Het ondernemingsloket is het centrale contactpunt voor starters en bestaande ondernemingen om de administratieve formaliteiten te vervullen.
Als u een eenmanszaak begint, moet u zich eerst wenden tot een erkend ondernemingsloket. Voor een vennootschap is de eerste stap in de meeste gevallen de notaris, gevolgd door de neerlegging van de statuten bij de griffie van de ondernemingsrechtbank; om uw inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen helemaal af te ronden, moet u daarna nog naar een ondernemingsloket gaan.
Een ondernemingsloket contacteren
Er zijn momenteel acht erkende ondernemingsloketten. De ondernemingsloketten hebben samen ongeveer 156 lokale kantoren verspreid over heel België. U kunt uw ondernemingsloket vrij kiezen, waar uw bedrijf gevestigd is, heeft geen belang.
Meer informatie over de ondernemingsloketten en hun kantoren.
Rol van het ondernemingsloket
Het ondernemingsloket vervult verschillende taken:
- het gaat na of u voldoet aan de wettelijke eisen om de door u gewenste activiteit te mogen uitoefenen;
- het zorgt voor uw (verplichte) inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen;
- het kan in uw plaats bepaalde administratieve formaliteiten afhandelen, zoals:
- uw identificatie bij de btw of de RSZ regelen;
- verschillende toelatingen aanvragen (FAVV, SABAM, …).
Daarnaast bieden de loketten ook nog andere diensten aan zoals:
- de aansluiting bij een sociaalverzekeringsfonds voor zelfstandigen (elke ondernemingsloket beschikt over een verbonden sociaalverzekeringsfonds);
- de aansluiting bij een verbonden sociaal secretariaat;
- de verstrekking van advies bij de oprichting van uw project;
- de opstelling van dossiers voor subsidieaanvragen;
- opleidingen;
- een begeleiding tijdens de eerste activiteitsmaanden, enz.
Voor die aanvullende diensten staat het de loketten vrij om zelf hun tarieven te bepalen.
Inschrijving bij de Kruispuntbank der Ondernemingen
De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) is een databank met alle basisidentificatiegegevens van geregistreerde entiteiten (hierna entiteiten genoemd) en hun vestigingseenheden. Geregistreerde entiteiten zijn onder meer alle rechtspersonen naar Belgisch recht en de natuurlijke personen die een beroepsactiviteit op zelfstandige basis uitoefenen.
Het onderscheid tussen ambachts-, handelsondernemingen en niet-handelsondernemingen naar privaat recht werd afgeschaft sinds 1 november 2018. Die hoedanigheden werden vervangen door de hoedanigheid ‘inschrijvingsplichtige onderneming’.
De ondernemingsloketten zijn verplicht de onderneming onmiddellijk te registreren bij de KBO wanneer de aanvraag compleet is. In geval van een onjuiste, onvolledige of ongegronde aanvraag tot inschrijving stelt het ondernemingsloket de aanvrager zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen vijf werkdagen na de aanvraag op de hoogte.
Het ondernemingsnummer
Bij de inschrijving in de KBO krijgt elke entiteit een uniek identificatienummer, het ondernemingsnummer. Alle resterende ondernemingsnummers die met 0 beginnen, worden in 2022 toegekend. Zodra die reeks is uitgeput, worden ondernemingsnummers toegekend waarvan het eerste cijfer 1 is.
De entiteit moet het ondernemingsnummer gebruiken in alle contacten met administratieve of gerechtelijke instanties. Het ondernemingsnummer wordt bijvoorbeeld ook gebruikt voor de identificatie bij de btw-administratie en de RSZ.
Elke inschrijvingsplichtige onderneming moet altijd het ondernemingsnummer vermelden op alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders en andere stukken.
De gebruikte marktkramen voor de uitoefening van de economische activiteit van de inschrijvingsplichtige onderneming, evenals de vervoermiddelen, die hoofdzakelijk worden gebruikt in het kader van de uitoefening van ambulante activiteiten, of, in het geval van werkgevers, in het kader van een activiteit van burgerlijke of utiliteitsbouw of een activiteit van reinigen van het interieur van gebouwen, dragen op zichtbare wijze het ondernemingsnummer.
