Engager du personnel

Démarches auprès de l'ONSS

Si vous engagez pour la première fois un ou plusieurs travailleurs, vous devez :

• vous identifier comme employeur auprès de l’ONSS
• faire une déclaration immédiate à l’emploi (DIMONA)
• faire une déclaration multifonctionnelle trimestrielle

S’identifier comme employeur auprès de l’ONSS

L’identification auprès de l'Office national de sécurité sociale (ONSS) s'effectue via le service en ligne Wide accessible sur le site portail de la sécurité sociale.

Faire une déclaration « DIMONA »

Dès que vous engagez du personnel, vous devez faire une déclaration immédiate à l'emploi (DIMONA) auprès de l'ONSS.

Cette démarche, obligatoire pour tous les employeurs, tous secteurs d'activité confondus, se fait uniquement par voie électronique.

Par cette déclaration, vous informez l'ONSS de l'engagement d'un travailleur au sein de l'entreprise.

Chaque travailleur se voit attribuer un code Dimona personnalisé qui permet aux organismes de sécurité sociale de connaître immédiatement les informations relatives à l'identité et à la relation de travail employeur/travailleur ainsi que tout changement dans celle-ci (par exemple, le départ d’un travailleur). Ainsi, les informations ne sont communiquées qu'une seule fois.

Wide est directement intégré dans le service en ligne Dimona. Tout nouvel employeur peut ainsi déclarer son premier travailleur tout en s’identifiant auprès de l’ONSS.

Faire une déclaration multifonctionnelle trimestrielle

Par ailleurs, vous devez introduire auprès de l’ONSS une déclaration multifonctionnelle trimestrielle qui reprend les prestations et les rémunérations de tous vos travailleurs.

Quel est le coût de ces démarches ?

Ces formalités sont gratuites si vous les réalisez personnellement.

L'intervention d'un guichet d'entreprises ou d'un secrétariat social est payante. D'autres intermédiaires peuvent également vous assister dans vos démarches contre rétribution (bureaux spécialisés, organisations patronales…).

Plus d'informations ?

Toutes les informations et les formulaires utiles sont disponibles sur le site portail de la sécurité sociale. Le site de l’ONSS « jeveuxengager.be » propose également une vue d’ensemble concrète de toutes les informations dont vous avez besoin en tant que futur employeur.

Office national de sécurité sociale (ONSS)
Place Victor Horta 11
1060 Bruxelles
Tél. : +32 2 509 59 59
E-mail : contact@onss.fgov.be
Site internet de l'ONSS - https://jeveuxengager.be
Instructions administratives

L’affiliation à un secrétariat social agréé ou à un prestataire de services sociaux

Un employeur peut faire appel à un secrétariat social agréé à ou un prestataire de services sociaux pour assurer l’exécution de ses obligations sociales, dont celles à l’égard de l’ONSS.

Les prestataires de services et les secrétariats sociaux sont des mandataires de l’employeur qui effectuent pour lui les formalités obligatoires à l’égard des institutions de sécurité sociale. Ils doivent également lui donner les informations nécessaires afin de permettre à l’employeur de respecter ses obligations.

Les prestataires de services sociaux et les secrétariats sociaux agréés sont tous des prestataires de services privés. Leurs prestations sont dès lors rémunérées par l’employeur-client.

Quelle est la différence entre un secrétariat social agréé et un prestataire de services sociaux ?

La différence entre ces deux catégories d’intervenants est la suivante : les secrétariats sociaux sont des organismes agréés et contrôlés par les pouvoirs publics. Seuls les secrétariats sociaux agréés peuvent percevoir les cotisations sociales des employeurs qui lui sont affiliés pour ensuite les verser aux institutions chargées de la perception des cotisations de sécurité sociale (principalement l’ONSS.) L’ONSS doit être informé de ce mandat au moyen d’un document (« procuration »).

Souvent, les guichets d’entreprises disposent d’un secrétariat social apparenté auquel ils vous proposeront de faire appel.

La liste des secrétariats sociaux agréés est disponible sur le site de l’Union des Secrétariats Sociaux.

Frais d’affiliation à un secrétariat social agréé

En tant que nouvel employeur, vous pouvez bénéficier, dans certaines circonstances, d'une intervention de l'ONSS dans les frais résultant de votre affiliation à un secrétariat social agréé. Cette intervention peut vous être attribuée :

• lors de l'engagement de votre premier travailleur (et jusqu’à un maximum de six travailleurs), pour autant que vous perceviez pour celui-ci la réduction des cotisations patronales de sécurité sociale « premiers engagements » ;
• dans le secteur de l’Horeca.

Autres formalités administratives

En plus des démarches auprès de l’ONSS et de l’affiliation éventuelle à un secrétariat social agréé, vous devrez encore satisfaire à diverses obligations :

• l’affiliation à une caisse d’allocations familiales ;
• la souscription d’une assurance contre les accidents du travail ;
• le respect de la législation sur le bien-être au travail ;
• le respect des conditions d’embauche des travailleurs…

Précompte professionnel

Tout entrepreneur (indépendant ou société) qui souhaite engager du personnel doit satisfaire à diverses obligations fiscales.

Lorsque vous payez ou attribuez des rémunérations et des avantages de toute nature (mise à disposition d’une voiture de société, d’un ordinateur, d’un GSM, d’une habitation…) à vos travailleurs, vous êtes redevable du précompte professionnel sur ces éléments. Vous avez le droit de retenir ce précompte professionnel sur les revenus imposables que vous payez ou attribuez.

Si vous ne retenez pas le précompte professionnel dû, mais que vous le supportez vous-même, cela constitue un avantage de toute nature imposable dans le chef de vos travailleurs.

Le précompte professionnel est calculé sur les rémunérations imposables, à savoir sur les revenus bruts diminués des cotisations sociales personnelles de sécurité sociale.

Vous devez déposer la déclaration au précompte professionnel, par voie électronique, dans les 15 jours qui suivent l’expiration du mois ou du trimestre pendant lequel vous avez payé ou attribué les rémunérations.

Le précompte professionnel dû doit également être totalement payé dans ce même délai, sauf si une dispense de versement peut vous être appliquée. Dans ce dernier cas, vous êtes dispensé totalement ou partiellement de verser le précompte professionnel dû au Trésor.

Il existe différentes dispenses de versement de précompte professionnel. Elles visent notamment :

• le travail supplémentaire presté ;
• les chercheurs ;
• le travail en équipe et travail de nuit ;
• le travail en équipe et les travaux immobiliers ;
• la correction salariale (AIP) ;
• les entreprises débutantes ;
• les jeunes travailleurs ;
• la formation des travailleurs ;
• ...

Les conditions et les règles d’exonération varient pour chacun de ces cas.

à l’appui des déclarations au précompte professionnel introduites, vous devez établir par voie électronique des fiches fiscales au nom de chaque bénéficiaire de revenus. Celles-ci doivent être introduites par voie électronique avant le 1^er mars de l’année qui suit celle sur laquelle portent ces fiches.

Vous trouverez de plus amples informations concernant le précompte professionnel dans la rubrique « Personnel et rémunération » sur le site internet du SPF Finances.