Due diligence: praktische maatregelen voor kmo’s

7 maatregelen om te implementeren in het beleid en de managementsystemen van de onderneming.  

Welke maatregelen kunt u nemen in uw onderneming? 

1. Bepaal het beleid dat u wilt voeren om maatschappelijk verantwoord ondernemen te integreren in uw onderneming.  
2. Vertrouw de implementatie van due diligence en de opvolging ervan toe aan gemotiveerde en gewetensvolle medewerkers. De bredere aspecten van maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo) moeten eveneens met alle werknemers van de onderneming besproken worden.  
3. Bepaalde werknemers die specifieke ervaring hebben verworven, kunnen hun kennis in het proces inbrengen. Andere werknemers die erbij betrokken willen worden, kunnen opgeleid worden voor mvo.  
4. Interne communicatie over mvo is essentieel en moet in alle diensten en met regelmatige tussenpozen plaatsvinden (bijv.: workshop).  
5. Externe communicatie mag niet verwaarloosd worden (bijv.: maak op de website de maatregelen bekend die de onderneming heeft genomen).  

Welke maatregelen kunt u nemen ten opzichte van uw leveranciers?

1. Communiceer aan uw huidige leveranciers over de kernzaken van mvo die in uw onderneming ingevoerd werden. Bespreek met hen een aanpassing van het contract tot het einde van de looptijd. 
2. Neem in de nieuwe contracten met uw zakenpartners clausules en regels op over de thema’s van mvo. Kies vooraf gekwalificeerde handelspartners.  

8 maatregelen om de negatieve gevolgen in de activiteiten, de toeleveringsketen en de zakelijke relaties te identificeren en te beoordelen 

Welke maatregelen kunt u nemen binnen uw onderneming? 

1. Identificeer al uw activiteiten en al uw zakenpartners.
2. Identificeer binnen uw activiteiten de zaken die specifieke aandacht verdienen in verband met maatschappelijk verantwoord ondernemen. 
3. Verifieer regelmatig of uw informatie actueel is. 

U kunt gebruikmaken van deze tool om de risico’s te analyseren die samenhangen met landen en producten.   

Welke maatregelen kunt u nemen ten opzichte van uw leveranciers?

1. Identificeer onder de voornaamste activiteiten van uw partners de zaken die specifieke aandacht verdienen op het vlak van maatschappelijk verantwoord ondernemen. 
2. Identificeer indien mogelijk de leveranciers van uw leveranciers alsook hun activiteiten die potentieel problematisch kunnen zijn op het vlak van maatschappelijk verantwoord ondernemen. 
3. Actualiseer die informatie geregeld. 

Voorbeelden van tools voor de evaluatie van leveranciers: 

Welke maatregelen kunt u nemen ten opzichte van externe stakeholders?

1. Raadpleeg de stakeholders en rechthebbenden die geschaad zijn of kunnen worden, of hun vertegenwoordigers. 
2. Doe een beroep op interne of externe deskundigen indien nodig. 

Aan de hand van een “risicotabel” kunt u de punten prioriteren waarop u moet werken.

7 maatregelen om de negatieve gevolgen te voorkomen, te beperken of te stoppen 

Welke maatregelen kunt u nemen binnen uw onderneming: 

1. Bepaal de maatregelen waarmee u de vastgestelde negatieve gevolgen kunt voorkomen, beperken of stoppen. Integreer in het beleid van uw onderneming de manier om die negatieve gevolgen te vermijden en aan te pakken en vergewis u van de naleving ervan.  
2. Vertrouw aan medewerkers de verantwoordelijkheid toe om ervoor te zorgen dat de maatregelen geïmplementeerd worden. 
3. Als u bijdraagt aan negatieve gevolgen die veroorzaakt worden door een andere entiteit, neem dan de nodige maatregelen om dat te stoppen. 

Welke maatregelen kunt u nemen ten opzichte van uw leveranciers ?

1. Wend in de mate van het mogelijke uw invloed op uw zakenpartners aan om ze de door hen veroorzaakte negatieve gevolgen te beperken. U kunt ze bijvoorbeeld adviseren of helpen bij de ontwikkeling van aangepaste plannen om hun negatieve gevolgen te verminderen (tijdschema, kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren waarmee de vorderingen gemeten kunnen worden). 
2. Neem in uw contracten in alle geval de consequenties op die er zullen zijn indien de gemaakte afspraken om de vastgestelde negatieve gevolgen te verminderen niet nagekomen worden. Bepaal de situaties waarin het contract (in laatste instantie) verbroken kan worden als de afspraken niet nagekomen worden of wanneer de genomen maatregelen mislukken. 

Welke maatregelen kunt u nemen ten opzichte van externe stakeholders? 

1.  Ga in overleg met de getroffen stakeholders en rechthebbenden (en hun vertegenwoordigers), om zo een aangepast actieplan te kunnen uitwerken en implementeren. 
2. Werk samen met andere sectoren om collectief invloed uit te oefenen, bijvoorbeeld door samen te werken met sectorverenigingen of overleg te plegen met overheidsinstanties over de risico’s die eigen zijn aan de sectoren en over de verschillende steunmaatregelen die mogelijk zijn.  

Toets de implementatie en de resultaten van uw maatregelen 

• Zie toe op de implementatie en de doeltreffendheid van de engagementen van uw onderneming inzake due diligence en de activiteiten en doelstellingen hieromtrent (bijvoorbeeld door enquêtes of audits te houden, intern of met de hulp van derden).
• Evalueer regelmatig uw zakenpartners om na te gaan of zij wel degelijk maatregelen nemen om hun negatieve gevolgen te voorkomen of te beperken.
• Voor de negatieve gevolgen die de onderneming kan veroorzaken op het vlak van mensenrechten en milieu kunt u best in dialoog gaan met uw werknemers of hun vertegenwoordigers, met milieuorganisaties, enz.). 

Communiceer over de manier waarop de gevolgen aangepakt worden 

• Publiceer informatie over het proces van due diligence dat door uw onderneming ingevoerd werd, in een toegankelijk en aangepast formaat (bijvoorbeeld op uw website).
• Als u audits of evaluaties laat uitvoeren inzake rechten van werknemers, mensenrechten of milieu, kunt u de resultaten daarvan communiceren aan uw stakeholders en hun rechthebbenden (met naleving van vertrouwelijkheid).

Herstel de schade zelf of in samenwerking met andere partijen 

• Implementeer interne en externe herstelmechanismen die in verhouding zijn tot de schade die veroorzaakt werd door de activiteiten van uw onderneming. 
• Geef de werknemers ruimte om klacht in te dienen en eventueel een beroep te doen op collectieve organisaties.