Table of Contents
Aan de hand van 14 principes maakt de federale overheid het eenvoudiger en transparanter om deel te nemen aan federale overheidsopdrachten. Op basis van een vernieuwd charter “toegang van kmo’s tot overheidsopdrachten” zullen federale aanbesteders meer dan ooit kmo-toegankelijke overheidsopdrachten lanceren.
Principe 1: Alles digitaal
Digitale plaatsingsprocedures worden de nieuwe standaard en daar stopt het niet. Ook de facturatie en steeds meer andere delen van de uitvoering van een opdracht zullen digitaal verlopen.
Het digitalisatiebeleid biedt de volgende voordelen:
- toegankelijkere opdrachten,
- verminderde kosten,
- verhoogde efficiëntie,
- toegenomen transparantie,
- verminderde administratieve lasten,
- beter opgevolgde opdrachten,
- een verminderde ecologische voetafdruk.
Principe 2: Duidelijke en beter gecommuniceerde opdrachten
Aanbesteders moeten behoeften beter definiëren en worden aangemoedigd om de markt zo goed mogelijk te verkennen. Zo zullen opdrachten duidelijkere informatie bevatten en zijn deelnemers beter voorbereid.
Dat onder de vorm van onder meer
- voorafgaande marktconsultaties,
- vooraankondigingen,
- vrijwillige publicatie van overheidsopdrachten zonder bekendmakingsverplichtingen,
- het hanteren van redelijke termijnen tussen het lanceren van de opdracht en het indienen van offertes.
Principe 3: Meerfasige plaatsingsprocedures
Het gebruik van meerfasige plaatsingsprocedures wordt gestimuleerd, zeker in combinatie met onderhandelingen of dialoog. Op die manier wordt meer ruimte gelaten voor innovatie en creativiteit, wat vaak in het voordeel is van kmo’s en startups.
Bovendien, door bij bepaalde types opdrachten in een eerste fase te focussen op de kandidatuur van een onderneming en pas in een tweede fase op de offerte van een beperkt aantal geselecteerde ondernemingen, wordt het risico op verloren tijd voor bedrijf en aanbesteder geminimaliseerd.
Principe 4: Proportionele minimumeisen
Technische specificaties moeten op een open manier worden opgesteld. Door ze functioneel en resultaatgericht uit te werken, weten kmo’s beter wat van hen verwacht wordt, kan de concurrentie spelen en is er voldoende speelruimte voor de bedrijven om hun beste oplossing voor te stellen.
Principe 5: Meer aandacht voor innovatie en de intellectuele eigendomsrechten
Aanbesteders moeten meer dan ooit de verdeling van de intellectuele eigendomsrechten geval per geval analyseren en een evenwichtige verdeling uitwerken. Innovatieve kmo’s moeten waar mogelijk maximaal hun intellectuele eigendomsportefeuille kunnen exploiteren voor toekomstige projecten.
Zeker voor innovatieve kmo’s is de valorisatie van die portefeuille van levensbelang.
Principe 6: Verdeling in percelen
Overheidsopdrachten worden waar mogelijk verdeeld in percelen om toegankelijker te worden voor kmo’s. Waar een verdeling niet mogelijk is, wordt de aanbesteder aangemoedigd naar alternatieven te zoeken.
Principe 7: Varianten
Aanbesteders worden aangemoedigd om varianten toe te laten. Zo kunnen bedrijven zich beter onderscheiden van de concurrentie door alternatieve oplossingen voor te stellen waar de aanbesteder misschien geen weet van heeft.
Principe 8: Proportionele selectiecriteria en bedrijfsvriendelijke betalingsmodaliteiten
Proportionele selectiecriteria en bedrijfsvriendelijke betalingsmodaliteiten zorgen ervoor dat deelname aan overheidsopdrachten minder kostelijk wordt onder de vorm van
- kmo-vriendelijke selectiecriteria (over minimale omzet, ervaring, certificaten…),
- een versoepelde borgtocht,
- voorschotten,
- de biedvergoeding,
- prijsherzieningsclausules,
- een tijdige betaling.
Zo wordt deelnemen aan overheidsopdrachten een realiteit voor kmo’s.
Principe 9: Proportionaliteit bij gunningscriteria
Gunningscriteria moeten rechtstreeks verband houden met het voorwerp van de opdracht en moeten het mogelijk maken om offertes objectief te vergelijken en beoordelen.
Aanbesteders moeten aandacht hebben voor de impact van de gunningscriteria op de mededinging en grondig nadenken over de keuze tussen gunnen op basis van prijs, op basis van kosten of op basis van beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Principe 10: Effectieve concurrentie bij opdrachten zonder bekendmakingsverplichting
Aanbesteders moeten bij opdrachten zonder bekendmakingsverplichting de concurrentie laten spelen door voldoende te communiceren en voldoende bedrijven te overwegen, en waar mogelijk hun opdrachten bekend te maken via e-Procurement, zelfs als dit niet wettelijk verplicht is.
Principe 11: Transparantie en systematische feedback
Transparante informatie en het versturen van feedback worden zoveel mogelijk aangemoedigd, ook wanneer dat laatste niet verplicht is en zeker bij bedrijven die de opdracht niet toegekend kregen. Zo kunnen kmo’s leren voor toekomstige opdrachten en vlot extra vragen stellen.
Principe 12: Toegankelijke kleine opdrachten
Opdrachten van kleinere waarde worden zo eenvoudig mogelijk gemaakt door het kiezen van de juiste procedure, het vermijden van onnodige voorwaarden en kosten, en het verminderen van (administratieve) obstakels.
Principe 13: Opleiden van aanbesteders en informeren van ondernemingen
Het volstaat niet om de wetgeving overheidsopdrachten van verbeteringen te voorzien: aanbesteders moeten (weten hoe ze) die (moeten) toepassen en ondernemingen moeten op de hoogte zijn van hun rechten en mogelijkheden. Dat is waar principe 13 op inzet.
Principe 14: Effectieve monitoring
De toepassing van het charter en deelname van kmo’s aan overheidsopdrachten worden beter dan ooit opgevolgd, en de daaruit resulterende input zal leiden tot een nog kmo-vriendelijker beleid overheidsopdrachten.
