Procedures voor overheidsopdrachten

U kunt verschillende procedures overwegen, afhankelijk van het soort overheidsopdracht of de kenmerken ervan (met name het bedrag). Elke procedure heeft zijn specifieke kenmerken en/of beperkingen. Afhankelijk van het geval moet de aanbestedende overheid verschillende fasen doorlopen om de overeenkomst te sluiten.

Belangrijkste soorten procedures

Er zijn zes soorten procedures. Afhankelijk van het geval verloopt de procedure in één of twee fasen.
Bij een procedure in één fase:

• publiceert de aanbestedende overheid een aankondiging van de opdracht met bestek; 
• stellen ondernemers zich kandidaat en dienen ze hun offerte in.

Bij een procedure in twee fasen:

• publiceert de aanbestedende overheid een aankondiging van de opdracht met een selectieleidraad (tenzij bepaalde documenten vertrouwelijk zijn);
• schrijven ondernemers zich in voor de opdracht;
• controleert de aanbestedende overheid of de kandidaten voldoen aan de minimumeisen van de aankondiging van de opdracht;
• deelt de aanbestedende overheid de kandidaten het resultaat van haar ontvankelijkheidsanalyse mee met een gemotiveerde beslissing;
• stuurt de aanbestedende overheid het bijzonder bestek;
• sturen de kandidaten die in aanmerking komen in een tweede fase hun offerte.

Openbare procedure (OP)

De openbare procedure verloopt in één fase.

Elke geïnteresseerde ondernemer kan een offerte indienen wanneer de aankondiging van de opdracht wordt gepubliceerd. Het aantal ontvangen inschrijvingen kan dan ook soms hoog zijn.

Niet-openbare procedure (NOP)

De niet-openbare procedure verloopt in twee fasen.

Elke geïnteresseerde ondernemer kan een aanvraag tot deelname indienen na de publicatie van de aankondiging van de opdracht. Alleen de gegadigden die de aanbestedende overheid selecteert, mogen een offerte indienen.

Mededingingsprocedure met onderhandeling (MPMO)

De mededingingsprocedure met onderhandeling is een procedure in twee fasen waarbij elke geïnteresseerde ondernemer zich kan inschrijven na een oproep tot mededinging en alleen de geselecteerde kandidaten een offerte kunnen indienen. In deze procedure mag/moet de aanbestedende overheid met de inschrijvers onderhandelen over de voorwaarden van de opdracht. De procedure is alleen van toepassing in bepaalde gevallen waarin de wet voorziet.

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (VOPMVB)

De vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking bestaat uit één fase waarin elke ondernemer een offerte kan indienen naar aanleiding van een aankondiging van een opdracht, en de aanbestedende overheid met een of meer van hen over de voorwaarden van de opdracht kan onderhandelen.

Deze procedure is alleen toegestaan:

• voor leveringen of diensten met een geraamde waarde onder de Europese bekendmakingsdrempel (tweejaarlijks herzien);
• voor opdrachten voor werken met een geraamde waarde van minder dan 750.000 euro exclusief btw.

Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (OPZVB)

De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking gebeurt in één fase.

In deze procedure vraagt de aanbestedende overheid een offerte aan bij een of meer ondernemers van haar keuze. Ze kan met hen over de voorwaarden van de overeenkomst onderhandelen, maar niet over gunningscriteria of essentiële bepalingen.
De procedure mag alleen worden gebruikt in de gevallen die strikt wettelijk zijn opgesomd, als voorzorgsmaatregel gezien de negatieve gevolgen voor de mededinging.

Overheidsopdrachten van beperkte waarde 

Opdrachten van beperkte waarde zijn opdrachten in traditionele sectoren met een geraamde waarde van minder dan 30.000 euro exclusief btw. 

Voor deze opdrachten geldt een flexibelere procedure:

• het is niet verplicht om te vragen een offerte in te dienen (een raadpleging van hun website, een bestek of een verzoek om een catalogus volstaat), maar het wordt wel sterk aangeraden;
• het is niet verplicht om een aankondiging van de opdracht te publiceren;
• het is niet verplicht om te beschikken over een bestek, hoewel dat nog steeds wordt aanbevolen, met name om de voorwaarden van de overeenkomst (gunningscriteria, betalingsvoorwaarden, enz.) en de rechten en plichten van de partijen vast te leggen;
• het is niet verplicht om het bestaan van uitsluitingsgronden te controleren, behalve naleving van de geldende verplichtingen op het gebied van milieu-, sociaal en arbeidsrecht;
• de opdracht kan worden gesloten door een bestelbon en eenvoudige aanvaarding van een factuur; dat wil echter niet zeggen dat het niet verplicht is om op voorhand een bestelbon te hebben;
• er kunnen voorschotten worden gevraagd.

In de praktijk moet de aanbestedende overheid meerdere ondernemers raadplegen en het bewijs van die raadpleging kunnen leveren. Het is raadzaam om ten minste 3 bedrijven te raadplegen, of zelfs meer als de sector zeer concurrerend is.

Meer informatie over overheidsopdrachten van beperkte waarde

Andere procedures

Er zijn nog andere procedures voor overheidsopdrachten die hier niet worden beschreven, met name voor de aankoop van producten of de uitvoering van diensten of werken waarvoor nog geen oplossingen op de markt bestaan (innovatiepartnerschap), of voor opdrachten voor sociale diensten (specifieke “social light”-procedure).

Voor meer informatie over die procedures, zie de website van de FOD Beleid en Ondersteuning.