Afronden van cashbetalingen: FAQ voor ondernemingen

De verplichting tot afronding van cashbetalingen is van toepassing op alle “ondernemingen”, zoals beschreven in boek VI van het Wetboek van economisch recht. Dat is elke natuurlijke- of rechtspersoon die op duurzame wijze een economisch doel nastreeft.

Niet enkel ondernemingen in de gebruikelijke zin van het woord zijn dus verplicht om cashbetalingen af te ronden, maar ook vrije beroepen en alle personen, verenigingen, administraties, … die op regelmatige basis economische interacties hebben met consumenten.

Ja.

Zodra een vereniging regelmatig een economische activiteit uitoefent, wordt zij beschouwd als een onderneming en moet zij zich houden aan de afrondingsregels voor de cashbetalingen die zij in het kader van die activiteiten ontvangt.

Of de vereniging al dan niet een winstoogmerk nastreeft, speelt geen rol bij de toepassing van de regels.

Ja, voor zover het gaat over cashbetalingen die ze ontvangen in het kader van economische interacties met consumenten.

Een gemeente die bijvoorbeeld een zwembad, bibliotheek of cultureel centrum uitbaat, wordt voor die activiteiten beschouwd als “onderneming”. Dat is echter niet het geval wanneer dezelfde gemeente de kosten voor het afleveren van een identiteitskaart aanrekent. Dat soort activiteit maakt deel uit van de opdracht van openbare dienstverlening en is niet van “economische” aard.

Ja.

Ja.

Apothekers moeten de afronding toepassen op cashbetalingen en dat volgens dezelfde modaliteiten als iedere andere onderneming. Het type product dat de apotheker verkoopt speelt hierbij geen rol.

Op de website van het RIZIV vindt u informatie en een circulaire (2019/307) over de toepassing van de afronding in de gezondheidssector. 

U moet het totaalbedrag van de aankopen die de consument cash betaalt (munten en bankbiljetten), afronden.

Als u ervoor koos om de afronding toe te passen op alle betaalmiddelen, dan rondt u het totaal te betalen bedrag af, behalve als de consument betaalt met maaltijdcheques, ecocheques of waardebonnen: die kunnen nooit naar boven worden afgerond.

U rondt de prijs van elk artikel dus niet apart af.

Het afronden van cashbetalingen gaat alleen over de verkoop in fysieke aanwezigheid van een particuliere klant. Verkoop op afstand (bv. via internet) of tussen ondernemingen horen daar dus niet bij.

Nee.

Alleen cashbetalingen (munten en bankbiljetten) moeten worden afgerond. Betalingen per kaart of met maaltijdcheques, ecocheques of waardebonnen zijn geen cashbetalingen.

U kunt er ook voor kiezen om andere betaalmiddelen dan cashgeld, af te ronden. Dan moet u dat toepassen voor alle betaalmiddelen die u accepteert en voor alle betalingen die uw particuliere klanten doen wanneer ze in uw zaak zijn. Daarnaast moet u uw klanten informeren door in uw zaak de volgende tekst op te hangen: "Het totaalbedrag wordt altijd afgerond. (PDF, 524.6 KB)"

Opgelet! Betalingen met maaltijdcheques, ecocheques of waardebonnen kunnen nooit worden afgerond.

Cashbetalingen worden altijd afgerond naar het dichtste veelvoud van 5 cent.

Het te betalen totaalbedrag in cash dat eindigt op x,x1 euro of x,x2 euro wordt afgerond naar het lagere x,x0 euro. Voorbeeld: 12,92 euro wordt 12,90 euro.

Het te betalen totaalbedrag in cash dat eindigt op x,x3 euro of x,x4 euro wordt afgerond naar het hogere x,x5 euro. Voorbeeld: 12,93 euro wordt 12,95 euro.

Het te betalen totaalbedrag in cash dat eindigt op x,x6 euro of x,x7 euro wordt afgerond naar het lagere x,x5 euro. Voorbeeld: 12,97 euro wordt 12,95 euro.

Het te betalen totaalbedrag in cash dat eindigt op x,x8 euro of x,x9 euro wordt afgerond naar het hogere x,(x+1)0 euro. Voorbeeld: 12,98 euro wordt 13,00 euro.

Alleen bankbiljetten en munten worden als contant geld beschouwd.

Bedragen die met maaltijdcheques, ecocheques of waardebonnen worden betaald, mogen nooit worden afgerond, zelfs indien u opteert om de afronding in het algemeen toe te passen.

Hoewel het misschien vreemd lijkt, kunnen maaltijdcheques, ecocheques en andere bonnen met vaste waarde nooit worden afgerond omdat ze geen betaalmiddel zijn volgens het Wetboek van economisch recht.

