Table of Contents

    “Blijf in uw kot”, “social distancing” … We leven momenteel in bijzondere tijden en zijn onderworpen aan uitzonderlijke maatregelen, maar de economie moet wel blijven draaien. Wist u dat er voor verschillende rechtshandelingen elektronische alternatieven bestaan die dezelfde juridische zekerheid bieden als hun papieren en handgeschreven varianten?

    Om het risico op latere betwistingen te beperken, of omdat er een wettelijke verplichting bestaat, is het belangrijk dat het elektronische alternatief equivalent is aan de papieren of geschreven formaliteit. We denken daarbij spontaan aan de ondertekening van een document of het gebruik van een aangetekende zending.

    De elektronische handtekening en de elektronische aangetekende zending zijn twee van de zes vertrouwensdiensten die een wettelijke grondslag hebben in de Europese eIDAS-verordening en het Belgische Wetboek van economisch recht. Er bestaan verschillende types vertrouwensdiensten (gekwalificeerd, geavanceerd, gewoon) waaraan verschillende juridische gevolgen gekoppeld zijn. Voor een volledig overzicht van alle vertrouwensdiensten en hun juridische waarde verwijzen wij u graag door naar onze website en het uitgebreide document met vragen en antwoorden (PDF, 734.84 KB).

    Hieronder vindt u een overzicht van de bestaande elektronische alternatieven voor de handtekening en de aangetekende zending, en die dezelfde juridische waarde hebben als de papieren of geschreven variant.

    Opgelet: het is niet altijd noodzakelijk om een document te handtekenen of per aangetekende zending te versturen. In dat geval kunt u uiteraard gebruik maken van elektronische oplossingen die soepeler zijn en aan minder voorwaarden onderworpen, dan degenen die hierna worden toegelicht.

    Welke types elektronische handtekeningen bestaan er en welke heeft dezelfde juridische waarde als de handgeschreven handtekening?

    De wetgeving maakt melding van drie soorten elektronische handtekeningen (art. 3, 10. - 12. eIDAS-verordening):

    • de gewone elektronische handtekening
    • de geavanceerde elektronische handtekening
    • de gekwalificeerde elektronische handtekening

    Van de drie types elektronische handtekening wordt enkel de gekwalificeerde elektronische handtekening gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening en geniet enkel dat type van dezelfde rechtsgevolgen. De bewijswaarde van een gekwalificeerde elektronische handtekening is dezelfde als die van een handgeschreven handtekening.  Nog een belangrijk voordeel van het gebruik van de gekwalificeerde elektronische handtekening is dat het – in geval van betwisting – toekomt aan degene die de handtekening betwist (en dus niet de ondertekenaar) om het bewijs te leveren dat niet aan de wettelijke verplichtingen is voldaan. De ondertekenaar die een gekwalificeerde elektronische handtekening gebruikt kan dus genieten van zekerheid en gemoedsrust.

    Hoe pak ik dat praktisch aan, een gekwalificeerde elektronische handtekening?

    In België bestaat er een zeer toegankelijke en gebruiksvriendelijke manier om een elektronisch document met een gekwalificeerde elektronische handtekening te ondertekenen, nl. de ondertekening met onze eID (daarbij gebruikmakend van het certificaat voor handtekening).

    In deze Trusted List vindt u de Belgische dienstverleners terug die een oplossing aanbieden om een gekwalificeerde elektronische handtekening aan te maken.

    Belangrijk: het ondertekenen van een pdf door met de muis een krabbel te zetten is een vorm van gewone elektronische handtekening en dus geen gekwalificeerde elektronische handtekening, en kan niet gelijkgesteld worden met een handgeschreven handtekening.

    Neen, een gekwalificeerde elektronische handtekening plaatsen met je Belgische e-ID-kaart is best mogelijk.

    Om een gekwalificeerde elektronische handtekening te plaatsen moet u vandaag niet noodzakelijk een beroep doen op een extern bedrijf of een externe dienstverlener. Met uw Belgische e-ID-kaart hebt u immers een essentieel middel om een geldige elektronische handtekening aan te maken. Onze overheid heeft er immers reeds jaren geleden voor gekozen om op de chip van de e-ID-kaart ook een elektronisch certificaat voor ondertekenen te voorzien.

