Ondernemingsloket

Een ondernemingsloket is een aanspreekpunt voor ondernemingen. Het voert een aantal taken uit waarvoor de ondernemer vroeger contact moest opnemen met verschillende instanties. Het gaat in sommige gevallen om verplichte administratieve verrichtingen. Een loket kan ook bijkomende diensten aanbieden. Om erkend te worden, moet het loket aan een aantal voorwaarden voldoen. De negen bestaande loketten tellen heel wat kantoren, verspreid over het gehele land.

Algemeen

Taken

Lijst erkende ondernemingsloketten

Werkinstrumenten

Erkenning als ondernemingsloket

Algemeen

In het kader van de administratieve vereenvoudiging werd op 1 juli 2003 de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) in het leven geroepen. De KBO is een register dat alle basisgegevens van ondernemingen en hun vestigingseenheden opslaat. Ze wordt up-to-date gehouden door de bevoegde organisaties die er de gegevens invoeren (= initiatoren).

Op 1 juli 2003 zijn ook de erkende ondernemingsloketten gestart. Zij zijn een aanspreekpunt voor ondernemingen en voeren een aantal taken uit waarvoor de ondernemer vroeger contact moest opnemen met verschillende instanties.

Taken

De ondernemingsloketten hebben volgende opdrachten:

• de inschrijving van de handels- en ambachtsondernemingen in de KBO,
• onderzoek van een aantal verplichte voorafgaande machtigingen bij de inschrijving van een handels- of ambachtsonderneming:
  • de ondernemersvaardigheden (basiskennis bedrijfsbeheer, intersectorale beroepsbekwaamheid en/of sectorale beroepsbekwaamheid),
  • de machtiging voor ambulante handel,
  • de machtiging voor kermisactiviteiten,
  • de beroepskaart voor vreemdelingen,
  • de vergunning slager-spekslager,
• afleveren van uittreksels uit de KBO,
• innen voor rekening van de Schatkist van de rechten die verschuldigd zijn,
• eventueel: activering van het ondernemingsnummer bij de btw. U bent niet verplicht dit te laten doen door een ondernemingsloket. U kunt ook zelf contact opnemen met uw btw-kantoor. De adressen van deze kantoren kunt u vinden in de telefoongids onder de rubriek FOD Financiën, Sector Taxatie btw ofwel op de site www.fiscus.fgov.be.

Het is de bedoeling de taken van de loketten nog verder uit te breiden.

Naast deze taken kunnen de ondernemingsloketten die dat wensen, nog andere diensten verlenen aan de zelfstandigen. Hier wordt gedacht aan dienstverlening i.v.m.:

• samenstellen van dossiers,
• indienen van een grote diversiteit van dossiers, vooral voor:
  • vergunningen,
  • registraties,
  • enz.

Voor die diensten kunnen de loketten zelf een vergoeding vaststellen.

Het loket mag zich daarbij niet begeven op het terrein dat bij wet is voorbehouden voor bepaalde vrije, dienstverlenende en intellectuele beroepen uit de economische sector.

De ondernemingsloketten zorgen ervoor dat bepaalde gegevens toegankelijk zijn voor het publiek, en dit kosteloos voor de bestuursdiensten van de:

• staat,
• gemeenschappen,
• gewesten,
• provincies en gemeenten,
• eventueel nog andere door de Koning aan te duiden instellingen en organisaties.

Ze bewaren de archieven. De loketten mogen echter de gegevens die ze verzamelen in uitvoering van hun wettelijke opdracht, in geen geval commercialiseren.

Lijst erkende ondernemingsloketten

Momenteel zijn negen ondernemingsloketten erkend (in alfabetische volgorde met de gegevens van de maatschappelijke zetel van elk loket):

Elk ondernemingsloket heeft meerdere erkende kantoren over het ganse land. U heeft verschillende zoekmogelijkheden:

• lijst van alle kantoren van een bepaald loket,
• lijst van alle kantoren van de verschillende loketten in een bepaalde gemeente.

