U bent aannemer en u voert enkele verbouwingswerken uit bij de klanten. U verzendt facturen, maar de betalingen laten op zich wachten. Nadat u aanmaningen hebt gestuurd naar enkele klanten, komt u te weten dat ze wel degelijk hebben betaald, maar niet op uw bankrekening.
Uw onderneming is waarschijnlijk het slachtoffer van factuurfraude.
Hoe gaan oplichters te werk om de facturen te vervalsen?
De oplichters onderscheppen de facturen van de ondernemingen voordat ze bij de klant aankomen. Ze wijzigen het rekeningnummer en verzenden daarna de vervalste factuur naar de klant. Door de factuur te betalen, betaalt de klant in feite de oplichters.
Die laatsten passen verschillende methoden toe om de facturen te onderscheppen.
- Ze kunnen ze uit het postcircuit halen, bv. door ze uit de rode postbussen van bpost te verwijderen.
- Ze kunnen ze ook stelen in de sorteerdiensten van ondernemingen of zelfs bij particulieren (in hun brievenbussen of in de papieren die op het trottoir worden achtergelaten wanneer het papier en het karton worden opgehaald).
Om het bankrekeningnummer te vervangen, werken de oplichters op verschillende manieren.
- In het geval van een originele gedigitaliseerde factuur passen ze uw gegevens met specifieke software aan.
- In andere gevallen voegen ze een brief bij de met de post opgestuurde factuur waarin wordt vermeld dat het bankrekeningnummer werd gewijzigd of kleven ze op de enveloppe of op de factuur een etiket met de vermelding “Opgelet, nieuwe rekeningnummer”.
Nadat ze de factuur hebben onderschept en aangepast, verzenden ze de factuur naar de klanten.
Fraudeurs proberen allerlei soorten facturen te onderscheppen, maar ze richten zich vooral op facturen voor grote eenmalige betalingen.
Bovendien is digitale factuurfraude aan een stevige opmars begonnen. Daarbij breken fraudeurs op afstand in op uw computersysteem, onderscheppen ze uw e-mailberichten met facturen en wijzigen ze uw rekeningnummer.
Tips voor ondernemingen om de vervalsing van hun facturen te voorkomen
- Vermeld uw bankrekeningnummer niet alleen op uw facturen, maar ook op uw bestelbonnen en op uw website. Zo kunnen uw klanten uw rekeningnummers gemakkelijk controleren.
- Vraag aan uw klanten om het rekeningnummer te controleren voordat ze de betaling uitvoeren.
- Verzend uw facturen niet alleen met de post, maar ook per e-mail of via e-invoicing. Vraag aan uw klanten om het rekeningnummer op de papieren factuur en op de elektronische factuur met elkaar te vergelijken.
- Gebruik geen enveloppen met de naam of het logo van uw onderneming om uw facturen te verzenden. Gebruik daarvoor bij voorkeur witte enveloppen zonder venster. Enveloppen met een venster worden vooral voor professionele doeleinden gebruikt en trekken daardoor de aandacht van de oplichters.
- Volg de betalingen van uw facturen nauwgezet op. Neem snel contact op met de betrokken klant indien een betaling op zich laat wachten. In geval van factuurfraude kunt u andere buitengaande facturen controleren en ze eventueel blokkeren.
- Controleer de beveiliging van uw onderneming en uw kantoor om op die manier interne fraude of diefstal uit te sluiten.
- Verzend niet al uw facturen gelijktijdig en gooi ze niet in de brievenbussen van industrieterreinen, die na de kantooruren vaak verlaten zijn. Breng uw facturen (en dan vooral de facturen voor zeer hoge bedragen) indien mogelijk naar het plaatselijke postkantoor of gooi ze net voordat de brievenbussen worden geleegd, in de brievenbus.
- Installeer op uw computers een hoogwaardig up-to-date antivirussoftware om fraude met digitale facturen te voorkomen.
Wat kunt u doen indien uw klant een vervalste factuur heeft betaald?
- Neem contact op met uw klant en vraag hem om zo snel mogelijk zijn bank op de hoogte te brengen. Zijn bank zal dan aan de bank waarvan het rekeningnummer van de oplichters wordt vermeld, vragen om de verrichting te stoppen door de overschrijving of de rekening te blokkeren, zodat er geen geld meer kan worden van af gehaald.
- Meld dat incident ook aan het Meldpunt van de FOD Economie
Duid als eiser “Particulier” en als tegenpartij “Onderneming” aan. Selecteer het thema Facturen & betalingen en vervolgens het scenario Vervalste facturen (B2B). U zult dan adviezen en informatie ontvangen over de stappen die u moet zetten, evenals de contactgegevens van de personen die uw onderneming kunnen helpen. - Neem contact op met uw klant om de betaling van andere facturen op de rekening van de oplichters te blokkeren.
- Neem contact op met al uw klanten om hen te melden dat u het slachtoffer bent geworden van vervalsing van facturen en vraag hen om te controleren of het rekeningnummer op uw facturen klopt.