    Als u een gekwalificeerde elektronische handtekening wil plaatsen op een document op uw computer, dan kunt u het certificaat voor ondertekenen (signature) op uw e-ID-kaart hiervoor gebruiken. U moet dan niet noodzakelijk een beroep doen op een gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten.

    Als u beschikt over een kaartlezer, de bijhorende e-ID-software en een moderne pdf-viewer kunt u zonder veel problemen aan de slag. Om technische redenen, raden wij aan om het document dat u wilt ondertekenen eerst op te slaan als een pdf-document. Hoe u vervolgens te werk gaat hangt af van de pdf-viewer die u gebruikt. Raadpleeg “Hoe onderteken ik een document elektronisch met Adobe Reader DC” afhankelijk van uw besturingssysteem: Windows, Mac of Linux.

    De kans is dus groot dat u reeds over al de nodige middelen beschikt om een geldige, gekwalificeerde elektronische handtekening te plaatsen. Indien u slechts sporadisch een document elektronisch wilt ondertekenen of indien u telkens een beperkt aantal documenten van een elektronische handtekening wil voorzien, dan kunt u meteen aan de slag en hoeft u geen beroep te doen op een externe dienstverlener.

    Hebt u daarentegen dagelijks meerdere documenten te ondertekenen of wilt u als bedrijf of organisatie een elektronische handtekening opnemen in een geautomatiseerde documentenstroom, dan kunt u best beroep doen op één van de vele ICT-dienstverleners die geïntegreerde oplossingen voor elektronisch ondertekenen aanbieden.

    Welke types elektronisch aangetekende zendingen bestaan er en wat is hun juridische waarde?

    Er bestaan drie types elektronisch aangetekende zendingen:

    • de gewone elektronisch aangetekende zending
    • de gekwalificeerde elektronisch aangetekende zending
    • de hybride aangetekende zending

    De gekwalificeerde elektronisch aangetekende zending is een dienst van gewone elektronisch aangetekende zending die voldoet aan verschillende bijkomende vereisten (artikel 43 en 44 eIDAS- verordening). Zo zijn er o.a. vereisten rond de identificatie van de verzender en bestemmeling.

    Artikel XII.25., §1 WER voorziet dat niemand verplicht kan worden om rechtshandelingen te stellen via elektronische weg. Dat betekent dat de geadresseerde van een elektronisch aangetekende zending expliciet of impliciet zou kunnen weigeren om de elektronische zending te ontvangen. Daaraan kan tegemoet gekomen worden door een wettelijke bepaling of wanneer het gebruik van de gekwalificeerde elektronisch aangetekende zending contractueel wordt aanvaard.

    Daarnaast heeft de Belgische wetgever voorzien in de mogelijkheid om de dienst van de hybride elektronische zending te gebruiken (bijlage II, art. XII.N2 WER). Daarbij wordt de gekwalificeerde elektronisch aangetekende zending gematerialiseerd en zal de verzender niet afhankelijk zijn van het akkoord van de ontvanger om de aangetekende zending elektronisch te ontvangen. Indien voldaan aan de voorwaarden van de bijlage II wordt de hybride aangetekende zending gelijkgesteld met de gekwalificeerde aangetekende zending.

    Omdat de gekwalificeerde elektronisch aangetekende zending, de hybride aangetekende zending, en de dienstverleners die de diensten aanbieden aan bijkomende voorwaarden moeten voldoen en aan bijkomende controles onderworpen zijn, genieten de gebruikers ervan ook van betere gevolgen en meer rechtszekerheid. Daar waar voor de niet-gekwalificeerde elektronisch aangetekende zending enkel het niet-discriminatiebeginsel geldt, geldt voor de gekwalificeerde dienst het vermoeden van gelijkstelling van de elektronisch aangetekende zending met de fysieke aangetekende zending. De gebruiker-verzender geniet, eens de ontvangst wordt bevestigd door de gekwalificeerde dienstverlener, van een omkering van de bewijslast waarbij het aan de ontvanger die de aangetekende zending betwist, toekomt om aan te tonen dat de aangetekende zending niet geldig of niet correct werd afgeleverd.

    Datum van de aangetekende zending

    Voor sommige rechtshandelingen is de datum van de aangetekende zending van belang. 

    Wanneer gebruik gemaakt wordt van een volledig gekwalificeerde elektronisch aangetekende zending worden twee data “vastgeprikt”: de datum van verzending en de datum van ontvangst. Afhankelijk van een wettelijke of contractuele bepaling, zal een van die data weerhouden worden als referentiedatum.

