Saviez-vous qu’il existe des alternatives électroniques à divers actes juridiques, offrant la même sécurité juridique que leurs variantes papier et manuscrites ?
Afin de limiter le risque de litiges futurs, ou parce qu'il existe une obligation légale, il est important que l'alternative électronique soit équivalente à la formalité papier ou manuscrite. On pense par exemple à la signature d'un document ou à l'utilisation d'un envoi recommandé.
La signature électronique et l’envoi recommandé électronique sont deux des six services de confiance qui trouvent leur base légale dans le règlement européen eIDAS et le Code belge de droit économique (CDE). Il existe différents types de services de confiance (qualifiés, avancés, ordinaires), auxquels sont attachées différentes conséquences juridiques. Pour un aperçu complet de tous les services de confiance et de leur valeur juridique, nous vous invitons à consulter notre site web ainsi que notre document détaillé reprenant des questions et réponses (PDF, 6.03 Mo).
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des alternatives électroniques qui existent actuellement pour la signature et l’envoi recommandé, et qui ont la même valeur juridique que leur variante papier/manuscrite.
Attention : il n'est pas toujours nécessaire de signer un document ou de l'envoyer par recommandé. Dans ce cas, vous pouvez bien entendu utiliser des solutions électroniques plus souples et soumises à moins de conditions que celles présentées ci-dessous.
Quels sont les types de signature électronique qui existent et ayant la même valeur juridique que la signature manuscrite ?
La législation fait référence à trois types de signatures électroniques (articles 3, 10 - 12. du Règlement eIDAS) :
- la signature électronique ordinaire,
- la signature électronique avancée,
- la signature électronique qualifiée.
Parmi ces trois types de signature électronique, seule la signature électronique qualifiée est assimilée à une signature manuscrite et bénéficie des mêmes effets juridiques. La valeur probante d'une signature électronique qualifiée est la même que celle d'une signature manuscrite. Un autre avantage important de l'utilisation de la signature électronique qualifiée est que - en cas de litige - il appartient à la personne qui conteste la signature (et donc pas au signataire) de prouver que les obligations légales n'ont pas été respectées. Le signataire qui utilise une signature électronique qualifiée se trouve donc dans une situation confortable et rassurante.
Comment faire en pratique une signature électronique qualifiée ?
En Belgique, il existe un moyen très accessible et convivial de signer un document électronique avec une signature électronique qualifiée : celle qui se trouve sur notre carte d’identité électronique (et en utilisant le certificat de signature !).
Sur cette liste de confiance (Trusted List), vous trouverez les prestataires de services belges qui proposent une solution pour créer une signature électronique qualifiée.
Important : la signature d'un document PDF par l’apposition d’un « paraphe » avec la souris est une forme de signature électronique ordinaire. Elle n’est pas qualifiée et ne peut donc pas être assimilée à une signature manuscrite.
Non, une signature électronique qualifiée avec votre carte d’identité belge e-ID est tout à fait possible.
Aujourd’hui, pour inclure une signature électronique qualifiée, vous n’avez pas besoin de faire appel à une société externe ou à un prestataire de services extérieur. Avec votre carte d’identité belge e-ID, vous avez un moyen essentiel pour créer une signature électronique valable. En effet, notre gouvernement a opté depuis des années, pour intégrer un certificat électronique pour signature sur la puce de la carte d’identité e-ID.
Si vous souhaitez apposer une signature électronique qualifiée sur un document sur votre ordinateur, vous pouvez utiliser à cette fin le certificat de signature de votre carte d’identité e-ID. Vous n’avez pas besoin de recourir à un prestataire de services de confiance qualifié.
Si vous avez un lecteur de carte, le logiciel e-ID associé et un visionneur PDF moderne, vous pouvez vous y mettre sans problème. Pour des raisons techniques, nous recommandons que le document que vous souhaitez signer soit conservé sous la forme d’un document PDF. La marche à suivre dépendra du visionneur PDF que vous utilisez. Consultez « comment signer un document de manière électronique avec Adobe Reader DC » en fonction de votre système d’exploitation : Windows, Mac ou Linux.
Il est donc fort probable que vous disposez déjà des moyens nécessaires pour placer une signature électronique qualifiée valide. Si vous n’êtes que sporadiquement disposé à signer électroniquement un document, ou si vous souhaitez signer un nombre limité de documents, vous pouvez le faire sans pour autant faire appel à un prestataire de services extérieur.
Si, d’autre part, vous avez plusieurs documents à signer quotidiennement ou si votre entreprise ou organisation souhaite intégrer la signature électronique dans un flux automatisé de documents, vous pouvez compter sur l’un des nombreux prestataires de services ICT qui proposent des solutions intégrées pour la signature électronique.
Quels sont les types d’envoi recommandé électronique existants et quelle est leur valeur juridique ?
Il existe trois types d’envoi recommandé électronique :
- l’envoi recommandé électronique ordinaire,
- l’envoi recommandé électronique qualifié,
- l’envoi recommandé hybride.
L’envoi recommandé électronique qualifié est un service d’envoi recommandé électronique ordinaire qui répond à plusieurs exigences supplémentaires (articles 43 et 44 du règlement eIDAS). Il répond entre autres à des exigences en matière d'identification de l'expéditeur et du destinataire.
L'article XII.25., §1 CDE prévoit que personne ne peut être contraint d'accomplir un acte juridique par voie électronique. Cela signifie que le destinataire d'un recommandé électronique pourrait explicitement ou implicitement refuser de recevoir ce courrier électronique. Cette interdiction ne peut être levée que par une disposition légale ou lorsque l'utilisation de l’envoi recommandé électronique qualifié est contractuellement acceptée.
