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Si vous choisissez d’exercer votre activité indépendante sous la forme d’une société disposant de la personnalité juridique, vous devez accomplir plusieurs démarches pour la création de celle-ci :
- établir l’acte constitutif
- déposer l'acte constitutif
- enregistrer l'acte constitutif
Établir l’acte constitutif
La première formalité est d'établir, par écrit, l’acte constitutif de votre société.
Celui-ci comprend les statuts de la société reprenant toutes ses caractéristiques (dénomination, siège, objet, le cas échéant, le capital…) et ses modalités de fonctionnement.
Selon le type de société, cet acte peut prendre la forme
- d'un acte authentique (acte notarié) ;
- d'un acte sous seing privé.
Acte notarié ou acte sous seing privé
Si vous optez pour l'une des formes juridiques les plus courantes (SRL, SC, SA), vous devez vous adresser à un notaire pour rédiger l'acte constitutif de la société. Le coût varie selon la complexité de l’acte. Les conventions ainsi passées acquièrent une valeur et une sécurité juridique. Les signataires de ces actes peuvent se prévaloir de cette sécurité entre eux ainsi qu'à l'égard de toute personne étrangère à cette convention.
Si vous optez pour une des autres formes de sociétés (SNC, SComm), un acte sous seing privé suffit. Il s'agit d'une convention écrite, établie par les parties elles-mêmes avec ou sans l'aide de tiers. Cette convention doit être signée par les parties.
Données à mentionner dans l'acte constitutif
L'acte constitutif doit notamment comporter les données suivantes :
- la dénomination de la société, avec éventuellement son appellation abrégée ou son sigle ;
- la forme légale de la société (SRL, SA…) ;
- l’adresse où le siège est établi ;
- le but et l'objet, c'est-à-dire la description précise du but pour lequel la société a été constituée et les activités spécifiques qu'elle est destinée à exercer ;
- la durée de la société : durée déterminée ou indéterminée ;
- les modes de représentation de la société : la désignation du ou des organes d’administration, leurs pouvoirs et la manière de les exercer, les modalités de fonctionnement... ;
- le cas échéant, le capital: le montant du capital, sa souscription (de qui et pour quel montant ?), les modalités d'augmentation ou de réduction du capital... ;
- les titres de la société : le nombre de titres émis, leur nature, leur mode de transmission...
Documents à fournir
Pour établir l'acte constitutif, vous avez besoin des documents suivants :
- un plan financier, qui justifie le montant du capital ou les capitaux propres de départ de la société en formation et donne une estimation des besoins et recettes prévues ;
- en cas d’apport en numéraire : la preuve de l’ouverture d’un compte particulier au nom de la société en phase de création (attestation bancaire) ;
- en cas d’apport en nature (bâtiment, matériel…) : un rapport d’un réviseur d’entreprises.
Déposer l'acte constitutif
Vous devez ensuite déposer l’acte constitutif auprès du greffe du tribunal de l’entreprise du siège de votre société. Ce dépôt doit être effectué dans les 30 jours qui suivent l'établissement de l'acte constitutif.
Pour les SRL, SC et SA le dépôt est effectué par le notaire et l'acte est enregistré dans le dossier de la personne morale.
Pour les actes sous seing privé, les associés sont chargés d'effectuer ce dépôt.
Inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises
A la suite de ce dépôt, le greffier introduit les données d’identification de l’entreprise dans la Banque-Carrefour des Entreprises. Celle-ci attribue un numéro d’entreprise à votre société.
Publication de l'acte
Le greffier assure également la publication de l'acte constitutif par extrait aux annexes du Moniteur belge.
Enregistrement électronique
Pour certaines sociétés (SRL, SC et SA), votre notaire peut accomplir les formalités de dépôt au greffe par voie électronique, ce qui accélère le processus. On parle d'e-dépôt.
Par ce biais, les notaires peuvent procéder, en une seule fois et de manière électronique :
- à l'inscription de la personne morale à la Banque-Carrefour des Entreprises ;
- au dépôt de l’extrait de l'acte constitutif au greffe électronique du SPF Justice ;
- à l'envoi de celui-ci au Moniteur belge pour publication.
Enregistrer l'acte constitutif
L’acte constitutif d'une société doit obligatoirement être enregistré dans un des bureaux d’enregistrement du SPF Finances (Administration du Cadastre, de l’Enregistrement et des Domaines).
Pour réaliser cet enregistrement, vous devez payer des droits d’enregistrement.
Qui doit effectuer cet enregistrement et dans quel délai ?
Lorsque l'acte est authentique (acte notarié), l'enregistrement doit être effectué par le notaire endéans les 15 jours.
Un acte sous seing privé doit être enregistré dans les quatre mois par les associés de la société disposant de la personnalité juridique.
Conséquence de l'enregistrement
L’enregistrement de l'acte constitutif lui donne une date certaine. Personne ne peut plus contester son existence à la date de l’enregistrement (ceci n’empêche pas de contester sur son contenu ou sa portée).