Guichets d’entreprises agréés

Un guichet d’entreprise est un interlocuteur unique des entreprises. Il est chargé d’un nombre de tâches pour lesquelles les entreprises devaient précédemment faire appel à plusieurs instances. A côté des obligations administratives obligées, un guichet peut aussi offrir des services complémentaires. Pour être agréé, un guichet doit remplir certaines conditions. Les 9 guichets d’entreprises agréés existants possèdent de nombreux bureaux, situés dans tout le pays.

Général

Tâches

Liste des guichets d’entreprises agréés

Instruments de travail

Agrément des guichets d’entreprises

Général

La Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) a été créée le 1^er juillet 2003 dans le cadre de la simplification administrative. La BCE est un registre de toutes les données de base concernant les entreprises et leurs unités d’établissement. Elle est tenue à jour par  des organisations reconnues qui y rentrent des données (= initiateurs).

Le 1^er juillet 2003, les guichets d’entreprises agréés ont également débuté. Ils sont les interlocuteurs privilégiés des entreprises et remplissent un nombre de tâches pour lesquelles les entrepreneurs devaient précédemment s’adresser à plusieurs instances.

Tâches

Les guichets d’entreprises remplissent les tâches suivantes :

• l’inscription des entreprises commerciales et artisanales dans la Banque-Carrefour ;
• la vérification d’un nombre d’obligations et d’autorisations pour l’inscription d’une entreprise commerciale ou artisanale :
  • les capacités entrepreneuriales, c’est-à-dire les connaissances de gestion de base, la compétence professionnelle intersectorielle et/ou la compétence professionnelle sectorielle ;
  • l’autorisation pour le commerce ambulant ;
  • l’autorisation pour les activités foraines ;
  • la carte professionnelle pour étrangers ;
  • la licence de boucher-charcutier.
• délivrer des extraits de la BCE ;
• percevoir pour le compte du Trésor les droits qui sont dus pour le traitement administratif ;
• éventuellement : activation d’un numéro d’entreprise par la TVA. Vous n’êtes toutefois pas tenus de passer par un guichet d’entreprises. Vous pouvez également prendre contact avec votre bureau de TVA. Vous trouverez les adresses de ces bureaux dans le guide téléphonique sous la rubrique SPF Finances, section taxation TVA ou sur le site www. fiscus.fgov.be.

Les guichets d'entreprises vont peu à peu recevoir davantage de compétences.

A côté de ces tâches, les guichets d’entreprises peuvent, s’ils le souhaitent, proposer d’autres services aux indépendants. On pense ici aux prestations de services concernant :

• la composition des dossiers ;
• l'introduction d'une grande diversité de dossiers :
  • autorisations ;
  • enregistrements, etc. ;

Pour ces services, les guichets peuvent fixer eux-mêmes une rémunération.

Il faut cependant indiquer clairement que les guichets ne peuvent empiéter sur le terrain réservé aux domaines d'activités attribués par la loi à certaines professions libérales, intellectuelles et prestataires de services relevant du secteur économique.

Les guichets d'entreprises veillent à ce que certaines données soient accessibles au public et ce gratuitement pour les services administratifs :

• de l’Etat ;
• des communautés ;
• des régions ;
• des provinces et communes ;
• éventuellement encore d'autres institutions et organisations à désigner par le roi.

Ils conservent les archives. Les guichets ne peuvent, en aucun cas, commercialiser les données qu'ils rassemblent en exécution de leur mission légale.

Liste des guichets d’entreprises agréés

Actuellement, il y a 9 guichets d’entreprises agréés (classés par ordre alphabétique avec mention des coordonnées du siège social de chaque guichet d’entreprises) :

Chaque guichet d’entreprises à plusieurs bureaux reconnus dans tout le pays. Vous disposez de différents modes de recherche :

• liste de tous les bureaux pour un même guichet d’entreprises ;
• liste de tous les bureaux pour les différents guichets d’entreprises dans une même commune.