Het vestigingseenheidsnummer
Elke vestigingseenheid van een entiteit krijgt ook een uniek identificatienummer. Dit vestigingseenheidsnummer verschilt van het ondernemingsnummer. Het vestigingseenheidsnummer bestaat uit tien cijfers. Het eerste is een cijfer van 2 tot 8.
Een vestigingseenheid is elke plaats die geografisch kan worden geïdentificeerd door een adres, waar ten minste één activiteit van de entiteit wordt uitgeoefend of van waaruit de activiteit wordt uitgeoefend (bv.: werkplaats, winkel, magazijn, verkooppunt, kantoor, directie, zetel, agentschap, bijkantoor en filiaal). Dat betekent dat een entiteit met verschillende vestigingseenheden ook meerdere vestigingseenheidsnummers heeft.
De inschrijvingsplichtige ondernemingen moeten hun vestigingseenheden in de KBO laten inschrijven door een erkend ondernemingsloket. Zij kunnen echter zelf het adres van hun vestigingseenheden gratis wijzigen via de toepassing "My Enterprise". De vzw’s daarentegen kunnen de gegevens van hun vestigingseenheid zelf invoeren, wijzigen en stopzetten via dezelfde toepassing.
Inschrijving van een eenmanszaak
Na de controle van uw ondernemersvaardigheden (indien nodig) schrijft het ondernemingsloket uw geregistreerde entiteit natuurlijk persoon onderneming in als inschrijvingsplichtige onderneming in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Hierdoor krijgt u een ondernemingsnummer.
Wanneer uw geregistreerde entiteit natuurlijk persoon niet aan de voorwaarden voldoet of wanneer een verplicht document ontbreekt, weigert het loket de inschrijving. Het loket moet de weigering motiveren. U kunt een nieuwe aanvraag indienen die wel aan de vereiste voorwaarden voldoet of beroep aantekenen bij de Vestigingsraad van het bevoegde gewest.
Merk op dat het de beroepsorganisatie (orde, instituut of kamer) waarvan u afhangt is, die in bepaalde gevallen belast is met de taak om na te gaan of u aan de voorwaarden voldoet om het betrokken beroep uit te oefenen en die; als u voldoet, de toegekende toelating invoert in de KBO.
De inschrijving kost 105,50 euro, één vestigingseenheid inbegrepen, plus 105,50 euro per bijkomende vestigingseenheid. Dit is de prijs begin 2024, maar hij wordt jaarlijks aangepast aan de index.
Inschrijving van een vennootschap
De vennootschappen worden in de Kruispuntbank van Ondernemingen opgenomen bij de neerlegging van de oprichtingsakte (elektronisch of bij de griffie van de ondernemingsrechtbank). Op dat moment krijgen zij hun ondernemingsnummer. Daarna moet de vennootschap naar een ondernemingsloket om de hoedanigheid van inschrijvingsplichtige onderneming te laten opnemen in de KBO.
Vennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid moeten contact opnemen met een ondernemingsloket waar zowel de inschrijving in de KBO als de inschrijving van de hoedanigheid als inschrijvingsplichtige onderneming gebeurt.
Het ondernemingsloket kan de inschrijving van uw entiteit weigeren wanneer die niet voldoet aan de voorwaarden tot de toegang tot het beroep waaraan zij, afhankelijk van het geval, moet beantwoorden of wanneer een verplicht document ontbreekt. De weigering moet steeds gemotiveerd zijn. In het geval van weigering van de inschrijving als inschrijvingsplichtige onderneming door het ondernemingsloket, kunt u beroep aantekenen bij de Vestigingsraad van het bevoegde gewest.
Indien die handeling niet gratis is, kost de inschrijving 105,50 euro, één vestigingseenheid inbegrepen, plus 105,50 euro per bijkomende vestigingseenheid. Dit is de prijs begin 2024, maar hij wordt jaarlijks aangepast aan de index.
