Due diligence: praktische maatregelen voor ondernemingen

12 maatregelen om te implementeren in het beleid en de managementsystemen van de onderneming  

Welke maatregelen kunt u nemen binnen uw onderneming?

1. Bepaal het beleid voor de integratie van maatschappelijk verantwoord ondernemen binnen de onderneming.
2. Vertrouw de verantwoordelijkheid voor de implementatie van due diligence en de monitoring ervan toe aan hoge functies, en de ruimere verantwoordelijkheid voor de aspecten van maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo) aan de raad van bestuur of aan het toezichtorgaan van de onderneming. 
3. Identificeer de deskundigen (binnen en/of buiten de onderneming) in de gebieden van de richtlijnen om hun expertise in het proces in te brengen. 
4. Ontwikkel nieuwe of benut bestaande communicatiekanalen tussen de senior managers en de afdelingen die instaan voor de implementatie van de due diligence. 
5. Maak het ondernemingsbeleid rond de mvo-thema’s bekend, bijvoorbeeld door dit te publiceren op de website, of door het uit te hangen in de bedrijfslocaties. Laat indien nodig het betreffende beleid vertalen in de lokale talen. 
6. Communiceer over het mvo-beleid bij de werknemers en andere betrokken medewerkers, bijvoorbeeld naar aanleiding van seminaries of workshops. Herhaal dit regelmatig om de sensibilisatie op peil te houden. 
7. Organiseer workshops voor de opleiding van betrokken medewerkers om ze de mvo-aspecten van de onderneming te helpen begrijpen en toepassen. 
8. Zet klachtenprocedures op, inspireer u op bestaande procedures of pas deze aan, zodat de werknemers problemen of klachten in verband met mvo-aspecten kunnen signaleren. 

Welke maatregelen kunt u nemen ten opzichte van uw leveranciers: 

9. Communiceer met uw leveranciers over de kernaspecten van het mvo-beleid van de onderneming. 
10. Begeleid uw leveranciers zodat ze de aspecten van het mvo-beleid begrijpen en toepassen en hun eigen due diligence implementeren (workshops, cursussen, enz.). 
11. Neem clausules en regels in verband met de mvo-aspecten op in de contracten of andere schriftelijke overeenkomsten die uw onderneming aangaat met haar leveranciers en andere zakelijke relaties.
12. Voer procedures in voor een prekwalificatie van leveranciers en andere zakelijke relaties van uw onderneming.

10 maatregelen om de negatieve gevolgen in de activiteiten, de toeleveringsketen en de zakelijke relaties te identificeren en te beoordelen   

Welke maatregelen kunt u nemen binnen uw onderneming? 

1. Maak een eerste inventaris van de activiteitengebieden en soorten zakelijke relaties van de onderneming om een idee te krijgen van welke informatie relevant is. 
2. Verzamel de nodige informatie om inzicht te krijgen in de grootste risico’s in verband met de mvo-aspecten, en stel een prioriteitenlijst op. Relevante informatie omvat onder meer de risicofactoren met betrekking tot de sector, de regio waar de onderneming gevestigd is, en de producten van de onderneming. Richt u met name op de daadwerkelijke risico’s waaraan de onderneming reeds werd blootgesteld of waaraan ze blootgesteld kan worden. Enkele ideeën voor nuttige bronnen: rapporten van maatschappelijke organisaties, overheden, vakbonden, werkgeversfederaties, lokale pers, enzovoort. Doe indien nodig een beroep op de diensten van deskundigen op het gebied van mvo. 
3. Actualiseer de onderzoeksresultaten telkens de situatie van de onderneming ingrijpend verandert, bijvoorbeeld wanneer ze in een nieuw land activiteiten ontplooit of zich vanuit een nieuw land bevoorraadt, of een nieuw producten- of dienstengamma ontwikkelt. 

U kunt gebruikmaken van deze tool om de risico’s te analyseren die samenhangen met landen en producten.  

Welke maatregelen kunt u nemen ten opzichte van uw leveranciers?