Instruments de travail

• La base de données Diplo : aperçu des titres qui peuvent être acceptés pour prouver les capacités entrepreneuriales, c’est-à-dire les connaissances de gestion de base, la compétence professionnelle intersectorielle et la compétence professionnelle sectorielle ;
• FAQ Guichets d'entreprises (PDF, 273.59 Kb) ;
• Pour l’usage spécifique des guichets d’entreprises seulement :
  • manuel  base de données “Attest” (PDF, 1.38 MB),
  • manuel vérification des capacités entrepreneuriales – inscription dans la BCE (PDF, 687.49 Kb).

Agrément des guichets d’entreprises

L'agrément est accordé ou refusé par le ministre ayant les Classes moyennes dans ses attributions ; il est valable 5 ans et renouvelable. Le ministre publie annuellement la liste des guichets d'entreprises agréés.

Le ministre peut retirer ou suspendre d'office l'agrément si le guichet ne respecte pas les conditions légales et réglementaires. Le Service public fédéral Economie, P.M.E., Classes moyennes et Energie est chargé du contrôle et de la surveillance des guichets d'entreprises.

1. Conditions d’agrément

Les guichets d'entreprises peuvent uniquement être créés sous la forme d'une ASBL et seulement sur l'initiative :

• d'une organisation représentative des employeurs ou des travailleurs indépendants représentée par :
  • le Conseil supérieur des Indépendants et des PME ;
  • le Conseil central de l'Economie ;
  • le Sociaal-Economische Raad van Vlaanderen (SERV) ;
  • le Conseil Economique et Social de la Région Wallonne (CESRW) ;
  • le Conseil économique et social de la Région de Bruxelles-Capitale (CESRBC) ;
  • une commission paritaire créée en application de la loi du 5 décembre 1968 sur les conventions collectives de travail et les comités paritaires.
• un fonds d'assurances sociales des indépendants, agréé en application de l'arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967 portant organisation du statut social des indépendants ;
• un secrétariat social des employeurs, agréé en application de l'arrêté royal du 28 novembre 1969 pris en exécution de la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs ;
• des chambres accréditées par la Fédération des chambres de commerce et industrie de Belgique ;
• d'un accord de coopération entre plusieurs des organisations susmentionnées.

Cette énumération doit être interprétée de manière restrictive. Les ASBL qui ont des membres, fondateurs ou adhérents, autres que ceux cités ci-dessus, n'entrent pas en ligne de compte pour l'activité de guichet d'entreprises.

Cela vaut aussi pour le but de l'association qui doit comprendre exclusivement les activités attribuées aux guichets d'entreprises en vertu de la loi.

Il ressort de ce qui précède que le guichet d'entreprises est créé en tant que nouvelle ASBL et si l'  ASBL existe déjà, son but est modifié intégralement de façon à exercer uniquement l'activité de guichet d'entreprises, sans perdre de vue, dans ce dernier cas, la condition relative à la qualité des membres.

L'ASBL -guichet d'entreprises peut, si elle le souhaite, faire dépendre la qualité de membre d'une cotisation qu'elle peut fixer librement.

Si toutefois aucun guichet d'entreprises ne pouvait être créé dans une zone géographiquement identifiée par les autorités européennes ou régionales comme une zone devant bénéficier de discrimination positive, le ministre ayant les Classes moyennes dans ses attributions peut agréer en tant que guichet d'entreprises une ASBL financée, principalement ou exclusivement, par des moyens publics.

Etant donné que les guichets d'entreprises fournissent un service public, la loi fixe une série d'exigences quant à la qualité, la continuité et l'accès au service. Ces points sont évidemment abordés en détail dans le dossier que présente pour son agrément le guichet d'entreprises, dossier qui est ou non repris dans le plan d'exploitation requis.

