Bedrijfsvriendelijke betalingsmodaliteiten

De biedvergoeding

U hebt sinds kort recht op een biedvergoeding wanneer de aanbesteder bij het opstellen van de offerte ook vraagt naar monsters, maquettes, prototypes, tekeningen, andere grafische ontwerpen of enig ander ontwerp in de domeinen van de plastische kunsten, de muzikale kunsten, de cinematografische kunsten of de podiumkunsten. 

Het gaat om een nieuwe verplichting voor de aanbesteders die bestaande uitzonderingen waar er al een (soort van) biedvergoeding mogelijk was, aanvult.  

Waarom is dit interessant? 

Een biedvergoeding zorgt ervoor dat u eerlijk gecompenseerd wordt voor geleverde diensten en inspanningen. Op die manier wordt deelnemen aan bepaalde types overheidsopdrachten toegankelijker voor kmo’s.  

De vergoeding staat los van de gunning en is van toepassing op opdrachten van elke waarde. Zo worden aanbesteders gestimuleerd om een prototype of model te vragen enkel wanneer dat echt nodig is. 

Praktisch 

De nieuwe maatregel is in werking getreden op 1 februari 2024. De verplichting geldt niet wanneer de aanbesteder gebruikmaakt van de openbare procedure, of van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking of oproep tot mededinging.  

De aanbesteder beslist zelf over de hoogte van de biedvergoeding. De biedvergoeding is niet verschuldigd aan de winnaar van de opdracht, wel aan alle niet-weerhouden deelnemers.  

De federale overheid zal de toepassing van de biedvergoeding monitoren.  

Meer weten

U vindt meer informatie over de biedvergoeding op de webpagina overheidsopdrachten van de FOD BOSA.

Een versoepelde borgtocht

In principe vraagt de aanbesteder een borgtocht, dat om bepaalde risico’s te verminderen. Vervolgens wordt de borgtocht na de oplevering van de opdracht vrijgegeven. 

Sinds 1 november 2023 is de verplichting voor de aanbesteder om een borgtocht te vragen echter een pak flexibeler. 

Waarom is dit interessant? 

Wanneer het gunningsbedrag minder dan 50.000 euro bedraagt, mag de aanbesteder geen borgtocht eisen, tenzij in uitzonderlijke gevallen. Bij hogere bedragen wordt in principe een borgtocht van 5 % gevraagd.  

Sinds kort kan de aanbesteder dit percentage echter gemakkelijker dan voorheen verminderen of zelfs afzien van het eisen van een borgtocht, afhankelijk van het risico op een slechte uitvoering. Aanbesteders worden dan ook door de federale overheid aangemoedigd om geen borgtocht op te leggen als dat niet nodig is in het licht van het risico op een slechte uitvoering. 

Indien toch een borgtocht werd gevraagd, wordt die vanaf nu ook automatisch vrijgegeven op initiatief van de aanbesteder bij het aanvaarden van de oplevering. Die hoeft u als kmo dus niet langer zelf terug te vragen. 

Wilt u weten of er een borgtocht gevraagd wordt? Lees dan aandachtig de opdrachtdocumenten! 

Meer weten

U vindt meer informatie over de borgtocht op de webpagina van de FOD BOSA.

Voorschotten

Het uitvoeren van overheidsopdrachten kan aanzienlijke investeringen met zich meebrengen, zeker voor kleinere bedrijven. Een dergelijke prefinanciering vormt een serieuze belemmering van de kmo-participatie. Daarom is het sinds 1 januari 2024 meer dan ooit mogelijk (en in veel gevallen zelfs verplicht) om een voorschot te ontvangen na de gunning van een opdracht. 

Hoe kleiner de onderneming, hoe groter het minimumvoorschot.  

Waarom is dit interessant? 

Een voorschot toekennen wordt in vele gevallen verplicht. Zo beschikken bedrijven over meer liquiditeit in afwachting van de eerste factuur en is het als kmo realistischer om deel te nemen aan overheidsopdrachten.  

Praktisch 

De verplichting tot een voorschot geldt voor aanbesteders die vallen onder de federale overheid, de gewesten, de gemeenschappen en lokale overheden. Bovendien vallen aanbesteders wiens werkzaamheden hoofdzakelijk gefinancierd worden door één van de voornoemde aanbesteders en van wie het beheer aan hun toezicht onderworpen is, eveneens onder de nieuwe verplichting. 

Het bedrag van het voorschot is afhankelijk van de plaatsingsprocedure en de grootte van het bedrijf. Voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (OPZB) en de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging (OPZVOM) bedraagt het voorschot minimaal 15 % en maximaal 20 %. 

Voor de andere plaatsingsprocedures geldt dat het minimumvoorschot afhankelijk is van de ondernemingsgrootte:

• 20 % voor micro-ondernemingen,
• 10 % voor kleine ondernemingen,
• 5 % voor middelgrote ondernemingen.

Het maximumpercentage dat de aanbesteder kan kiezen, bedraagt telkens 20 %. Voor grote bedrijven geldt de verplichting tot voorschot niet, al kan de aanbesteder er wel voor kiezen om ook aan hen een te verstrekken. 

Onderstaande tabel vat de situatie sinds 1 januari 2024 samen: 

De verplichting geldt niet voor bepaalde overheidsopdrachten, zoals opdrachten die betrekking hebben op:

• zowel de financiering als de uitvoering van werken;
• leasing, huur of huurkoop;
• verzekeringsdiensten;
• abonnementsopdrachten;
• opdrachten voor periodiek verbruik;
• overheidsopdrachten waarvan de uitvoeringstermijn korter is dan twee maanden. 

Voorschotten mogen niet groter zijn dan 225.000 euro en worden afgetrokken van de factuurbedragen die aan het bedrijf verschuldigd zijn volgens de voorwaarden in het bestek. 

Bovendien zijn vrijwillige voorschotten ook mogelijk, weliswaar als het bestek dat voorziet en met respect voor de geldende maxima.  

De ondernemer moet de uitbetaling van een voorschot aanvragen. Sinds 1 februari 2024 geldt een versoepelde regeling: de aanvraag moet niet langer ondertekend worden.  

De uitzonderingsgevallen waar, voor 1 januari 2024 een voorschot mogelijk was, zelfs hoger dan 20 % en 225.000 euro, blijven bestaan. 

Meer weten

U vindt meer informatie over voorschotten op de webpagina overheidsopdrachten van de FOD BOSA.