Veelgestelde vragen over factuurfraude (FAQ)

FAQ Algemeen

Wat is factuurfraude?

Factuurfraude is fraude waarbij oplichters een factuur onderscheppen. Ze wijzigen het rekeningnummer en verzenden daarna de aangepaste factuur naar de bestemmeling. Wanneer die de factuur betaalt, betaalt hij dus de oplichters.

Zowel de verzender als de bestemmeling is slachtoffer van de manipulatie.

Wat is het verschil tussen spookfacturen en vervalste facturen?

Spookfacturen zijn compleet verzonnen facturen voor diensten of goederen die men nooit heeft besteld. Spookfacturen worden met duizenden tegelijk digitaal verstuurd in de hoop dat iemand ze zomaar betaalt zonder te checken of hij die dienst of dat product ook echt heeft besteld. Bij spookfacturen zijn de gefactureerde bedragen eerder klein, tussen 50 en 1.000 euro.

Bij factuurfraude gaat het om echte facturen voor geleverde goederen of diensten die worden vervalst. Daardoor lijkt er op het eerste gezicht niets mis met die facturen en is het gevaar dat de ontvanger ze betaalt, veel groter. De gefactureerde bedragen van vervalste facturen liggen vaak boven de 1.000 euro.

Hoe gaan oplichters te werk?

De facturen kunnen op verschillende manieren worden onderschept. Eén methode is dat oplichters ze onderscheppen in het postcircuit, zoals uit de rode brievenbussen van bpost. De facturen kunnen ook worden gestolen in de sorteerdiensten van ondernemingen of zelfs bij particulieren (in hun brievenbussen of in de papieren die op het trottoir worden achtergelaten wanneer het papier en het karton worden opgehaald).

Om het rekeningnummer te vervangen, kunnen de oplichters op verschillende manieren te werk gaan. In het geval van een originele gedigitaliseerde factuur passen ze de gegevens van de leverancier of van de verkoper met specifieke software aan. In andere gevallen voegen oplichters een brief bij die vermeldt dat het rekeningnummer is gewijzigd of kleven ze een sticker op de enveloppe of op de factuur “Opgelet, gewijzigd rekeningnummer”. Vervolgens verzenden ze de aangepaste factuur.

Bovendien is digitale factuurfraude aan een stevige opmars begonnen. Ook hier worden de elektronische facturen vervalst. Een hacker dringt bijvoorbeeld binnen in het informaticasysteem van een leverancier en wijzigt het rekeningnummer op de facturatiemails. Of hij besmet het informaticasysteem met een virus, waardoor hij vanop afstand in het systeem of in e-mails een rekeningnummer kan aanpassen.

Gebeurt factuurfraude alleen met papieren facturen? Betreft dat ook elektronische facturen?

Factuurfraude was aanvankelijk alleen een probleem bij papieren facturen. Maar omdat ondernemingen steeds vaker elektronische facturen sturen naar hun klanten, zijn ook de oplichters meer en meer overgegaan naar het onderscheppen van elektronische facturen Ze doen dat bijvoorbeeld door het informaticasysteem van een leverancier te hacken en zo het rekeningnummer op facturatiemails te wijzigen. Ze kunnen ook het informaticasysteem met een virus besmetten, waardoor ze vanop afstand in het systeem of in e-mails een rekeningnummer kunnen aanpassen.

Komt factuurfraude vaak voor?

Jaarlijks krijgen verschillende instanties en organisaties enkele honderden meldingen over factuurfraude. Zo ontving de FOD Economie vorig jaar zo’n 200 meldingen over vervalste facturen: in twee op de drie gevallen ging het om een papieren factuur die was vervalst, in één op de drie gevallen om een elektronische factuur.

Dat aantal meldingen biedt echter geen volledig beeld, aangezien slachtoffers tot dan niet goed wisten tot wie ze zich moesten richten en daarbij bij meerdere instanties een klacht indienden: bij de politie, het parket, de FOD Economie, bpost of hun werkgeversorganisatie. Bovendien zijn heel wat slachtoffers ook beschaamd dat ze in de val zijn gelopen en melden ze het daarom niet.

Daarom worden alle meldingen voortaan gecentraliseerd bij meldpunt.belgie.be: dat laat toe de fraudegevallen beter te analyseren en er statistieken van op te maken. Alle meldingen worden er uiteraard vertrouwelijk behandeld, zodat slachtoffers in alle vertrouwen hun probleem kunnen aankaarten

Welke facturen worden het meest vervalst?

