Registratie van uiteindelijk begunstigden

Wat is het UBO-register?

Het UBO-register (Ultimate Beneficial Owners, register van uiteindelijke begunstigden) is een databank waarin elke vennootschap, vzw (of ivzw), stichting, trust, fiducie of een andere vergelijkbare juridische constructie zijn  uiteindelijke begunstigden moet registreren. Dat register werd op basis van de wet van 18 september 2017 in België ingevoerd om witwaspraktijken en de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contanten tegen te gaan.

Volgens die wet moeten vennootschappen de gegevens van hun uiteindelijke begunstigden binnen een maand na oprichting registreren.

Die verplichting geldt alleen voor wie een vennootschap opricht. Zelfstandigen met een eenmanszaak moeten geen uiteindelijke begunstigden registreren.

Wie is een uiteindelijke begunstigde?

De uiteindelijke begunstigden zijn de natuurlijke personen die:

• de entiteit bezitten; of 
• direct of indirect controle uitoefenen over de entiteit (bijvoorbeeld via tussenliggende vennootschappen).

Registratie van UBO door de wettelijke vertegenwoordigers

Er gelden verschillende regels voor de registratie van uiteindelijk begunstigden in het UBO-register:

• De wettelijke vertegenwoordigers, zoals bestuurders of beheerders, zijn verantwoordelijk voor het registreren van de uiteindelijke begunstigden in het UBO-register.
• Zij moeten de uiteindelijke begunstigden informeren over hun registratie.
• De registratie kan worden gedelegeerd aan een werknemer van de onderneming of aan een externe derde zoals een accountant.

Meer info? Raadpleeg onze handleiding voor mandatarissen.

Hoe registreert u de uiteindelijke begunstigden?

Om de uiteindelijke begunstigden van uw entiteit te registreren, moet u de volgende stappen volgen:

1. Ga naar het UBO-register en meld u aan namens uw onderneming.
2. Klik op "Een entiteit opzoeken" en vervolgens op uw ondernemingsnummer, dat in het blauw onderaan de pagina verschijnt.
3. U bevindt zich op de UBO-fiche van uw entiteit. Scroll naar beneden, en klik op "Wijzigen".
4. Voeg de uiteindelijke begunstigden toe:
   • Klik op het pictogram in de kolom "Actie" om een natuurlijke persoon toe te voegen.
   • Klik op het pictogram in de kolom "Actie" om een tussenliggende entiteit toe te voegen.
5. Klik op "Opslaan" om uw gegevens te bewaren.
6. In de sectie "Ondersteunde documenten" moet u verplicht documenten toevoegen die aantonen dat de geregistreerde informatie correct, nauwkeurig en actueel is. Als de informatie al is opgenomen in een akte gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, klik dan op de knop om uw UBO-register te koppelen aan het Belgisch Staatsblad.

Hou de gegevens up-to-date

De informatie over de uiteindelijk begunstigden moet altijd juist, adequaat en actueel zijn:

• Bij wijzigingen moet u de informatie binnen 30 dagen na de wijziging bijwerken in het UBO-register.
• Zelfs als er geen wijzigingen zijn, moet u de geregistreerde gegevens jaarlijks bevestigen door op de knop "Jaarlijkse bevestiging" te klikken. Een herregistratie is niet nodig; een eenvoudige bevestiging volstaat.

Sancties bij niet-naleving

Er kunnen sancties worden opgelegd aan ondernemingen die hun verplichtingen niet nakomen:

• Entiteiten die UBO-registratieverplichtingen niet naleven of waarvan de informatie niet nauwkeurig of actueel is, riskeren een boete van 250 tot 50.000 euro.
• In sommige gevallen kan de onderneming ook worden geschrapt uit de Kruispuntbank van Ondernemingen, de nationale databank van alle Belgische ondernemingen.

Hulp nodig ?

FOD Financiën
Contactcenter
Tel: +32 2 572 57 57 (code 16552)
E-mail: ubobelgium@minfin.fed.be
Website: UBO-register | Compliance | FOD Financiën (belgium.be)