Conformément à ces mêmes principes, les guichets d'entreprises veilleront à l'objectivité de l'information qu'ils fournissent. Chaque guichet d'entreprises doit être accessible à tout débutant ou candidat-indépendant, quelles que soient ses convictions philosophiques, politiques ou idéologiques et quel que soit son secteur professionnel. Si l'intéressé doit être renvoyé vers une autre aide professionnelle, le guichet d'entreprises l'aidera sans engagement et s'attachera à ce que l'intéressé ait une possibilité de choix la plus large et la plus objective possible.

2. Equipements

Les guichets doivent disposer de l'équipement nécessaire pour effectuer efficacement les tâches qui leur sont confiées en vertu de la loi :

• une infrastructure informatique adéquate ;
• un secrétariat administratif et comptable ;
• des dispositifs de contrôle ;
• des dispositifs de protection en matière d'infrastructure informatique et des procédures de contrôle interne adaptés.

Pour la réalisation, les guichets qui le souhaitent peuvent, en accord avec les membres fondateurs, se servir de l'infrastructure existante des membres fondateurs.

Le secrétariat administratif tiendra à l'intention du service de tutelle un registre des dossiers entrants, sous la forme d'un tableau de bord ou sous une forme équivalente. Ce registre permet d'avoir une vue d'ensemble sur le parcours et la vitesse de traitement du dossier.

Le guichet doit réaliser, dans les 2 ans après son agrément, au moins 2.000 inscriptions ou modifications d'inscriptions par an d'entreprises (commerciales) ou d'unités d'établissement. Cette obligation est valable pour le guichet d'entreprises dans son ensemble. Si le guichet possède plusieurs sièges d'exploitation, il y a lieu d'additionner les totaux séparés pour satisfaire au volume de travail minimum.

3. Collaborateurs

L’arrêté ministériel du 19/05/2003 fixant les modes de preuve de la compétence professionnelle des guichets d'entreprises agréés stipule que les responsables d’un bureau doivent remplir un nombre de conditions (formation et pratique).

Les guichets d'entreprises organisent une formation permanente pour leurs collaborateurs.

Tous les guichets d'entreprises respectent les lois relatives à l'emploi des langues.

4. Obligations financières

Les fondateurs d'un guichet d'entreprises ne peuvent pas être en état de liquidation ni faire l'objet d'une procédure de liquidation ou de cessation d'activité. Ils doivent :

• être en règle avec leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale, des impôts et des taxes ;
• disposer de la capacité financière et économique propre nécessaire ;
• contracter une assurance en responsabilité professionnelle.

Ces obligations sont évidemment aussi d'application pour les guichets d'entreprises eux-mêmes, en vue du maintien ou du renouvellement de l'agrément.

Pour l'inscription des entreprises commerciales et artisanales dans la Banque-Carrefour des Entreprises (anciennement le registre du commerce ou de l'artisanat) et la conservation des archives, les guichets d'entreprises se voient attribuer un montant équivalant à 100 % des droits d'inscription perçus. La TVA est comprise dans ce montant.

Pour les services complémentaires, les guichets fixent eux-mêmes le prix de la prestation. A l'exception des recettes au comptant, tous les droits et la rémunération due pour le dossier relatif aux capacités entrepreneuriales, reçus pour le compte du Trésor, sont perçus sur un même compte financier.

5. Accès

Le champ d'activité géographique des guichets d'entreprises est libre. Le guichet d'entreprises peut posséder plusieurs sièges d'exploitation.

Le guichet ne peut toutefois pas limiter ses services à un ou plusieurs groupes professionnels.

Chaque siège d'exploitation est ouvert durant au moins 30 heures par semaine, avec un accès libre au public pendant au moins 3 demi-jours et sur rendez-vous pour le reste du temps. Chaque siège d'exploitation dispose d'une infrastructure d'accueil adéquate dans le respect de la vie privée des utilisateurs. Mais, en raison de circonstances régionales ou locales, le ministre peut donner son accord pour une limitation des heures d'ouverture.

