Table of Contents
Een overheidsopdracht bestaat doorgaans uit 4 fasen:
- de voorbereiding
- de publicatie
- de gunning
- de uitvoering
Voorbereiding
Het voorbereiden van een overheidsopdracht houdt meer in dan het opstellen van een bestek, ook al is dat een essentieel onderdeel van het proces.
Voorbereidende marktprospectie
Alvorens het bestek op te stellen moet de aanbestedende overheid nagaan welke producten en/of diensten de ondernemers kunnen leveren, en zich een realistisch beeld vormen van de kostprijs ervan.
Daarom heeft de aanbestedende overheid er belang bij een voorafgaande marktstudie uit te voeren, eventueel door een aantal potentiële leveranciers of dienstverleners te raadplegen. Op die manier krijgt ze een duidelijk beeld van de behoeften waarin moet worden voorzien, zonder de rechtsbeginselen van gelijkheid en concurrentie in gevaar te brengen.
In het geval van tweefasige openbare aanbestedingsprocedures is dat de fase waarin potentiële operatoren of zelfverklaarde kandidaten (zonder een offerte in te dienen) kunnen worden geselecteerd.
Opstelling van het bestek
Het bestek is het document waarin de aanbestedende overheid haar eisen en de specifieke voorwaarden van de opdracht uiteenzet. Op basis daarvan stellen de inschrijvers hun offerte op. Het is essentieel dat het bestek zo nauwkeurig mogelijk is, zodat de inschrijvers geldige offertes kunnen indienen.
Het bestek moet met name vermelden:
- wie de aanbestedende overheid is;
- een duidelijke en precieze beschrijving van de behoefte waarin moet worden voorzien, waarbij de betrokken ondernemers zoveel mogelijk ruimte wordt gelaten om te bepalen hoe dat doel moet worden bereikt;
- de plaats van uitvoering van de opdracht;
- de looptijd van de overeenkomst; die mag in principe niet langer zijn dan 4 jaar, verlengingen inbegrepen;
- de procedure voor de gunning van de opdracht;
- het totale budget van de opdracht of de elementen die in de prijs moeten worden opgenomen (leveringen, verpakking, documentatie, montage, opleiding, vervoer, verzekering, enz., in eenheidsprijzen, uurkosten of totale prijzen);
- eventuele percelen waaruit de opdracht bestaat (een perceel kan afzonderlijk worden gegund en afzonderlijk worden uitgevoerd);
- eventuele bijzondere technische specificaties;
- de mogelijkheid (of eis) om varianten en/of opties voor te stellen;
- de bepalingen voor het samenwerken met onderaannemers of derde partners;
- contactgegevens in geval van vragen (forum, informatiesessie, enz.);
- de wijze van indiening en ondertekening van de offertes; in de meeste gevallen worden de inschrijvingen elektronisch ingediend via het e-notificatieplatform;
- de criteria voor de beoordeling van de offertes.
Andere voorbereidende stappen
Afhankelijk van het soort aanbestedende overheid of opdracht zijn er soms andere stappen nodig voordat de aankondiging van de opdracht wordt gepubliceerd. Die omvatten bijvoorbeeld het verkrijgen van de formele goedkeuring van de Inspectie van Financiën of van de ministerraad.
Publicatie
De geraamde waarde van de opdracht bepaalt of ze al dan niet moet worden bekendgemaakt en of dat alleen op Belgisch niveau of ook op Europees niveau moet gebeuren.
De drempel waarboven een opdracht op Europees niveau moet worden bekendgemaakt, varieert naargelang het soort verwachte prestaties en de activiteitengebieden. Die drempels worden om de twee jaar herzien.
Meer informatie op Drempels voor Europese bekendmaking
Een opdracht en het bijbehorend bijzonder bestek worden gepubliceerd op het e-procurement platform.
Gunning
Na een eventuele voorafgaande selectie van potentiële kandidaten (zie hierboven), dienen ondernemers hun offerte elektronisch in bij de aanbestedende overheid die de overheidsopdracht gunt. Voor overheidsopdrachten van geringe waarde zijn ook andere methoden van indiening toegestaan.
Daarna volgt een selectie van de offertes, die de aanbestedende overheid in staat moet stellen inschrijvers uit te sluiten als er daarvoor een reden is of als ze onvoldoende garanties bieden voor hun economische, financiële of technische capaciteit om de opdracht uit te voeren.
Vervolgens worden de offertes van de geselecteerde gegadigden beoordeeld op regelmatigheid, kwaliteit en prijs, en met elkaar vergeleken. Afhankelijk van de toegepaste procedure kan er een onderhandelingsfase zijn.
Bij het gunnen van een overheidsopdracht is het algemene principe dat de aanbestedende overheid haar beslissing baseert op de economisch voordeligste offerte.
Afhankelijk van het geval gebeurt dat op basis van:
- de prijs
- de kosten of kosteneffectiviteit
- de beste prijs-kwaliteitverhouding op basis van de prijs en andere vooraf vastgestelde en gewogen criteria met betrekking tot de kwalitatieve, milieu- en/of sociale aspecten die verband houden met het voorwerp van de opdracht.
Op basis van die evaluatie wordt voor elke offerte een beoordelingsverslag opgesteld en wordt een gemotiveerde gunningsbeslissing genomen. Alle inschrijvers ontvangen een kopie van hun beoordelingsverslag en de beslissing die op hen betrekking heeft. Zij kunnen tegen de gunningsbeslissing beroep aantekenen bij de Raad van State of een burgerlijke rechtbank, al naargelang het geval.
Uitvoering
De uitvoering van de opdracht vangt aan zodra de aanbestedende overheid de geselecteerde inschrijver op de hoogte heeft gebracht van de beslissing tot gunning van de opdracht.
De overeenkomst wordt uitgevoerd volgens de voorwaarden beschreven in de offerte die de aanbestedende overheid heeft aanvaard. Betalingen worden verricht zodra de producten zijn geleverd, de diensten zijn verleend of de werken zijn uitgevoerd, nadat de aanbestedende overheid de factuur heeft aanvaard. Voorschotten zijn mogelijk bij opdrachten van geringe waarde.
Aanbestedende overheden hebben 30 dagen na ontvangst om facturen te controleren en nog eens 30 dagen om ze te betalen.
Logischerwijs zijn wijzigingen in opdrachten tijdens de uitvoering niet toegestaan. De Europese Commissie is echter van mening dat een overeenkomst moet kunnen worden aangepast aan bepaalde veranderingen in de economische, juridische of technische omgeving, op voorwaarde dat de beginselen van gelijke behandeling en transparantie worden nageleefd. Die wijzigingen kunnen de vorm aannemen van een addendum, een afrekening, een herzieningsclausule of een herziening van de opdracht.