En outre, le législateur belge a prévu la possibilité d'utiliser le service d’envoi recommandé hybride (annexe II, art. XII.N2 CDE). Dans ce cas, l’envoi recommandé électronique qualifié est matérialisé et l'expéditeur n’est pas dépendant de l'accord du destinataire pour recevoir l’envoi recommandé par voie électronique. Si les conditions de l'annexe II sont remplies, l’envoi recommandé hybride est assimilé à l’envoi recommandé électronique qualifié.
Étant donné que l’envoi recommandé électronique qualifié, l’envoi recommandé hybride et les prestataires offrant ces services sont soumis à des conditions et des contrôles supplémentaires, les utilisateurs bénéficient également d’effets favorables et d'une plus grande sécurité juridique. Dans le cas d’un envoi recommandé électronique non qualifié, seul le principe de non-discrimination s'applique. Alors que pour le service qualifié, il existe une présomption d'équivalence de l’envoi recommandé électronique avec l’envoi recommandé physique. Une fois la réception confirmée par le prestataire de services qualifié, l'utilisateur-expéditeur bénéficie d'un renversement de la charge de la preuve, en vertu duquel il incombe au destinataire contestant l’envoi recommandé électronique de prouver que ce dernier n'a pas été valablement ou correctement remis.
Date de l’envoi recommandé
Pour certains actes juridiques, la date de l'envoi recommandé est importante.
Lorsqu'on utilise un envoi recommandé qualifié entièrement électronique, deux dates sont « épinglées » : la date d'envoi et la date de réception. Selon la disposition légale ou contractuelle applicable, l'une de ces dates sera prise comme date de référence.
Concernant l’envoi recommandé hybride, la date effective de dépôt ou d’envoi est celle de l’envoi électronique (date de dépôt auprès du prestataire de services d’envoi recommandé électronique qualifié), et non la date de dépôt de l’envoi recommandé électronique matérialisé auprès du prestataire de services postaux. La date figurant sur l’accusé d’envoi recommandé électronique est également mentionnée sur ou dans l'envoi matérialisé (c'est-à-dire imprimée sur papier).
Certains prestataires de services d’envoi recommandé électronique qualifié proposent des solutions selon lesquelles l'expéditeur peut choisir le nombre de jours après lequel l’envoi recommandé électronique qualifié est « converti » en envoi recommandé papier (ultérieurement au « jour ouvrable suivant le dépôt », comme prévu pour un envoi recommandé hybride à l'annexe II). Dans ce cas, l'expéditeur doit supposer que la date de l’envoi recommandé n'est plus la date de l’envoi électronique mais la date de dépôt de l’envoi recommandé électronique matérialisé auprès du prestataire de services postaux.
Ebox
Les autorités publiques peuvent également envisager d'utiliser l'eBox. Soyons clairs: l'eBox n'est pas un service de confiance qualifié, mais l'article 7 de la loi du 27 février 2019 relative à l'échange électronique de messages via l'eBox stipule que l'échange électronique de messages via l'eBox produit les mêmes effets juridiques que l'échange sur supports non électroniques et cet échange est censé satisfaire à une éventuelle obligation d'utiliser un envoi recommandé que ce soit ou non avec accusé de réception.
En pratique, l’utilisation de l’eBox est limitée à la communication des autorités publiques envers les citoyens et les entreprises. L’inverse n’est pas possible, pas plus que la communication entre citoyens et entreprises (B2B, B2C, C2B, C2C). En outre, la valeur juridique prévue à l'article 7 ne s'applique que dans un contexte purement belge : d'une autorité belge à une entreprise ou un citoyen belge. Ainsi, pour la communication avec les entreprises étrangères, l'eBox n'offre pas la même sécurité juridique qu'un envoi recommandé électronique qualifié. Les entreprises ne sont pas non plus obligées de s'inscrire sur la plateforme Ebox, ce qui signifie que toutes les entreprises ne sont pas enregistrées. L'avantage est que l'utilisation de l'eBox n’est pas soumise à une tarification à chaque envoi (ce qui ne signifie pas que l’eBox est gratuite pour l’administration publique) et que les entreprises enregistrées y sont déjà habituées.
Si vous souhaitez utiliser ces alternatives électroniques et bénéficier d'un niveau élevé de sécurité juridique, vous devez faire appel à un prestataire de services électroniques qualifié. Vous pouvez trouver les services de confiance électroniques et les prestataires de services qualifiés en Belgique via la liste de confiance (Trusted List).
Vous pouvez également consulter la liste des prestataires de services qualifiés dans l'Union européenne dans laquelle vous pouvez effectuer une sélection par service de confiance et par État membre. Vous êtes totalement libre de choisir un prestataire de services qualifié, mais gardez à l'esprit que le choix d'un prestataire de services d'un autre État membre pourrait entraîner certaines difficultés pratiques, par exemple en termes de langue.
La liste la plus récente des services et prestataires de services qualifiés belges:
- Trusted List Belgium
- Prestataires qualifiés établis en Belgique ainsi que les services qualifiés qu’ils fournissent
Outre la signature électronique qualifiée et l’envoi recommandé électronique qualifié, il existe également des services pour le cachet électronique, l'horodatage électronique, l'archivage électronique et l'authentification de sites web.
Plus d'informations sur les services de confiance sur le site du SPF Economie.
Nous pouvons donc conclure qu'il existe plusieurs alternatives électroniques qui offrent une sécurité juridique, mais nous soulignons une fois encore que seuls les services de confiance qualifiés ont la même valeur juridique que leur variante papier/manuscrite.