Les heures d'ouverture sont indiquées de manière nettement lisible à l'entrée du siège d'exploitation.

6. Composition du dossier d’agrément

La demande d'agrément est introduite par courrier recommandé ou contre accusé de réception auprès du ministre ayant les Classes moyennes dans ses attributions.

La demande doit en tout cas être signée par le(s) représentant(s) de l'association. Le dossier doit comporter les données suivantes :

1. les statuts de l'association, les noms, les prénoms, la profession et le domicile de ses administrateurs désignés conformément aux statuts, tels qu'ils ont été déposés en vue de la publication aux annexes du Moniteur belge ;
2. la preuve du dépôt et éventuellement le complément à la liste des membres, visée à l'article 10 de la loi du 27 juin 1921 accordant la personnalité civile aux associations sans but lucratif et aux établissements d'utilité publique ;
3. le plus récent rapport annuel des activités des créateurs du guichet d'entreprises ;
4. le cas échéant, la notification officielle de l'agrément du (des) créateur(s) du guichet d'entreprises, pour l'accomplissement des tâches officielles qui lui(leur) sont confiées ;
5. le cas échéant, une copie de l'accord de collaboration en vue de la création d'un guichet d'entreprises ;
6. concernant l'organisation créatrice, une déclaration sur l'honneur de la part des administrateurs que l'organisation ne se trouve pas en état de liquidation ni ne fait l'objet d'une procédure de liquidation ou de cessation d'activité ;
7. une déclaration émanant de l'Office National de Sécurité Sociale attestant que l'organisation créatrice est en règle avec ses obligations relatives au paiement de ses cotisations de sécurité sociale ;
8. une déclaration émanant de l'Administration des Contributions Directes du SPF des Finances, attestant que l'organisation créatrice est en règle avec ses obligations relatives au paiement, soit de l'impôt des sociétés, soit de l'impôt sur les personnes morales ;
9. une copie certifiée conforme par la compagnie d'assurances, de la police d'assurances en responsabilité professionnelle du guichet d'entreprises ;
10. les curriculums vitae de tous les collaborateurs du guichet, en particulier concernant leur expérience des tâches de prestation de services pour les Classes moyennes et, le cas échéant, une copie certifiée conforme de leur diplôme ou certificat d'études ;
11. un plan d'exploitation certifié conforme et sincère par tous les administrateurs de l'association et comportant au moins les données suivantes :
    1. l'indication précise de la zone géographique pour laquelle le guichet d'entreprises en question est créé et les adresses de tous ses sièges d'exploitation ;
    2. l'estimation raisonnée du nombre d'opérations à prévoir par siège d'exploitation, avec ventilation en nouvelles inscriptions, modifications et radiations du registre du commerce ;
    3. l'inventaire des moyens qui seront mis en œuvre pour les opérations visées ci-dessous :
       • tous les biens mobiliers et immobiliers qui se trouvent à disposition pour fonctionner comme guichet d'entreprises, avec, pour les biens qui ne sont pas en propriété, le contrat au terme duquel on peut en disposer ;
       • le calcul raisonné du nombre de membres du personnel nécessaires, exprimé en équivalents temps plein ; la liste nominative des membres du personnel qui assureront les tâches du guichet d'entreprises, ainsi que leurs fonctions ;
       • un plan financier relatif aux activités du guichet d'entreprises pour les deux exercices comptables complets qui suivent ;
       • l'état de l'actif et du passif, applicable à la date prévue du début des activités du guichet d'entreprises ;
    4. le numéro du compte financier de l'entreprise, pour la perception de tous les droits et de la rétribution due pour le dossier relatif aux capacités entrepreneuriales, perçus pour le compte du Trésor,
    5. le règlement prévoyant la manière de faire face aux conditions imprévues et relatif à la permanence du service,
    6. un exposé circonstancié des dispositions de contrôle et de protection en matière d'infrastructure informatique,
    7. un exposé circonstancié sur les procédures de contrôle interne.