    De effectieve datum van deponering of verzenddatum van de hybride aangetekende zending is die van de elektronische verzending (datum van deponering bij de dienstverlener van de gekwalificeerde elektronisch aangetekende zending), niet de datum van de afgifte van de gematerialiseerde elektronisch aangetekende zending bij de postdienstverlener. De datum op het bericht van de elektronisch aangetekende zending wordt eveneens vermeld op of in de gematerialiseerde (d.w.z. op papier afgeprinte) verzending.

    Daarbij hoort volgende kanttekening: sommige dienstverleners van gekwalificeerde elektronisch aangetekende zendingen bieden oplossingen aan waarbij de verzender zelf kan kiezen na hoeveel dagen de gekwalificeerde elektronisch aangetekende zending wordt “omgezet” naar een papieren aangetekende zending (later dan “de werkdag volgende op de deponering” zoals voorzien voor een hybride zending in bijlage II). De verzender dient er in dat geval vanuit te gaan dat de datum van de aangetekende zending niet langer de datum van de elektronische verzending is, maar wel de datum dat de gematerialiseerde elektronische zending wordt aangeboden bij de postdienstverlener.

    Ebox

    Overheidsinstanties kunnen daarnaast ook overwegen om gebruik te maken van de eBox. Voor alle duidelijkheid: de eBox is geen gekwalificeerde vertrouwensdienst, maar artikel 7 van de wet van 27 februari 2019 inzake de elektronische uitwisseling van berichten via de eBox bepaalt dat de elektronische uitwisseling van berichten via de eBox dezelfde rechtsgevolgen tot stand brengt als de uitwisseling op niet-elektronische dragers en dat die uitwisseling wordt geacht te voldoen aan een eventuele verplichting tot gebruik van een aangetekende zending al dan niet met ontvangstbewijs.

    Er dient wel op gewezen te worden dat het gebruik van de eBox in de praktijk beperkt is tot communicatie vanwege de overheid aan burgers en bedrijven, niet andersom, noch in de relatie onderling tussen burgers en ondernemingen (B2B, B2C, C2B, C2C). Daarnaast geldt de juridische waarde voorzien in artikel 7 enkel in een louter Belgische context: van een Belgische overheid naar een Belgische onderneming of burger. Voor de communicatie met buitenlandse ondernemingen biedt de eBox dus niet dezelfde juridische zekerheid als een gekwalificeerde elektronische aangetekende zending. Er is ook geen verplichting voor ondernemingen om zich in te schrijven op het eBox-platform, wat ertoe leidt dat niet alle ondernemingen zijn ingeschreven. Het voordeel is wel dat voor het gebruik van de eBox geen tarifering per verzending gebeurt (hetgeen echter niet wil zeggen dat de eBox gratis is voor de overheidsdienst) en dat de ingeschreven ondernemingen reeds gewoon zijn om ermee te werken.

    Wilt u gebruik maken van de elektronische alternatieven en genieten van een hoge juridische zekerheid, doe dan beroep op een gekwalificeerde elektronische dienstverlener. De in België gekwalificeerde elektronische vertrouwensdiensten en dienstverleners vindt u terug via de vermelde Trusted List.

    U kunt ook de lijst van de gekwalificeerde dienstverleners in de Europese Unie raadplegen waar u een selectie kunt maken per vertrouwensdienst en Europese lidstaat. U bent volledig vrij in de keuze van gekwalificeerd dienstverlener, maar hou er rekening mee dat de keuze voor een dienstverlener uit een andere Europese lidstaat enkele praktische moeilijkheden met zich mee zou kunnen brengen, bv. op vlak van taal.

    Het meest actuele overzicht van de Belgische gekwalificeerde dienstverleners en diensten 

    Naast de gekwalificeerde elektronische handtekening en de gekwalificeerde elektronisch aangetekende zending bestaan ook de diensten voor het elektronische zegel, de elektronische tijdstempel, elektronische archivering en website-authenticatie.

    Meer informatie over de vertrouwensdiensten op de website van de FOD Economie

    We kunnen dus concluderen dat er verschillende elektronische alternatieven bestaan die juridische zekerheid bieden maar we benadrukken nogmaals dat enkel de gekwalificeerde vertrouwensdiensten dezelfde juridische waarde hebben als de papieren of geschreven variant.

    Laatst bijgewerkt
    15 april 2020