Oplichters onderscheppen alle soorten facturen, maar ze proberen meestal facturen van eenmalige betalingen van een groot bedrag te bemachtigen. Uit de meldingen van factuurfraude die de FOD Economie in 2016 ontving, blijkt dat het over facturen van gemiddeld 14.000 euro ging, van 1.600 euro tot facturen van meer dan 55.000 euro.

Vaak hoort men dat vooral bouwbedrijven worden geviseerd, maar de gekende gevallen van factuurfraude gaan over allerlei sectoren.

Wie bestrijdt factuurfraude? Hoe gebeurt dat?

Factuurfraude wordt door verschillende instanties bestreden. In de eerste plaats doet de politie bij meldingen onderzoek en probeert ze de oplichters te vatten. De politie stelt vast dat de oplichters meestal gebruikmaken van zogenaamde “muilezels”: personen, vaak jongeren, die hun bankrekening
ter beschikking stellen om het geld te laten overschrijven en zo een graantje meepikken. Wanneer de politie daders (oplichters zelf of muilezels) kan identificeren, gaat het dossier naar het gerecht. Die aanpak leidde intussen al tot meerdere arrestaties.

Ook de economische inspectie van de FOD Economie speelt een rol in de bestrijding van factuurfraude:

• ze centraliseert de meldingen van slachtoffers van factuurfraude via de site meldpunt.belgie.be;
• ze verwittigt de banken van frauduleuze handelingen met bepaalde bankrekeningen;
• ze informeert en sensibiliseert consumenten en ondernemingen over die problematiek.

Ook bpost onderneemt heel wat acties tegen factuurfraude. Het postbedrijf zet daarom in op een maximale beveiliging van zijn netwerk:

• door de technische aanpassing van de sloten op postbussen of de vervanging ervan door nieuwe types sloten met een badgesysteem;
• door de installatie van nieuwe postbussen met extra beveiliging en van camera’s;
• door sensibiliseringsacties.

Moeten banken bij een overschrijving controleren of het rekeningnummer wel overeenstemt met de naam van de begunstigde van de betaling?

Neen, de banken zijn hiertoe niet verplicht. Volgens de wet is een betalingsopdracht correct uitgevoerd als ze gebeurt in overeenstemming met de unieke identificator (namelijk het bankrekeningnummer). Banken zijn dus niet verplicht om te controleren of dit
rekeningnummer overeenstemt met de naam van de begunstigde van de betaling.

FAQ Ontvanger van de factuur

Hoe kan ik een vervalste factuur herkennen?

Vervalste facturen zien er meestal net hetzelfde uit als de originele. Alleen het bankrekeningnummer verschilt. Met de volgende tips zou u echter vervalste facturen gemakkelijker moeten kunnen herkennen.

• Vergelijk het rekeningnummer op de factuur met het nummer op de bestelbon of op de officiële website van de verkoper of de leverancier. Indien het rekeningnummer verschilt, neem dan contact op met de verkoper of de leverancier om na te gaan of die wijziging correct is. Neem contact op met het bedrijf via een telefoonnummer of e-mailadres dat u kent, want de contactgegevens op de factuur kunnen ook vervalst zijn.

• Wees extra op uw hoede wanneer op een factuur wordt vermeld dat het rekeningnummer is veranderd of wanneer op de factuur of op de enveloppe een etiket is aangebracht met het bericht “Opgelet, verandering van rekeningnummer”. Neem ook altijd de tijd om het rekeningnummer van een eerste factuur van een verkoper of een leverancier te controleren voordat u betaalt.

• Houd de gegevens en het rekeningnummer van uw leveranciers bij - zelfs indien u met e-banking hebt betaald. Wanneer u een nieuwe factuur betaalt, moet u nagaan of het rekeningnummer wel degelijk met de ingevoerde gegevens overeenstemt.
• Betaal nooit een factuur of een rekening die er verdacht uitziet zonder dat u goed hebt gecontroleerd of u bij die onderneming iets hebt besteld.

Wat kan ik doen om niet in de val van valse facturen te trappen?

• Vergelijk het rekeningnummer op de factuur met het nummer op de bestelbon of op de officiële website van de verkoper of de leverancier.
• Wees extra op uw hoede wanneer op een factuur wordt vermeld dat het rekeningnummer is veranderd of wanneer op de factuur of op de enveloppe een etiket is aangebracht met het bericht “Opgelet, verandering van rekeningnummer”. Neem ook altijd de tijd om het rekeningnummer van een eerste factuur van een verkoper of een leverancier te controleren voordat u betaalt.