Werkinstrumenten

• Diplo-databank: overzicht van akten die aanvaard kunnen worden om de ondernemersvaardigheden (basiskennis bedrijfsbeheer, intersectorale beroepsbekwaamheid en sectorale beroepsbekwaamheid) te bewijzen
• FAQ ondernemingsloketten (PDF, 270.37 Kb);
• specifiek voor gebruik door de ondernemingsloketten alleen:
  • handleiding databank 'Attest" (PDF, 698.76 Kb);
  • handleiding verificatie ondernemersvaardigheden – inschrijving in de KBO (PDF, 654.19 Kb).

Erkenning als ondernemingsloket

De erkenning wordt toegekend of geweigerd door de minister bevoegd voor de Middenstand. Ze is vijf jaar geldig en hernieuwbaar. De minister publiceert jaarlijks de lijst van de erkende ondernemingsloketten.

De minister kan de erkenning ambtshalve intrekken of schorsen, wanneer het loket de wettelijke en reglementaire voorwaarden niet naleeft. De FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie controleert de loketten en houdt er toezicht op.

1. Erkenningsvoorwaarden

Ondernemingsloketten kunnen enkel worden opgericht onder de vorm van een vzw en alleen op initiatief van:

• een werkgevers- of zelfstandigenorganisatie, die vertegenwoordigd is in of erkend is door:
  • de Hoge Raad voor de Zelfstandigen en de Kleine en Middelgrote Ondernemingen;
  • de Centrale Raad voor het Bedrijfsleven;
  • de Sociaal-Economische Raad van Vlaanderen;
  •  de " Conseil économique et social de la Région wallonne ";
  • de Economische en Sociale Raad voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest;
  • een paritair comité opgericht in toepassing van de wet van 5 december 1968 betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten en de paritaire comités.
• een sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen, erkend in uitvoering van het koninklijk besluit nr. 38 van 27/071967 houdende inrichting van het sociaal statuut der zelfstandigen;
• een sociaal secretariaat voor werkgevers, erkend in uitvoering van het koninklijk besluit van 28/11/1969 tot uitvoering van de wet van 27/06/1969 tot herziening van de besluitwet van 28/12/1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders;
• de kamers erkend door de Federatie der Kamers voor Handel en Nijverheid van België;
• een samenwerkingsverband tussen verschillende van de hierboven vermelde organisaties.

Het doel van de vereniging mag uitsluitend de activiteiten omvatten die door de wet aan de ondernemingsloketten zijn toegewezen.

Uit het bovenstaande volgt ook dat het ondernemingsloket ofwel als nieuwe vzw wordt opgericht, ofwel dat een bestaande vzw haar doel integraal vervangt door de unieke activiteit van ondernemingsloket, zonder in dit laatste geval de voorwaarde aangaande de hoedanigheid van de leden uit het oog te verliezen.

De vzw-ondernemingsloket kan, indien ze dat wenst, het lidmaatschap afhankelijk maken van een vrij te bepalen lidgeld.

Mocht echter geen ondernemingsloket kunnen worden opgericht in een zone die door de Europese of regionale overheid geografisch wordt bepaald als een zone die in aanmerking komt voor positieve discriminatie, dan kan de minister bevoegd voor Middenstand een ondernemingsloket erkennen van een vzw die hoofdzakelijk of uitsluitend gefinancierd wordt met openbare middelen.

Aangezien de ondernemingsloketten een openbare dienst verzorgen, stelt de wet een aantal eisen voor de kwaliteit, de continuïteit en de toegang tot de dienst. Deze punten komen natuurlijk uitvoerig aan bod in het dossier dat het ondernemingsloket voor zijn erkenning voorlegt, al of niet verwerkt in het vereiste bedrijfsplan.

Omwille van dezelfde principes zullen de ondernemingsloketten waken over de objectiviteit van de informatie die ze verstrekken. Ieder ondernemingsloket staat open voor iedere starter of kandidaat-zelfstandige, ongeacht zijn filosofische, politieke of ideologische overtuiging, en ongeacht zijn beroepssector. Indien wordt doorverwezen naar andere professionele hulp, zal het ondernemingsloket dit ongebonden doen en erop letten dat de betrokkene hiervoor de meest ruime en objectieve keuzemogelijkheid heeft.