4. Maak een lijst op van de activiteiten, leveranciers en andere zakelijke relaties van uw onderneming waarvoor de risico’s gelden die u als prioritair gedefinieerd hebt. Door de structuur van de toeleveringsketen van uw onderneming in kaart te brengen, zal u een beter inzicht krijgen in de activiteiten, de regio’s, de producten en de zakelijke relaties die de grootste risico’s inhouden. 
5. Win indien mogelijk en in de mate van het mogelijke informatie in over de zakelijke relaties van de onderneming die buiten de rechtstreeks contractuele verbindingen vallen (bijvoorbeeld leveranciers van “rang 2” of nog verder in de keten). 
6. Beoordeel de aard en de ernst van de daadwerkelijke en potentiële negatieve gevolgen van de activiteiten, de leveranciers en andere zakelijke relaties van de onderneming die als prioritair aangewezen zijn. 
7. Herbeoordeel de negatieve gevolgen van de activiteiten of van de zakelijke relaties van de onderneming met regelmatige tussenpozen en wanneer de situatie het vereist. 

Voorbeelden van tools voor de beoordeling van leveranciers: 

Welke maatregelen kunt u nemen ten opzichte van externe stakeholders?

8. Raadpleeg de getroffen stakeholders en rechthebbenden of hun vertegenwoordigers. 
9. Bij gevolgen voor mensenrechten: leg contact en overleg met de rechthebbenden die getroffen werden of kunnen worden. 
10. Schakel zo nodig interne of externe deskundigen in. 

Een risicoanalyse kan u helpen om de twee evaluatiecriteria “ernst” en “waarschijnlijkheid” van de risico’s voor te stellen:

11 maatregelen om de negatieve gevolgen te voorkomen, te beperken of te stoppen  

Welke maatregelen kunt u nemen binnen uw onderneming? 

1. Vertrouw aan betrouwbare interne of externe deskundigen de taak toe om te bepalen met welke maatregelen de vastgestelde negatieve gevolgen voorkomen, of eventueel beperkt en gestopt kunnen worden. Stel deze maatregelen voor aan de leiding van de onderneming.  
2. Vertrouw aan senior managers de verantwoordelijkheid toe om de maatregelen in te voeren die ervoor zorgen dat de negatieve gevolgen die veroorzaakt of in de hand gewerkt worden door de activiteiten van de onderneming beperkt of stopgezet worden. 
3. Integreer in het beleid van de onderneming richtlijnen over de manier waarop de negatieve gevolgen in de toekomst vermeden of aangepakt kunnen worden en vergewis u van de naleving van deze richtlijnen. 
4. Als de onderneming bijdraagt tot risico’s of negatieve gevolgen die voornamelijk veroorzaakt worden door een andere entiteit, neem dan de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat dit meteen ophoudt en ook in de toekomst niet meer voorkomt. 

Welke maatregelen kunt u nemen ten opzichte van uw leveranciers ? 

5. Wend in de mate van het mogelijke uw invloed op de zakelijke relaties van de onderneming aan om hen ertoe aan te zetten hun risico’s of negatieve gevolgen te voorkomen of te beperken. 
6. Help de zakelijke relaties van de onderneming om aangepaste plannen uit te werken voor het voorkomen of beperken van hun negatieve gevolgen op basis van een nauwkeurig en redelijk tijdschema en op basis van kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren waarmee de gemaakte vorderingen gemeten kunnen worden. 
7. Help de leveranciers en andere zakelijke relaties van de onderneming om hun risico’s of negatieve gevolgen te voorkomen of te beperken, bijvoorbeeld door cursussen te organiseren, door hun voorzieningen of hun managementsystemen te versterken, vanuit een streven naar permanente verbetering. 
8. Neem in contracten de gevolgen op bij niet-naleving van de aangegane beloften om de vastgestelde risico’s van negatieve gevolgen te voorkomen of te beperken en bepaal de situaties waarin een contract met een zakelijke relatie, in laatste instantie, om deze reden of in geval van falen van de genomen maatregelen verbroken kan worden. 
9. Als uw onderneming beslist om geen einde aan de zakelijke relatie te maken, bereid u dan voor om verantwoording af te leggen over de genomen maatregelen om de vastgestelde risico’s te beperken. U zal voorbereid moeten zijn op de risico’s die u zal lopen, zoals reputatieschade voor de onderneming, of financiële of juridische risico’s waaraan u zich blootstelt door de betreffende relatie voort te zetten. 