Er zijn diverse en complexe juridische redenen waarom ze een uitzondering vormen, met name het feit dat ze een voordeel van alle aard zijn dat door een onderneming aan haar werknemers wordt toegekend. Ze hebben dus niets te maken met tastbaar geld, ook niet als ze gebruikt worden om aankopen te betalen.

Wanneer u een betaling ontvangt waarvan een gedeelte met maaltijd- of ecocheques wordt betaald, moet u dat bedrag dus eerst aftrekken van het totaalbedrag van uw klant om het af te ronden bedrag te bepalen.

Die redenering geldt ook voor bonnen met vaste waarde.

Nee.

Aangezien de afronding verplicht is voor alle  cashbetalingen, is het niet nodig om uw particuliere klanten vooraf te informeren.

Wij adviseren u evenwel om dat mondeling te doen in de eerste weken na 1 december 2019. U kunt ook een van onze illustraties gebruiken, maar dat is geen verplichting.

Kiest u daarentegen voor de uitgebreide afronding op andere betaalmiddelen dan cashgeld, dan bent u verplicht uw klanten te informeren door in uw zaak zichtbaar (bij voorkeur bij de kassa) de volgende tekst aan te brengen: "Het totaalbedrag wordt altijd afgerond. (PDF, 524.6 KB)"

Nee.

Het is een verplichte maatregel voor alle cashbetalingen die in fysieke aanwezigheid van de consument plaatsvinden. Verkoop op afstand (bv. via internet) en tussen ondernemingen vallen hier buiten.

Nee.

Een consument kan niet eisen dat u cashbetalingen niet afrondt. Als u de afronding niet toepast voor andere betaalwijzen, kan de consument in de meeste gevallen een ander betaalmiddel gebruiken.

Ook als u beslist hebt om niet-cashbetalingen af te ronden, moet uw klant uw beslissing respecteren. In dat geval moet u echter in uw zaak zichtbaar de volgende tekst aanbrengen: "Het totaalbedrag wordt altijd afgerond. (PDF, 524.6 KB)"

Een tip: hang die boodschap bij voorkeur in de buurt van uw kassa en vergeet niet dat betalingen met maaltijdcheques, ecocheques of waardebonnen nooit mogen afgerond worden.

Nee.

Als u ervoor kiest om alle soorten betalingen af te ronden,  moet u enkel uw klanten informeren door de volgende tekst in uw zaak zichtbaar op te hangen: "Het totaalbedrag wordt altijd afgerond. (PDF, 524.6 KB)"

U moet aan niemand anders melden dat u de afronding ook toepast voor niet-cashbetaalmiddelen.

Ja.

U hebt het recht om te stoppen met de afronding voor niet-cashbetaalmiddelen.

Het volstaat om de melding "Het totaalbedrag wordt altijd afgerond. (PDF, 524.6 KB)", waarmee u uw klanten informeerde dat u de afronding voor alle betaalmiddelen toepaste, te verwijderen.

Opgelet: misschien moet uw kassasysteem worden aangepast om te voldoen aan de eisen voor het weergeven van de te betalen bedragen op het kasticket, de factuur of elke ander bewijsstuk.

De afronding is verplicht voor alle consumenten die cash betalen (munten en bankbiljetten). Als een klant weigert het afgeronde bedrag te betalen, gaat de verkoop niet door en moet u het gewenste product of de gewenste dienst niet leveren. Indien hij absoluut het niet-afgeronde bedrag wil betalen, nodig hem dan uit een ander betaalmiddel te gebruiken dan cash.

De stukken van 1 en 2 cent blijven geldig. Over een eventuele afschaffing wordt uitsluitend  op Europees niveau beslist.

Er werd nog geen enkele beslissing in die richting genomen.

Nee.

U kunt niet weigeren dat een klant betaalt met munten van 1 en 2 cent.

Geen enkele onderneming is evenwel verplicht voor één betaling meer dan vijftig muntstukken te aanvaarden.

Nee.

U mag nooit kosten aanrekenen voor cashbetalingen.

Ja, u mag munten van 1 en 2 cent teruggeven.

Uw klant kan ze niet weigeren.

Nee.

Ze geldt alleen bij verkoop aan de eindgebruiker (b2c) en in fysieke aanwezigheid van de consument.

De afronding is niet van toepassing op transacties tussen ondernemingen (b2b), zelfs indien uw klant “onderneming” niet btw-plichtig is.

Mag ik afronden voor verkoop op afstand?

Nee.

Afronding is alleen toegestaan als de consument fysiek aanwezig in uw zaak en cash betaalt. Bij verkoop op afstand, met name bij e-commerce, mag u niet afronden.

Ja, maar alleen als u beslist heeft af te ronden voor alle betaalwijzen.

Ja.