2. Uitrusting

De loketten moeten over de nodige uitrusting beschikken om de taken efficiënt uit te voeren, die hen door de wet worden toevertrouwd:

• een aangepaste informaticastructuur,
• een administratief en boekhoudkundig secretariaat,
• controlevoorzieningen,
• beveiliging inzake de informaticastructuur en aangepaste interne controleprocedures.

Voor de realisatie hiervan kunnen de loketten die dat wensen, in akkoord met de oprichtende leden, gebruik maken van bestaande infrastructuur van de oprichtende leden.

Het administratieve secretariaat zal ten behoeve van de toezichthoudende dienst een register bijhouden van de inkomende dossiers, in de vorm van of gelijkwaardig aan een boordtabel. Dit register laat toe om het parcours en de doorloopsnelheid van het dossier te overzien.

Het loket moet binnen de twee jaar na zijn erkenning minstens 2.000 inschrijvingen of wijzigingen van inschrijvingen van (handels)ondernemingen of vestigingseenheden per jaar verrichten. Deze verplichting geldt voor het ondernemingsloket als geheel. Indien er exploitatiezetels zijn, worden om te voldoen aan het minimale werkvolume, de afzonderlijke totalen opgeteld.

3. Medewerkers

Het ministerieel besluit van 19/05/2003 tot bepaling van de bewijsmodaliteiten van de beroepsbekwaamheid van de erkende ondernemingsloketten bepaalt dat de verantwoordelijken van een kantoor aan een aantal voorwaarden moeten voldoen (opleiding of evaring).

De ondernemingsloketten organiseren voor hun medewerkers een permanente vorming.

Alle ondernemingsloketten respecteren de wetten aangaande het gebruik der talen.

4. Financiële verplichtingen

De oprichters van een ondernemingsloket mogen niet in staat van vereffening verkeren. Ze mogen niet het voorwerp uitmaken van een procedure tot vereffening of tot staking van hun werkzaamheden. Ze moeten:

• in orde zijn met hun verplichtingen inzake sociale zekerheid, belastingen en taksen,
• over de nodige eigen private financiële en economische draagkracht beschikken,
• een verzekering m.b.t. hun beroepsaansprakelijkheid afsluiten.

De bovenvermelde verplichtingen gelden uiteraard ook voor de ondernemingsloketten zelf, met het oog op het behoud of de hernieuwing van de erkenning.

Voor de inschrijving van de handels- en ambachtsondernemingen in de Kruispuntbank van Ondernemingen en het bewaren van de archieven, worden de ondernemingsloketten vergoed met een bedrag dat gelijk is aan 100 % van de geïnde inschrijvingsrechten. In dit bedrag is de btw inbegrepen.

Voor de bijkomende diensten bepalen de loketten zelf de prijs.

Uitgezonderd de contante ontvangsten, worden alle rechten en de vergoeding verschuldigd voor het dossier van de ondernemersvaardigheden, ontvangen voor rekening van de Schatkist, geïnd op éénzelfde financiële rekening.

5. Toegang

Het geografische werkgebied van de ondernemingsloketten is vrij. Het ondernemingsloket kan verschillende exploitatiezetels hebben.

Het loket kan zijn diensten echter niet beperken tot één of meerdere beroepsgroepen.

Iedere exploitatiezetel is minstens iedere werkdag van 9 tot 12 uur vrij toegankelijk voor het publiek. Hij is gedurende minstens 30 uren per week beschikbaar voor bezoeken op afspraak en zorgt voor een telefonische permanentie. Iedere exploitatiezetel is minstens één dag per week op afspraak beschikbaar tot 17 uur. Minstens de helft van de exploitatiezetels is ten minste één dag per week op afspraak beschikbaar tot 19 uur. De openingsuren worden duidelijk leesbaar uitgehangen aan de ingang van de exploitatiezetel en worden bekendgemaakt op de website van het ondernemingsloket.

Iedere exploitatiezetel beschikt over een aangepaste ontvangstinfrastructuur met respect voor het privéleven van de gebruikers.