• Bel in geval van twijfel de onderneming op via een nummer dat u al kent (het telefoonnummer op de factuur kan ook vervalst zijn).
• Houd de gegevens en het rekeningnummer van uw leveranciers bij - zelfs indien u met e-banking hebt betaald. Wanneer u een nieuwe factuur betaalt, moet u nagaan of het rekeningnummer wel degelijk met de ingevoerde gegevens overeenstemt.
• Let ook op wanneer de datum van de verzending van de factuur en de datum van ontvangst een kleine week (of meer) verschillen. Dat is de tijd die de oplichters nodig hebben om de factuur te vervalsen.
• Betaal nooit een factuur of een rekening die er verdacht uitziet zonder dat u goed hebt gecontroleerd of u bij die onderneming iets hebt besteld.
• Controleer of het e-mailadres correct is indien u een factuur per e-mail hebt ontvangen. Bij twijfel kunt u het IP-adres van waar het e-mailbericht werd verstuurd, ook controleren op de site www.whois.com.

Wat moet ik doen als ik een vervalste factuur heb betaald?

• Indien u een aanmaning of een herinnering tot betaling hebt ontvangen, moet u eerst contact opnemen met de verkoper of de leverancier. Misschien is er gewoon een vergissing in het spel.
• Indien dat niet het geval is, moet u onmiddellijk met de betrokken banken contact opnemen (uw bank en de bank waarnaar u het geld hebt overgeschreven), om hen op de hoogte te brengen van de fraude. Uw bank zal dan aan de bank met het bankrekeningnummer van de oplichters vragen om het bedrag in kwestie terug te storten. Die bank zal ook proberen om de overschrijving te blokkeren of zal de rekening blokkeren, zodat de oplichters er geen geld kunnen van af halen.
• Meld het incident op https://meldpunt.belgie.be (scenario “vervalste factuur”). U krijgt dan aan het einde van uw melding meteen advies en informatie over welke stappen u nog kunt zetten en wie u daarbij kan helpen.

Kan ik mijn geld recupereren?

Indien u een vervalste factuur hebt betaald, moet u zo snel mogelijk contact opnemen met uw bank. Uw bank zal dan aan de bank met het bankrekeningnummer van de oplichters vragen om het bedrag in kwestie terug te storten. Die bank zal ook proberen om de overschrijving te blokkeren of zal de rekening blokkeren, zodat de oplichters er geen geld kunnen van af halen. Indien de fraude echter te laat wordt ontdekt en het geld al is afgehaald door de oplichters of overgeschreven naar een buitenlandse rekening, kunt u uw geld niet meer recupereren via de bank.

Daarom meldt u het incident best ook op meldpunt.belgie.be (scenario “vervalste factuur”). Indien de daders kunnen worden geïdentificeerd, wordt het dossier aan het gerecht overgemaakt. In dat geval is het ook nuttig om u burgerlijke partij te stellen bij de politie. Indien de daders worden veroordeeld, kunt u via die burgerlijke partijstelling mogelijk uw geld recupereren.

Moet ik de factuur nog aan de verkoper/leverancier betalen?

Net als de verkoper of de leverancier hebt u te goeder trouw gehandeld, maar bent u het slachtoffer van een oplichter. Vanuit juridisch oogpunt gaat uw betalingsverplichting echter pas teniet wanneer de betaling aan de schuldeiser, d.w.z. de verkoper, heeft plaatsgevonden. Uw schuld blijft dus bestaan ten opzichte van de “rechthebbende” schuldeiser. In principe moet u de verkoper nog steeds betalen nadat u de vervalste factuur aan de oplichters hebt betaald. Het staat de verkoper uiteraard vrij om een gebaar te doen. Indien u weigert om de verkoper of de leverancier te betalen, is het aan een rechter om te beslissen.

Daarom meldt u de fraude best ook op meldpunt.belgie.be (scenario “vervalste factuur”). Indien de daders kunnen worden geïdentificeerd, wordt het dossier aan het gerecht overgemaakt. In dat geval is het ook nuttig om u burgerlijke partij te stellen bij de politie. Indien de daders worden veroordeeld, kunt u via die burgerlijke partijstelling mogelijk uw geld recupereren.

Kan mijn verzekeraar tussenkomen bij factuurfraude? Kan ik me tegen dat risico laten verzekeren?