Zelfs als het betaalde bedrag op het moment van aankoop niet werd afgerond, moet u het bedrag dat u cash terugbetaalt naar de dichtstbijzijnde 0 of 5 cent afronden.

Opgelet! Waardebonnen mogen nooit afgerond worden.

Als u alleen cashbetalingen afrondt

1. Eerst vraagt u uw klant welk bedrag hij wil betalen met maaltijdcheques, ecocheques of waardebonnen die een vast bedrag vertegenwoordigen (zonder af te ronden).
2. Vervolgens vraagt u welk deel hij cash wil betalen, dat bedrag rondt u af met toepassing van de afrondingsregels.
3. Tot slot kan een eventueel saldo met de bankkaart betaald worden, zonder afronding.

Een voorbeeld: het totaalbedrag van de door uw klant gekochte artikelen is 70,04 euro.

• Uw klant betaalt een gedeelte met maaltijdcheques, bijvoorbeeld 20,03 euro (geen afronding).
• Uw klant betaalt het saldo of een tweede deel cash: die som moet afgerond worden, bijvoorbeeld 50 euro (50,01 euro afgerond op 50 euro) als hij het saldo betaalt, of 15,20 euro als hij slechts een deel cash betaalt.
• Als er een saldo overblijft, betaalt uw klant met zijn bankkaart het exacte saldo. In ons voorbeeld: 34,81 euro (70,04 euro – 20,03 euro – 15,20 euro).

Als u gekozen hebt voor afronding van alle soorten betaalmiddelen

1. Uw klant betaalt het toegelaten gedeelte met maaltijdcheques zonder afronding, want het gaat hier om vaste bedragen.
2. Rond het saldo af.
3. Wil uw klant een deel cash betalen, rond dat bedrag dan af en trek het af van de totale som.
4. Tot slot, als er een saldo te betalen blijft, betaalt de klant dat met de bankkaart. Het is onvermijdelijk een afgerond bedrag.

Een voorbeeld: het totaalbedrag van de aangekochte artikelen bedraagt 70,04 euro.

• Uw klant betaalt het toegelaten gedeelte met maaltijdcheques, bijvoorbeeld 20,03 euro;

• het saldo van 50,01 euro wordt afgerond op 50 euro en kan betaald worden in cash of met de bankkaart, of nog een combinatie van cash en bankkaart, bijvoorbeeld 15,20 euro cash en de rest, noodzakelijkerwijze ook een afgerond getal, met de bankkaart, in dat geval 34,80 euro.

Zowel de afgeronde als de niet-afgeronde bedragen moeten op het kasticket van de klant worden vermeld.

Het hangt ervan af of u alleen  cashbetalingen of alle betaalmiddelen afrondt.

Als u alleen cashbetalingen afrondt

Dan moeten de volgende elementen op het kasticket (of de factuur) staan:

1. het niet-afgeronde totaalbedrag van de artikelen en
2. het afgeronde totaalbedrag dat effectief cash is betaald.

Als u gekozen hebt voor afronding van alle soorten betaalmiddelen.

Op het kasticket (of de factuur) moet het volgende staan:

1. het niet-afgeronde totaalbedrag;
2. het afgeronde totaalbedrag van de artikelen, met aftrek van de betaling met maaltijdcheques, ecocheques of bonnen.

De wet schrijft niet voor hoe het afgeronde totale bedrag op bewijsstukken of kastickets moet worden vermeld.  

Als uw kassa dat bedrag niet automatisch afdrukt op de kastickets of de facturen van uw klanten, mag u het eventueel met de hand toevoegen.

Dat is echter een tijdelijke oplossing, totdat u uw kassasysteem hebt aangepast. Die aanpassing zal hoe dan ook nodig zijn.

Houd er rekening mee dat er controles komen om na te gaan of ondernemingen aan alle verplichtingen van de afrondingsregelgeving voldoen.

Alleen u kunt beslissen of het ene systeem eenvoudiger of complexer is dan het andere.

U moet echter goed weten dat uw kassasysteem in beide gevallen mogelijk moet worden aangepast om te voldoen aan de vereisten qua vermeldingen op de kastickets en andere bewijsstukken (factuur bijvoorbeeld).

Dus, als u ervoor kiest om alleen cashbetalingen af te ronden maar later van gedachte verandert, kan het zijn dat u uw kassasysteem een tweede keer moet aanpassen, met eventueel bijkomende kosten.

Nee.

Enkel cashbetalingen van een onderneming (of gelijkgesteld) aan een consument (particuliere klant) zijn onderworpen aan de afrondingsregels. Het is niet nodig dat een klant btw-plichtig is om hem als onderneming te beschouwen.

Nee.

Enkel cashbetalingen van een onderneming (of gelijkgesteld) aan een consument (particuliere klant) zijn onderworpen aan de afrondingsregels.

