Table of Contents
Een voorbeeld
U bent aannemer en u bent bezig met een aantal verbouwingen bij klanten. U verstuurt uw facturen, maar de betalingen blijven uit. Nadat u aanmaningen stuurt naar enkele klanten, blijkt dat zij wel degelijk betaald hebben, maar niet op uw bankrekening.
Uw bedrijf is wellicht slachtoffer van vervalsing van facturen. Bij deze fraude onderscheppen oplichters een factuur, veranderen het rekeningnummer en versturen de aangepaste factuur. Als de klant ze betaalt, betaalt hij dus de oplichters.
Hoe gaan oplichters te werk?
De facturen worden op verschillende manieren onderschept.
- Eén methode is dat oplichters ze onderscheppen in het postcircuit, zoals uit de rode brievenbussen van bpost.
- Facturen worden ook gestolen uit postkamers van bedrijven zelf of bij particulieren (uit brievenbussen of uit het papier op straat bestemd voor de vuilniswagen).
Het wijzigen van het rekeningnummer gebeurt op verschillende manieren.
- Vaak wordt de originele factuur ingescand en worden de gegevens van de leverancier of verkoper met speciale software aangepast.
- In andere gevallen voegen oplichters een brief bij die vermeldt dat het rekeningnummer is gewijzigd of kleven ze een sticker op de enveloppe of op de factuur “Opgelet, gewijzigd rekeningnummer”.
- Daarna versturen ze de aangepaste factuur.
Oplichters proberen alle soorten facturen te onderscheppen: het gaat vooral om eenmalige betalingen van een groot bedrag. Uit de meldingen van factuurfraude die de FOD Economie in 2016 ontving, blijkt dat het over facturen van gemiddeld 14.000 euro ging, van minder dan 1.600 euro tot facturen van meer dan 55.000 euro.
Meer en meer is er ook sprake van digitale factuurfraude. De oplichters dringen vanop afstand uw informaticasysteem binnen en onderscheppen facturatiemails of passen het rekeningnummer aan. Met andere woorden, ook bij facturen die u elektronisch verzendt, moet u op uw hoede zijn.
Wat kan uw bedrijf doen om niet in de val te lopen?
- Plaats uw rekeningnummer niet alleen op uw facturen, maar ook op uw bestelbonnen en op uw website zodat uw klanten het rekeningnummer kunnen nakijken.
- Vraag uw klanten het rekeningnummer na te kijken alvorens te betalen.
- Verstuur uw facturen niet enkel per brief maar ook per e-mail of via e-invoicing. Vraag uw klanten het rekeningnummer op de papieren en elektronische factuur te vergelijken.
- Vermijd meldingen op uw enveloppen, zoals de naam of het logo van uw bedrijf. Gebruik bijvoorbeeld blanco enveloppes en geen vensteromslagen voor uw facturen. Vensteromslagen worden vooral professioneel gebruikt en trekken daarom snel de aandacht van oplichters.
- Volg de betalingen van uw facturen nauwgezet op. Als de betaling van een klant achterwege blijft, neem dan snel contact op. In geval van factuurfraude kunt u nog andere uitgaande facturen verifiëren en eventueel tegenhouden.
- Controleer de beveiliging van uw bedrijf en kantoor, zodat u interne fraude of diefstal kunt uitsluiten.
- Verstuur niet alle facturen tegelijk en deponeer ze niet in brievenbussen op bedrijventerreinen die na de werkuren vaak verlaten zijn. Lever facturen (en zeker facturen met erg hoge bedragen) indien mogelijk rechtstreeks af bij het lokale postkantoor of deponeer ze zo kort mogelijk voor het uur dat de brievenbus gelicht wordt.
- Zorg voor een goede en up-to-date antivirussoftware voor uw informaticasysteem om digitale factuurfraude te voorkomen.
Wat kunt u doen als uw klant een vervalste factuur betaalde?
- Neem contact op met uw klant en vraag hem zo snel mogelijk zijn bank te contacteren. Zijn bank zal aan de bank van het rekeningnummer van de oplichters vragen om de transactie tegen te houden door de overschrijving te blokkeren of de rekening te blokkeren zodat geldafhalingen niet meer mogelijk zijn.
- Meld het op meldpunt.belgie.be (optie “vervalste factuur”). U krijgt aan het einde van uw melding meteen advies en informatie over welke stappen uw bedrijf nog kan ondernemen en wie u daarbij kan helpen.
- Contacteer uw klant om de betaling van andere facturen op de rekening van de fraudeur tegen te houden.
- Informeer al uw klanten dat u slachtoffer werd van factuurfraude, en dat ze extra aandachtig moeten zijn dat uw correcte rekeningnummer op uw facturen vermeld staat.
- Contacteer uw boekhouder voor fiscale gevolgen.
Veelgestelde vragen
Meer informatie vindt u in "Veelgestelde vragen over factuurfraude" (PDF, 130.65 KB).
Infofiche
Factuur verstuurd, maar de betaling laat op zich wachten (PDF, 3.44 MB)
