Table of Contents
Het algemene principe voor het bepalen van prijzen in een overheidsopdracht is dat van de vaste prijs. Dat betekent dat de prijzen in de oorspronkelijke offerte van de inschrijver a priori vastliggen.
Afhankelijk van de duur van de opdracht of de variabiliteit van de kosten van de onderdelen ervan, kunnen de prijzen echter tijdens de uitvoering worden herzien om ze aan te passen aan veranderingen in economische en/of sociale omstandigheden.
Om de prijzen te kunnen herzien, moeten de voorwaarden uitdrukkelijk en duidelijk worden vermeld in een specifieke clausule in het bestek, rekening houdend met objectieve parameters zoals bijvoorbeeld indexen.
Voor bepaalde soorten opdrachten voor werken of diensten is een prijsherzieningsclausule verplicht. De voorwaarden worden overgelaten aan de aanbestedende overheid (meer informatie op de website van de FOD Beleid en Ondersteuning).
Wat is een prijsherzieningsclausule?
Een prijsherzieningsclausule is een onderdeel van het bestek dat bepaalt hoe de prijs die bij de start van de opdracht overeengekomen werd, aangepast.
Een dergelijke clausule moet de volgende aspecten bevatten:
- de elementen van de overeenkomst waarvoor prijsaanpassingen zijn toegestaan;
- wanneer de prijzen mogen worden herzien en hoe vaak;
- hoe de onderneming of de aanbestedende overheid de clausule moet activeren en de prijsherziening moet aanvragen (e-mail/brief, te verstrekken documenten, termijnen, enz.);
- de gekozen formule voor het berekenen van de prijsherziening;
- de objectieve parameters of indexen die in de prijsherzieningsformule worden gebruikt.
Hoe bepaalt u de prijsherzieningsformule?
De prijsherzieningsformule is meestal gebaseerd op een indexeringsmechanisme. Ze vergelijkt prijs- of kostenindicatoren (indexcijfers) op verschillende tijdstippen om te bepalen hoe die zijn geëvolueerd.
Idealiter weerspiegelt de formule de werkelijke structuur van de prijzen/kosten van de samenstellende elementen van de overheidsopdracht, zodat zo getrouw mogelijk rekening wordt gehouden met de evolutie ervan.
Daarvoor moet de meest geschikte prijsindex (Belgische of buitenlandse) worden gekozen om het doel en de realiteit van de opdracht weer te geven. De herzieningsformule kan eventueel gebaseerd zijn op verschillende indexen, afhankelijk van de aard van de diensten, werken of leveringen die het voorwerp uitmaken van de opdracht. In dat geval moet aan elke index in de herzieningsformule een gewicht worden toegekend dat overeenkomt met het werkelijke gewicht in de totale prijzen/kosten van het onderdeel van het product of de opdracht waarop de index betrekking heeft.
Ook kan een herzieningsformule worden overwogen die is gebaseerd op een eerste herzienbaar deel en een tweede vast deel.
Bij overheidsopdrachten in percelen kan de aanbestedende overheid voor elk perceel een andere herzieningsformule vaststellen als dat relevant is. Aangezien een perceel een opdracht op zich is, kan het zinvol zijn om te voorzien in verschillende prijsherzieningsformules met verschillende parameters, afhankelijk van het voorwerp van de verschillende percelen.
Welke index moet worden gekozen om prijzen te herzien?
Vaak gebruiken aanbestedende overheden gemakshalve of uit gewoonte algemene samengestelde indexcijfers zoals het indexcijfer van de consumptieprijzen of het indexcijfer van de producentenprijzen.
Dat is niet altijd de meest geschikte aanpak. Afhankelijk van de specifieke aard van de opdracht kunnen andere indexcijfers relevanter blijken, omdat ze directer verband houden met het voorwerp van de opdracht en met prijstrends die specifiek zijn voor de samenstellende delen ervan.
Het is dus een goed idee om vooraf de belangrijkste parameters van de opdracht te analyseren en na te gaan of er indexen bestaan die daarop betrekking hebben.
Elke maand publiceert de Algemene Directie Statistiek van de Federale Overheidsdienst Economie prijsindexen voor een brede waaier van producten, productcategorieën, diensten, enz. Die indexen kunnen aanbestedende diensten gebruiken om hun prijsherzieningsformule te verfijnen.
Op de pagina Enkele nuttige indexen voor prijsherziening kunt u lezen hoe u de meest geschikte index kiest voor de aard van uw overheidsopdracht.
Prijsherziening in de bouwsector
Voor bepaalde soorten werken kan een prijsherzieningsclausule verplicht zijn. Dat is niet altijd het geval, maar wordt vaak aanbevolen.
In prijsherzieningsclausules voor bouwcontracten wordt bijvoorbeeld regelmatig gebruik gemaakt van de prijsindexcijfers voor materialen, die de Mercuriale publiceert, en voor lonen. Dat gebruik is facultatief bij overheidsopdrachten, maar zeer gangbaar. Volgens de wet op de woningbouw, bekend als de wet Breyne, is het gebruik zelfs verplicht wanneer een prijsherzieningsclausule is opgenomen.
De FOD Economie bepaalt periodiek de waarde van de referentieprijsindexen in de bouwsector:
- index I (in zijn laatste versie, de I-2021);
- sectorindexen zoals de wegenindexen (K1 en K2);
- indexen voor bepaalde materialen via de indicatoren voor openbare werken (OW’s);
- verschillende waarden in verband met lonen, sociale lasten en verzekeringen.
Meer informatie hierover vindt u op de pagina's over de prijsherzieningsindexen in de bouwsector.
Aandachtspunten bij het opstellen van een prijsherzieningsclausule
Om het risico op geschillen als gevolg van een prijsherziening te beperken, is het raadzaam om in bijzondere bestekken zo specifiek mogelijk te zijn over de manier waarop de prijsherzieningsclausule moet worden toegepast.
Om de latere toepassing te vergemakkelijken, wordt daarom aanbevolen om bij het opstellen van de prijsherzieningsformule in het bijzonder bestek:
- te specificeren dat de prijs die op de factuur kan staan, de prijs is die geldt op de dag van de bestelling (en niet de prijs die geldt op de dag van levering of de dag van facturering);
- de correcte en zo volledig mogelijke naam te gebruiken voor elke index die wordt aangewend voor de herzieningsformules, met een verwijzing naar het online adres waar ze worden gepubliceerd;
- duidelijk de referentieperiodes aan te geven.