La loi autorise les copies faites sur papier de livres (seuls des extraits peuvent être copiés), d’articles, de dessins ou de photographies, à l’exclusion des partitions de musique. De telles copies peuvent être faites sans que l’autorisation des auteurs et éditeurs ne doive être demandée, à condition toutefois qu’elles soient faites pour un usage privé ou professionnel, ou encore pour l’enseignement et la recherche. Lorsqu’on désire copier une œuvre à d’autres fins, ou un livre en entier, l’autorisation des auteurs et éditeurs devra en revanche être obtenue.
En contrepartie du fait que leur autorisation ne doive pas être demandée, les auteurs et éditeurs ont droit à une rémunération. Pour les photocopies réalisées dans un but strictement professionnel, les auteurs reçoivent une rémunération dite « rémunération pour reprographie » et les éditeurs reçoivent une rémunération distincte pour les photocopies de leurs éditions sur papier. Les copies qui sont réalisées pour un usage privé ou dans le cadre de l’enseignement et la recherche scientifique relèvent d’autres exceptions que l’exception pour reprographie. D’autres règles sont applicables en ce qui concerne la rémunération de ces exceptions (cf. la rémunération pour copie privée et la rémunération à des fins d’illustration de l’enseignement ou de recherche scientifique).
C’est la société Reprobel qui a la tâche de percevoir ces sommes, qui seront ensuite réparties entre les auteurs et éditeurs.
La rémunération pour reprographie des auteurs est une rémunération proportionnelle, en principe versée par les personnes physiques et morales qui réalisent des copies d’œuvres.
La rémunération des éditeurs pour les photocopies de leurs éditions sur papier est également une rémunération proportionnelle. Tout comme la rémunération due aux auteurs, celle-ci est en principe versée par les personnes physiques et morales qui réalisent des copies d’œuvres.
Dans le cadre de ces rémunérations, Reprobel envoie chaque année aux sociétés, personnes morales et institutions publiques, des demandes de paiement de ces droits, en présumant que ces personnes réalisent des photocopies d’œuvres protégées par le droit d'auteur. Le montant à verser à Reprobel est calculé en fonction d’une estimation du nombre de copies d’œuvres protégées réalisées. Il sera nul si la personne contactée estime, avec raison, qu’elle ne fait aucune copie d’œuvres protégées par le droit.
Il est possible de prendre connaissance des détails pratiques de la perception ainsi que des tarifs auprès de Reprobel.
Ces montants sont fixés par arrêté royal. Ces arrêtés prévoient également la tenue régulière (tous les six ans) d’une étude sur la reprographie par un organisme indépendant afin d’obtenir des données objectives sur la copie. Une Commission consultative des milieux intéressés est instituée pour rendre un avis sur les montants de la rémunération, permettant dès lors au Roi d’adapter les tarifs à l’évolution des pratiques de copie.