6. Erkenningsdossier

De erkenningsaanvraag wordt aangetekend of tegen ontvangstbewijs ingediend bij de minister bevoegd voor Middenstand. De aanvraag moet in ieder geval worden ondertekend door de vertegenwoordiger(s) van de vereniging.

Het dossier bevat:

1. de statuten van de vereniging, de namen, de voornamen, het beroep en de woonplaats van haar overeenkomstig de statuten aangewezen bestuurders, zoals neergelegd met het oog op de bekendmaking in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad,
2. het bewijs van de neerlegging en eventueel de aanvulling van de ledenlijst zoals bedoeld in artikel 10 van de wet van 27/06/1921 waarbij rechtspersoonlijkheid wordt verleend aan de verenigingen zonder winstgevend doel en aan de instellingen van openbaar nut,
3. het recentste jaarverslag van de activiteiten van de oprichters van het ondernemingsloket,
4. indien van toepassing, de officiële betekening van de erkenning van de oprichter(s) van het ondernemingsloket, voor het verrichten van de toevertrouwde overheidstaken,
5. indien van toepassing, een kopie van de samenwerkingsovereenkomst met het oog op de oprichting van een ondernemingsloket,
6. met betrekking tot de oprichtende organisatie een verklaring op eer vanwege de bestuurders dat de organisatie niet in staat van vereffening verkeert noch het voorwerp uitmaakt van een procedure tot vereffening of tot staking van haar werkzaamheden,
7. een verklaring uitgaande van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid dat de oprichtende organisatie in orde is met haar verplichtingen inzake de betaling van haar sociale zekerheidsbijdragen,
8. een verklaring uitgaande van de Administratie der Directe Belastingen van het Ministerie van Financiën, dat de oprichtende organisatie in orde is met haar verplichtingen inzake de betaling van hetzij de vennootschapsbelasting, hetzij de rechtspersonenbelasting,
9. een door de verzekeringsmaatschappij voor eensluidend verklaard afschrift van de verzekeringspolis met betrekking tot de beroepsaansprakelijkheid van het ondernemingsloket,
10. de curricula vitae van de verantwoordelijken voor de verschillende kantoren (ervaring in dienstverlenende taken voor de Middenstand en afschrift van hun diploma),
11. een bedrijfsplan, voor waar en echt verklaard door alle bestuurders van de vereniging en met minstens de volgende gegevens:
    1. de nauwkeurige opgave van het geografische gebied waarvoor het beoogde ondernemingsloket wordt opgericht, en de adressen van al zijn exploitatiezetels,
    2. de beredeneerde raming van het aantal te verwachten verrichtingen per exploitatiezetel, afzonderlijk met betrekking tot de nieuwe inschrijvingen, wijzigingen en doorhalingen van het handelsregister,
    3. de inventaris van de middelen die zullen worden ingezet:
       • alle roerende en onroerende zaken die ter beschikking staan om te fungeren als ondernemingsloket, met voor de zaken die geen eigendom zijn, de overeenkomst waaruit blijkt dat het loket er kan over beschikken,
       • de beredeneerde berekening van het aantal benodigde personeelsleden, uitgedrukt in voltijdse eenheden; de namenlijst van de personeelsleden die zullen instaan voor de taken van het ondernemingsloket met hun functies,
       • een financieel plan met betrekking tot de activiteiten van het ondernemingsloket voor de eerstvolgende twee volledige boekjaren,
       • de staat van de activa en passiva, van toepassing op vooropgestelde datum van de aanvang van de activiteiten van het ondernemingsloket,
    4. het nummer van de financiële rekening van de onderneming, voor de inning van alle rechten en de vergoeding verschuldigd voor het dossier met betrekking tot de ondernemersvaardigheden, ontvangen voor rekening van de Schatkist,
    5. de regeling om het hoofd te bieden aan onvoorziene omstandigheden en de regeling van de permanentie van de dienst,
    6. een omstandige uiteenzetting over de controlevoorzieningen en beveiliging voor de informaticastructuur,
    7. een omstandige uiteenzetting over de interne controleprocedures.