgov.be
    Site internet de l'ONSS - https://jeveuxengager.be
    Instructions administratives

    L’affiliation à un secrétariat social agréé

    Les secrétariats sociaux sont des organismes reconnus et contrôlés par les pouvoirs publics. Ils agissent notamment comme le mandataire de l'employeur auprès de l'ONSS.

    L'affiliation à un secrétariat social n'est pas obligatoire. Vous pouvez décider d'y faire appel pour qu'il remplisse, à votre place, les formalités prescrites par la législation sociale en matière d'engagement et de gestion de personnel. Souvent, les guichets d’entreprises disposent d’un secrétariat social apparenté auquel ils vous proposeront de faire appel.

    L'affiliation à un secrétariat social est payante. Il convient de vous renseigner au préalable pour obtenir un devis de ses services avant d'y recourir.

    La liste des secrétariats sociaux agréés est disponible sur le site de l’Union des Secrétariats Sociaux.

    Frais d’affiliation à un secrétariat social agréé

    En tant que nouvel employeur, vous pouvez bénéficier, lors de l'engagement de votre premier travailleur et pour autant que vous perceviez pour celui-ci la réduction des cotisations patronales de sécurité sociale « premiers engagements », d'une intervention de l'ONSS dans les frais résultant de votre affiliation à un secrétariat social agréé.

    Autres formalités administratives

    En plus des démarches auprès de l’ONSS et de l’affiliation éventuelle à un secrétariat social agréé, vous devrez encore satisfaire à diverses obligations :

    • l’affiliation à une caisse d’allocations familiales ;
    • la souscription d’une assurance contre les accidents du travail ;
    • le respect de la législation sur le bien-être au travail ;
    • le respect des conditions d’embauche des travailleurs…

    Précompte professionnel

    Tout entrepreneur (indépendant ou société) qui souhaite engager du personnel doit satisfaire à diverses obligations fiscales.

    Lorsque vous payez ou attribuez des rémunérations et des avantages de toute nature (mise à disposition d’une voiture de société, d’un ordinateur, d’un GSM, d’une habitation…) à vos travailleurs, vous êtes redevable du précompte professionnel sur ces éléments. Vous avez le droit de retenir ce précompte professionnel sur les revenus imposables que vous payez ou attribuez. Si vous ne retenez pas le précompte professionnel dû, mais que vous le supportez vous-même, cela constitue un avantage de toute nature imposable dans le chef de vos travailleurs.

    Le précompte professionnel est calculé sur les rémunérations imposables, à savoir sur les revenus bruts diminués des cotisations sociales personnelles de sécurité sociale.

    Vous devez déposer la déclaration au précompte professionnel, par voie électronique, dans les 15 jours qui suivent l’expiration du mois ou du trimestre pendant lequel vous avez payé ou attribué les rémunérations.

    Le précompte professionnel dû doit également être totalement payé dans ce même délai, sauf si une dispense de versement peut vous être appliquée. Dans ce dernier cas, vous êtes dispensé totalement ou partiellement de verser le précompte professionnel dû au Trésor.

    Il existe différentes dispenses de versement de précompte professionnel. Elles visent notamment :

    • le travail supplémentaire presté ;
    • les chercheurs ;
    • le travail en équipe et travail de nuit ;
    • le travail en équipe et les travaux immobiliers ;
    • la correction salariale (AIP) ;
    • les entreprises débutantes ;
    • les jeunes travailleurs ;
    • la formation des travailleurs ;
    • ...

    Les conditions et les règles d’exonération varient pour chacun de ces cas.

    à l’appui des déclarations au précompte professionnel introduites, vous devez établir par voie électronique des fiches fiscales au nom de chaque bénéficiaire de revenus. Celles-ci doivent être introduites par voie électronique avant le 1er mars de l’année qui suit celle sur laquelle portent ces fiches.

    Vous trouverez de plus amples informations concernant le précompte professionnel dans la rubrique « Personnel et rémunération » sur le site internet du SPF Finances.

    Dernière mise à jour
    20 juillet 2021