Er zijn geen verzekeringen die tussenkomen bij factuurfraude. In sommige gevallen kunt u een beroep doen op de juridische bijstandsverzekering. Raadpleeg hiervoor uw verzekeraar.

FAQ Verzender van de factuur

Wat kan ik doen om ervoor te zorgen dat mijn facturen niet worden vervalst?

Er bestaat helaas geen mirakeloplossing tegen factuurfraude. Maar de volgende tips kunnen factuurfraude helpen vermijden:

• Vermijd meldingen op uw enveloppen, zoals de naam of het logo van uw onderneming. Gebruik bijvoorbeeld blanco enveloppen en geen vensterenveloppen voor uw facturen. Enveloppen met een venster worden vooral voor professionele doeleinden gebruikt en trekken daardoor de aandacht van de oplichters.
• Vermeld uw bankrekeningnummer niet alleen op uw facturen, maar ook op uw bestelbonnen en op uw website. Vraag aan uw klanten om het rekeningnummer te controleren voordat ze de betaling uitvoeren.
• Verzend uw facturen niet alleen met de post, maar ook per e-mail of via e-invoicing.
• Volg de betalingen van uw facturen nauwgezet op. Neem snel contact op met de betrokken klant indien een betaling op zich laat wachten. In geval van factuurfraude kunt u andere buitengaande facturen controleren en ze eventueel blokkeren.
• Controleer de beveiliging van uw onderneming en uw kantoor om op die manier interne fraude of diefstal uit te sluiten.
• Verzend niet al uw facturen gelijktijdig en gooi ze niet in de brievenbussen van industrieterreinen, die na de kantooruren vaak verlaten zijn. Breng uw facturen (en dan vooral de facturen voor zeer hoge bedragen) indien mogelijk naar het plaatselijke postkantoor of gooi ze net voordat de brievenbussen worden geleegd, in de brievenbus.
• Installeer op uw computers een hoogwaardig up-to-date antivirussoftware om fraude met digitale facturen te voorkomen.

Wat moet ik doen als mijn factuur vervalst is en mijn klant op het verkeerde rekeningnummer heeft overgeschreven?

• Neem contact op met uw klant en vraag hem om zo snel mogelijk zijn bank op de hoogte te brengen. Zijn bank zal dan aan de bank waarvan het rekeningnummer van de oplichters wordt vermeld, vragen om de verrichting te stoppen door de overschrijving of de rekening te blokkeren, zodat er geen geld meer kan worden van af gehaald.
• Neem contact op met uw klant om de betaling van andere facturen op de rekening van de fraudeur te blokkeren.
• Meld het incident op https://meldpunt.belgie.be (scenario “vervalste factuur”). Uw melding zal automatisch aan de politie en aan bpost worden bezorgd, zodat ze daar kan worden onderzocht. Bovendien krijgt u aan het einde van uw melding meteen advies en informatie over welke stappen u nog kunt zetten en wie uw onderneming daarbij kan helpen.
• Neem contact op met al uw klanten om hen te melden dat u het slachtoffer bent geworden van vervalsing van facturen en vraag hen om te controleren of het rekeningnummer op uw facturen klopt.
• Neem contact op met uw boekhouder om meer te weten te komen over de fiscale gevolgen.

Kan ik eisen dat mijn klant me alsnog betaalt?

Net als uw klant hebt u te goeder trouw gehandeld, maar bent u beiden het slachtoffer geworden van een oplichterij. Vanuit juridisch standpunt dooft de betalingsverplichting van de klant echter pas uit nadat het bedrag op uw rekening is gestort. Ook al handelde de klant te goeder trouw bij factuurfraude, zijn betaalschuld ten aanzien van u blijft bestaan, ondanks het feit dat hij de vervalste factuur al aan de oplichters heeft betaald.

Uiteraard kunt u een geste doen voor uw klant, maar u bent daartoe natuurlijk niet verplicht. Indien de klant weigert om u te betalen, moet uiteindelijk een rechter beslissen.

Kan ik mijn onderneming verzekeren tegen factuurfraude?

Een zeer beperkt aantal verzekeraars bieden verzekeringen aan tegen allerlei soorten fraude waarmee ondernemingen kunnen worden geconfronteerd. Voor meer informatie kunt u bij die verzekeraars terecht. In sommige gevallen kunt u een beroep doen op de juridische bijstandsverzekering. Raadpleeg hiervoor uw verzekeraar.