Vous êtes entrepreneur et vous effectuez quelques travaux de transformation chez des clients. Vous envoyez des factures mais les paiements se font attendre. Après avoir envoyé des avertissements à quelques clients, vous apprenez qu’ils ont effectivement payé, mais pas sur votre compte bancaire.
Votre entreprise est sans doute victime d’une fraude à la facture.
Comment les escrocs procèdent-ils pour falsifier les factures ?
Les escrocs interceptent les factures des entreprises avant qu’elles ne parviennent chez le client. Ils en modifient le numéro de compte et renvoient la facture ainsi falsifiée au client. En payant cette facture, le client paie en réalité les escrocs.
Ils ont recours à diverses méthodes pour intercepter les factures.
- Ils peuvent les retirer du circuit postal, par exemple en les récupérant dans les boîtes aux lettres rouges de bpost.
- Ils peuvent aussi les voler dans les services de tri d’entreprises ou même chez les particuliers (dans leurs boîtes aux lettres ou dans les papiers déposés sur le trottoir lors des collectes de papiers-cartons).
Pour modifier le numéro de compte bancaire, les escrocs opèrent de différentes façons.
- Dans le cas d’une facture originale numérisée, ils adaptent vos données à l’aide d’un logiciel spécifique.
- Dans d’autres cas, ils rajoutent à votre courrier postal une lettre indiquant que le numéro de compte a été modifié ou collent une étiquette avec la mention « Attention, changement de numéro de compte » sur l’enveloppe ou sur la facture.
Après avoir intercepté et adapté la facture, ils l’envoient ensuite aux clients.
Les escrocs essayent d’intercepter toutes sortes de factures mais visent principalement les factures qui concernent des paiements uniques de montants importants.
Il est en outre de plus en plus question de fraude à la facture digitale. Les escrocs s’introduisent à distance dans votre système informatique, ils interceptent vos e-mails de factures et modifient votre numéro de compte.
Conseils aux entreprises pour empêcher la falsification de vos factures
- Mentionnez votre numéro de compte sur vos factures mais aussi sur vos bons de commande et sur votre site web. Ainsi vos clients peuvent facilement contrôler vos numéros de compte.
- Demandez à vos clients de vérifier le numéro de compte avant d’effectuer le paiement.
- N’envoyez pas uniquement vos factures par la poste mais aussi par e-mail ou via e-invoicing. Invitez vos clients à comparer le numéro de compte indiqué sur la facture papier et sur la facture électronique.
- Évitez d’utiliser des enveloppes avec le nom ou le logo de votre entreprise pour l’envoi de vos factures. Privilégiez par exemple des enveloppes blanches sans fenêtre. Les enveloppes à fenêtre surtout employées à titre professionnel attirent l’attention des escrocs.
- Suivez minutieusement les paiements de vos factures. Si un paiement se fait attendre, contactez rapidement le client concerné. En cas de fraude à la facture, vous pourrez alors contrôler d’autres factures sortantes et éventuellement les bloquer.
- Contrôlez la sécurisation de votre entreprise et de votre bureau afin d’exclure la fraude interne ou le vol.
- N’envoyez pas toutes vos factures en même temps et ne les déposez pas dans des boîtes aux lettres installées dans des zones d’entreprises souvent désertes après les heures de bureau. Si possible, déposez directement vos factures (et surtout celles concernant des montants très élevés) au bureau de poste local ou juste avant l’heure de levée de la boîte aux lettres.
- Veillez à équiper votre système informatique d’un logiciel antivirus à jour et de qualité afin de prévenir la fraude à la facture digitale.
Que pouvez-vous faire si votre client a payé une facture falsifiée ?
- Contactez votre client et demandez-lui de prendre contact le plus rapidement possible avec sa banque. Sa banque demandera à la banque relevant du numéro de compte des escrocs de stopper la transaction en bloquant le virement ou le compte de manière à ce que les retraits d’argent ne soient plus possibles.
- Signalez l’incident sur le Point de contact du SPF Economie
Indiquez comme plaignant « un particulier » et comme partie adverse « une entreprise ». Sélectionnez le thème Fraude & escroquerie, ensuite le scénario Factures falsifiées. Vous recevrez des avis et des informations sur les démarches à entreprendre ainsi que les coordonnées des personnes pouvant aider votre entreprise. - Contactez votre client pour bloquer le paiement d’autres factures sur le compte de l’escroc.
- Contactez tous vos clients afin de les informer que vous avez été victime d’une falsification de facture et incitez-les à vérifier que le numéro de compte qui figure sur vos factures est correct.