Prioriteer de belangrijkste mvo-risico’s en -gevolgen om aan te pakken, waar nodig. Doe dat op basis van de ernst en de mate van waarschijnlijkheid. Ga hierbij uit van de verkregen informatie over de daadwerkelijke en potentiële negatieve gevolgen. Prioriteren is relevant wanneer het niet mogelijk is om alle potentiële en daadwerkelijke negatieve gevolgen direct aan te pakken. Zodra de ernstigste gevolgen zijn geïdentificeerd en aangepakt, moeten de minder ernstige gevolgen aan de beurt komen.

Welke maatregelen kunt u nemen ten opzichte van externe stakeholders?

10. Overleg met de stakeholders en rechthebbenden die getroffen zijn of kunnen worden, alsook met hun vertegenwoordigers, om een aangepast actieplan uit te werken en te implementeren. 
11. Werk samen met andere sectoren om collectief invloed uit te oefenen, bijvoorbeeld door samen te werken met sectorverenigingen of overleg te plegen met overheidsinstanties over de risico’s die eigen zijn aan de sectoren en over de verschillende steunmaatregelen die mogelijk zijn.  

Monitor de implementatie en de resultaten van uw maatregelen 

• Zie toe op de implementatie en de doeltreffendheid van de engagementen van de onderneming inzake due diligence en de activiteiten en doelstellingen hieromtrent, bijvoorbeeld door enquêtes of audits te houden, intern of met de hulp van derden. 

• Evalueer met regelmatige tussenpozen de zakelijke relaties van de onderneming om na te gaan of zij wel degelijk maatregelen nemen om hun risico’s te beperken en of zij wel degelijk hun negatieve gevolgen voorkomen of beperken. 
• Voor de negatieve gevolgen die de onderneming veroorzaakt of kan veroorzaken op het vlak van mensenrechten en milieu, of waartoe zij bijdraagt of kan bijdragen, kunt u best overleg plegen met de rechthebbenden die getroffen zijn of zouden kunnen worden (werknemers, vertegenwoordigers van de werknemers, vakverenigingen, milieuorganisaties, enz.).  

Communiceer over de manier waarop de gevolgen aangepakt worden 

• Publiceer informatie over het proces van due diligence dat door uw onderneming ingevoerd werd, bijvoorbeeld door die informatie op te nemen in de jaarlijkse mvo-rapportering of een andere passende publicatie. 
• Verspreid de informatie in een toegankelijk en aangepast formaat, bijvoorbeeld door die te publiceren op de website van de onderneming, door ze uit te hangen op bedrijfslocaties en ze te vertalen in de lokale talen. 
• Uw onderneming kan eventueel ook communiceren met de getroffen stakeholders en rechthebbenden door de resultaten van evaluatiestudies of audits inzake rechten van werknemers, mensenrechten of milieu te delen, met naleving van eisen rond vertrouwelijkheid. 

Herstel de schade zelf of in samenwerking met andere partijen 

• Zorg voor herstel in verhouding tot het gewicht en de omvang van de negatieve gevolgen. Het kan daarbij gaan om verontschuldigingen, teruggave of rehabilitatie, financiële compensaties of maatregelen om de bestaande gevolgen te herstellen en toekomstige te voorkomen. 
• Stel een eigen herstelmechanisme van de onderneming voor of werk te goeder trouw mee met een legitiem herstelmechanisme (gerechtelijk en buitengerechtelijk). 
• Installeer operationele klachtenmanagementsystemen, bijvoorbeeld interne managementsystemen voor klachten van werknemers of managementsystemen voor klachten van derden. 
• Overleg met de vertegenwoordigers van de werknemers en de vakverenigingen om een procedure te implementeren die het de werknemers mogelijk maakt om hun klachten over te brengen aan de onderneming.