Table of Contents
Te ondernemen stappen bij de RSZ
Als u voor de eerste maal een of meer werknemers aanwerft moet u:
- zich bekendmaken als werkgever bij de RSZ;
- een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling (Dimona) doen;
- een multifunctionele kwartaalaangifte doen.
Zich bekendmaken als werkgever bij de RSZ
Maak u bekend bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) via de onlinedienst Wide die beschikbaar is via de website van de Sociale Zekerheid
.
Een “Dimona”-aangifte doen
Zodra u personeel aanwerft, moet u een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling (Dimona) bij de RSZ doen.
Dat is verplicht voor alle werkgevers van alle sectoren en moet elektronisch gebeuren.
Door die aangifte meldt u aan de RSZ de aanwerving van een werknemer.
Elke werknemer ontvangt een gepersonaliseerde Dimona-code die de socialezekerheidsorganismen toelaat om onmiddellijk de informatie over de identiteit en de arbeidsrelatie werkgever/werknemer te kennen, en ook elke wijziging daarvan (bv. het vertrek van een werknemer). Zo moeten de gegevens maar een keer worden doorgegeven.
Wide is rechtstreeks geïntegreerd in de onlinedienst Dimona, waardoor elke nieuwe werkgever zijn eerste werknemer kan aangeven bij de RSZ-identificatie.
Een multifunctionele kwartaalaangifte doen
Verder moet u bij de RSZ een multifunctionele kwartaalaangifte doen van de prestaties en de lonen van al uw werknemers.
Hoeveel kosten deze stappen?
De formaliteiten zijn gratis, als u ze zelf invult.
Als u toch hulp krijgt van een ondernemingsloket of van een sociaal secretariaat, brengen zij kosten in rekening. Andere tussenpersonen kunnen u ook helpen tegen vergoeding (gespecialiseerde kantoren, werkgeversorganisaties, enz.).
Meer informatie?
Alle inlichtingen en formulieren zijn beschikbaar op de portaalsite van de Sociale Zekerheid. De RSZ-website “ikwilaanwerven.be” biedt ook een concreet overzicht van alle informatie die u als nieuwe werkgever nodig heeft.
Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ)
Victor Hortaplein 11
1060 Brussel
Tel.: +32 2 509 59 59
E-mail: contact@onss.fgov.be
Website van de RSZ - https://www.ikwilaanwerven.be
Administratieve instructies
Aansluiting bij een erkend sociaal secretariaat of een verlener van sociale diensten
Een werkgever kan een beroep doen op een erkend sociaal secretariaat of een verlener van sociale diensten voor de uitvoering van zijn sociale verplichtingen, waaronder die tegenover de RSZ.
De verleners van sociale diensten en de sociale secretariaten zijn gemachtigden van de werkgever die voor hem de verplichte formaliteiten vervullen tegenover sociale zekerheidsinstellingen. Zij moeten hem ook de noodzakelijke informatie geven zodat de werkgever zijn verplichtingen kan nakomen.
De verleners van sociale diensten en de erkende sociale secretariaten zijn allemaal privé-dienstverleners. Hun prestaties worden dus vergoed door de werkgever-cliënt.
Wat is het verschil tussen een erkend sociaal secretariaat en een verlener van sociale diensten?
Het verschil tussen die twee categorieën van interveniënten is het volgende: de sociale secretariaten zijn organismen die erkend en gecontroleerd worden door de overheid. Enkel de erkende sociale secretariaten kunnen de sociale bijdragen van de werkgevers innen die erbij zijn aangesloten om ze vervolgens door te storten aan de instellingen die belast zijn met de inning van de sociale zekerheidsbijdragen (voornamelijk de RSZ). De RSZ moet van dat mandaat op de hoogte worden gebracht door een document ("volmacht").
Vaak hebben de ondernemingsloketten een band met het sociaal secretariaat waarop ze u voorstellen een beroep te doen.
De lijst van de erkende sociale secretariaten is beschikbaar op de website van de Unie van erkende sociale secretariaten.
Kosten voor de aansluiting bij een erkend sociaal secretariaat
Als nieuwe werkgever kunt u, onder bepaalde omstandigheden, een financiële tussenkomst van de RSZ bij de inschrijvingskosten bij een erkend sociaal secretariaat genieten.
U kunt die tussenkomst krijgen:
- bij de aanwerving van uw eerste tot maximaal zesde werknemer en voor zover die werknemer recht heeft op een vermindering van de werkgeversbijdragen aan de sociale zekerheid “eerste aanwervingen”;
- in de horecasector.
Andere administratieve formaliteiten
Naast de stappen die u moet ondernemen bij de RSZ en de eventuele aansluiting bij een erkend sociaal secretariaat, zijn er nog diverse verplichtingen waaraan u moet voldoen:
- de aansluiting bij een kinderbijslagfonds;
- de aansluiting bij een arbeidsongevallenverzekering;
- de naleving van de wetgeving over welzijn op het werk;
- de naleving van de aanwervingsvoorwaarden van de werknemers, ...
Bedrijfsvoorheffing
Iedere ondernemer (zelfstandige of vennootschap) die personeel wil aanwerven, heeft een aantal fiscale verplichtingen.
Wanneer u bezoldigingen, voordelen van alle aard (terbeschikkingstelling van een firmawagen, een laptop, een gsm, een woning…) aan uw werknemers betaalt of toekent, bent u hierop bedrijfsvoorheffing verschuldigd. U heeft het recht om die bedrijfsvoorheffing in te houden op de belastbare inkomsten die u betaalt of toekent.
Als u de verschuldigde bedrijfsvoorheffing niet inhoudt maar zelf draagt, maakt dat een belastbaar voordeel van alle aard uit in hoofde van uw werknemers.
De bedrijfsvoorheffing wordt berekend op basis van de belastbare inkomsten, dat zijn de bruto-inkomsten verminderd met de persoonlijke bijdragen voor de sociale zekerheid.
De aangifte in de bedrijfsvoorheffing moet u langs elektronische weg indienen binnen de vijftien dagen na het verstrijken van de maand of het kwartaal waarin u de inkomsten hebt betaald of toegekend.
De verschuldigde bedrijfsvoorheffing moet u binnen diezelfde termijn volledig betalen tenzij u een vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing kunt toepassen. In dat laatste geval bent u onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld om de verschuldigde bedrijfsvoorheffing geheel of gedeeltelijk door te storten in de Schatkist.
Er bestaan verschillende vrijstellingen van doorstorting van bedrijfsvoorheffing. Onder andere voor:
- gepresteerd overwerk
- onderzoekers
- ploegen- en nachtarbeid
- ploegenarbeid en werken in onroerende staat
- looncorrectie (IPA)
- investeringen in een steunzone
- startende ondernemingen
- jonge werknemers
- opleiding van werknemers
- enz.
Voor elk van die gevallen gelden verschillende voorwaarden en vrijstellingsregels.
Tot staving van de ingediende aangiften in de bedrijfsvoorheffing moet u fiscale fiches op naam van iedere verkrijger van inkomsten opmaken. Die moet u elektronisch indienen voor 1 maart van het jaar na dat waarop die fiches betrekking hebben.
Meer inlichtingen over bedrijfsvoorheffing vindt u in de rubriek “personeel en loon” van de website van de FOD Financiën.