Boek XV van het Wetboek van economisch recht voorziet in strafrechtelijke sancties van niveau 2 als u niet voldoet aan de verplichting om contante betalingen af te ronden.

De boetes variëren van 26 tot 10.000 euro, plus opdeciemen. Die bedragen moeten nu dus met factor 8 worden vermenigvuldigd.

Als de chauffeur ook verkoper is (ambulante handelaar), dan moet hij de cashbetaling afronden.

Als de chauffeur daarentegen als tussenpersoon fungeert die enkel de bestelling levert en het saldo int zonder verkoper te zijn, dan is de wet op de afronding niet van toepassing. In dat geval gebeurt de verkoop immers niet in fysieke aanwezigheid van de verkoper en de consument.

Net als voor kastickets, rekeningen, ontvangstbewijzen en btw-bonnetjes moet het te betalen totaalbedrag voor afronding en het daadwerkelijk cash betaalde afgeronde bedrag worden vermeld.

Het huidige btw-bonnetje wordt aangepast om de nodige ruimte te voorzien voor de vermelding van die twee bedragen. De erkende drukkers zijn hiervan op de hoogte gesteld.

De oude bonboekjes die nog in omloop zijn, mogen verder worden gebruikt totdat de voorraad is uitgeput. In dat geval moeten het totale bedrag dat de klant moet betalen voor de afronding en het effectief betaalde afgeronde bedrag worden vermeld op de rekening of het ontvangstbewijs, zelfs als er nog geen specifieke ruimte voor die twee bedragen voorzien is.

Volgens de FOD Financiën zijn de basisregels:

• U mag de btw berekenen op het bedrag voor afronding.
• In uw btw-aangifte neemt u het bedrag voor afronding en de daarop verschuldigde btw op.

Voor meer informatie over de btw-implicaties voor de toepassing van de afronding van contante betalingen, nodigen wij u uit om de toelichtende circulaire te raadplegen die de FOD Financiën hierover heeft opgesteld

De Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) bracht een advies uit over de boekhoudkundige verwerking van afgeronde bedragen (advies 2020/02 van 22 januari 2020). Gelet op het symmetrische karakter van de afronding, merkt de CBN op dat er een compensatie zal optreden tussen de positieve en de negatieve afrondingsverschillen. Het verschil tussen het totaalbedrag van de te betalen prijs en de som van de prijzen van de individuele prestaties zal slechts een gering bedrag zijn ten opzichte van de totale omzet.

Volgens de CNC zijn er twee methoden om de boekhouding te voeren: de ene is toepasbaar op ondernemingen die een vereenvoudigde boekhouding voeren, de andere op ondernemingen die een dubbele boekhouding voeren..

Raadpleeg het advies van de CBN (2020/02).

De in euro omgerekende bedragen worden niet beschouwd als betalingen in de zin van de wet, maar wel als de tegenwaarde in euro van het bedrag in vreemde valuta. U moet die bedragen niet afronden.

Wanneer een bank of een effectenmakelaar vreemde valuta koopt, bieden zij de consument een dienst aan. Zij moeten de aangekondigde wisselkoers toepassen, anders is dat een misleidende praktijk.

Maar als een provisie wordt toegevoegd als vergoeding voor de ruildienst, dan moet die provisie wel worden afgerond, omdat het een betaling is door de consument voor de geleverde dienst.

De munten van 1 en 2 cent zijn erg duur om te produceren (grondstof, slaan, transport, enz.) en worden zeer weinig gebruikt. Veel consumenten laten ze in hun portemonnee of sparen ze thuis op.

Daarom moeten er voortdurend nieuwe munten van 1 en 2 cent worden geslagen.

De maatregel van 2014, waarbij ondernemingen de mogelijkheid kregen om kastickets op vrijwillige basis af te ronden, was bedoeld om het gebruik van de munten van 1 en 2 cent te verminderen. Dat heeft echter niet tot het verhoopte resultaat geleid, aangezien het aantal ondernemingen dat afrondde, beperkt bleef.

Volgens een begin 2018 uitgevoerde enquête deden slechts 3 op 10 handelaars dat. Uit dat onderzoek blijkt ook dat 8 op 10 detailhandelaars en 7 op 10 consumenten voorstander waren van afronding. De meeste handelaarsorganisaties waren vragende partij van de verplichte afronding van cashbetalingen.

Door voor alle cashbetalingen de verplichte afronding in te voeren, wil de Belgische regering het aantal munten van 1 en 2 cent dat in ons land in omloop is, doen afnemen. Daarmee komt ze tegemoet aan de verwachtingen van de meerderheid van de ondernemingen en de consumenten.

België kan niet op eigen houtje beslissen om de munten van 1 en 2 cent niet meer te gebruiken: alleen de Europese regelgever kan dat doen.