Naast de hoedanigheid inschrijvingsplichtige onderneming en de vestigingseenheden schrijft het ondernemingsloket ook andere gegevens in, zoals de activiteiten en bankrekeningnummers.
Inschrijving in de KBO van buitenlandse entiteiten met vestiging in België
Als een buitenlandse entiteit activiteiten wilt uitoefenen in België en zich er wilt vestigen, heeft ze verschillende opties: ze kan een bijkantoor, een filiaal of een vestigingseenheid oprichten.
Het bijkantoor
Juridisch gezien is een bijkantoor in de zin van het Wetboek van Vennootschappen, geen afzonderlijke entiteit van de vennootschap. Het bijkantoor en de buitenlandse entiteit zijn één en dezelfde entiteit.
De entiteit met bijkantoor in België, krijgt, indien zij daar nog niet over beschikt en bij de neerlegging die de opening van het bijkantoor voorafgaat, bij de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank haar ondernemingsnummer.
Vervolgens moet ze zich wenden tot een ondernemingsloket van haar keuze om zich als inschrijvingsplichtige onderneming in te laten schrijven.
Het filiaal
Juridisch gezien is dat een afzonderlijke entiteit van de buitenlandse entiteit, met eigen rechtspersoonlijkheid (anders dan bij het bijkantoor). De gekozen juridische vorm is in dat geval een Belgische rechtsvorm.
Het in België gevestigde filiaal krijgt bij zijn inschrijving in de KBO een ondernemingsnummer van de notaris of van de griffie van de ondernemingsrechtbank. Vervolgens moet het zich wenden tot een ondernemingsloket naar keuze om zich als inschrijvingsplichtige onderneming in te laten schrijven.
De vestigingseenheid
Buitenlandse entiteiten kunnen activiteiten uitoefenen vanop een adres in België, zonder daarvoor een bijkantoor of filiaal te moeten oprichten. In dat geval oefenen zij hun activiteiten uit in België via een vestigingseenheid (bijvoorbeeld: werkplaatsen, fabrieken, winkels, verkooppunten, kantoren…).
Een entiteit met alleen een vestigingseenheid in België krijgt van het ondernemingsloket bij de inschrijving van die vestigingseenheid in de KBO haar ondernemingsnummer.
Wat als er iets verandert?
Bij veranderingen (nieuw adres van de vestigingseenheid, telefoonnummer, activiteit...) heeft u één maand de tijd om uw inschrijving als inschrijvingsplichtige onderneming aan te passen. U bent immers zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de ingeschreven gegevens in de KBO.
Die aanpassingen kunnen worden uitgevoerd, ofwel via een ondernemingsloket, ofwel (in bepaalde gevallen) via de “My Enterprise”-toepassing, en dit 24u/24 en gratis.
Voor gegevenswijzigingen die u niet zelf kunt aanbrengen via My Enterprise , kunt u de "My Enterprise"-toepassing gebruiken om de dienst op te zoeken waarmee u contact moet opnemen.
Economische activiteit - NACE-code
Bij de inschrijving van de activiteiten in de Kruispuntbank van Ondernemingen gebruiken de ondernemingsloketten de NACE-codes.
De ondernemingsloketten kunnen echter moeilijkheden ondervinden bij de keuze van de NACE-code voor specifieke activiteiten. In dat geval nemen ze contact op met de FOD Economie die hen advies geeft over de te gebruiken codes.
Raadpleeg de lijst van de activiteiten waarvoor de FOD Economie al advies heeft gegeven (PDF, 537.99 KB).
Of een opzoeking uitvoeren met behulp van de zoekmodule voor de Nacebel codes:
Waar vindt u een ondernemingsloket?
Er zijn momenteel acht erkende ondernemingsloketten. De ondernemingsloketten hebben samen 154 lokale kantoren verspreid over heel België. U kunt uw ondernemingsloket vrij kiezen, waar uw bedrijf gevestigd is, heeft geen belang.
Meer informatie over de ondernemingsloketten en hun kantoren.