Devoir de diligence : actions pratiques pour les entreprises

12 actions à mettre en œuvre dans les politiques et systèmes de gestion de l’entreprise  

Quelles actions pouvez-vous mener au sein de votre entreprise ?

1. Déterminez la stratégie en vue d’intégrer la conduite responsable au sein de l’entreprise  
2. Confiez la responsabilité de la mise en œuvre du devoir de diligence et de son suivi à des hauts responsables et la responsabilité plus large des enjeux de conduite responsable des entreprises (CRE) au conseil d’administration ou de surveillance de l’entreprise. 
3. Identifiez des experts (internes et/ou externes à l’entreprise) dans les domaines visés par les Principes directeurs pour associer leur expertise au processus. 
4. Mettez en place des canaux de communication, ou utilisez ceux existants, entre les managers seniors et les départements chargés de la mise en œuvre du devoir de diligence. 
5. Rendez publiques les politiques relatives aux enjeux CRE de l’entreprise, par exemple en les publiant sur le site internet ou en les affichant dans les locaux de l’entreprise. Si nécessaire, faites traduire lesdites politiques dans les langues locales. 
6. Communiquez sur les politiques relatives aux enjeux CRE de l’entreprise auprès des employés et des autres travailleurs concernés, par exemple à l’occasion de séminaires d’intégration ou d’ateliers de formation, en réitérant l’opération à intervalles réguliers pour maintenir un bon niveau de sensibilisation. 
7. Organisez des ateliers de formation à l’intention des travailleurs concernés pour les aider à comprendre et à mettre en œuvre les politiques relatives aux enjeux CRE de l’entreprise. 
8. Développez des procédures de plaintes, inspirez-vous des procédures existantes ou adaptez-les pour permettre aux travailleurs de signaler tout problème ou toute plainte liée aux enjeux CRE. 

Quelles actions pouvez-vous mener auprès de vos fournisseurs : 

9. Communiquez avec vos fournisseurs sur les aspects clés des politiques relatives aux enjeux CRE de l’entreprise. 
10. Accompagnez vos fournisseurs afin qu’ils comprennent et appliquent les politiques relatives aux enjeux CRE et qu’ils mettent en œuvre leur propre devoir de diligence (ateliers, formations, etc.). 
11. Incluez des clauses et des règles relatives aux enjeux CRE dans vos contrats ou dans les autres accords écrits que votre entreprise noue avec ses fournisseurs et ses autres relations d’affaires.
12. Développez et mettez en place des procédures de préqualification pour les fournisseurs et autres relations d’affaires de votre entreprise.

10 actions pour identifier et évaluer les impacts négatifs dans les activités, la chaîne d’approvisionnement et les relations d’affaires   

Quelles actions pouvez-vous mener au sein de votre entreprise ? 

1. Dressez un panorama initial et complet des champs d’activité et des types de relations d’affaires de votre entreprise pour déterminer les informations à rassembler. 
2. Collectez les informations nécessaires pour identifier les risques relatifs aux enjeux CRE les plus significatifs et les classer par ordre de priorité. Les éléments pertinents à rechercher sont, entre autres, les facteurs de risques liés au secteur d’activité, à la région d’implantation et aux produits de l’entreprise. Concentrez-vous notamment sur les risques réels auxquels l’entreprise a déjà été exposée ou est susceptible d’être exposée.
   Quelques idées de sources utiles : rapports publiés par les organisations de la société civile, les agences gouvernementales, les syndicats, les fédérations d’employeurs, la presse locale, etc. Au besoin, faites appel aux services d’experts dans les domaines visés par les enjeux de la CRE. 
3. Mettez à jour les résultats des recherches à chaque fois que la situation de l’entreprise change de manière significative, par exemple lorsqu’elle exerce des activités ou s’approvisionne dans un nouveau pays, lorsqu’elle développe une nouvelle gamme de produits ou de services. 

Vous pouvez consulter cet exemple d’outil pour analyser les risques liés aux pays et aux produits.  

Quelles actions pouvez-vous mener à l’égard de vos fournisseurs ? : 

4. Dressez la liste des activités, des fournisseurs et autres relations d’affaires de votre entreprise concernés par les risques définis comme prioritaires. En effectuant un travail de cartographie de la structure de sa chaîne d’approvisionnement, votre entreprise pourra mieux identifier les activités, les zones géographiques, les produits et relations d’affaires les plus à risque. 
5. Obtenez, si nécessaire et dans la mesure du possible, des informations sur les relations d’affaires de l’entreprise dépassant les liens contractuels directs (ex. : fournisseurs de « rang 2 » et au-delà, plus loin dans la chaîne). 
6. Évaluez la nature et la gravité des impacts négatifs réels et potentiels des activités, des fournisseurs et autres relations d’affaires de l’entreprise définis comme prioritaires. 
7. Réévaluez les impacts négatifs des activités ou des relations d’affaires de l’entreprise à intervalles réguliers et lorsque la situation l’exige. 

Exemples d’outils d’évaluation des fournisseurs : 

Quelles actions pouvez-vous mener à l’égard des parties prenantes externes ?

8. Consultez les parties prenantes et détenteurs de droits impactés ou leurs représentants légitimes. 
9. Pour les impacts sur les droits humains : échangez et concertez-vous avec les détenteurs de droits impactés ou susceptibles de l’être. 
10. Sollicitez des experts en interne ou en externe si nécessaire. 

Une matrice des risques (parfois aussi appelée analyse de matérialité) peut vous aider à présenter les deux critères d'évaluation « gravité » et « probabilité d'occurrence » des risques :

11 actions pour faire cesser, prévenir ou atténuer les impacts négatifs 

Quelles actions pouvez-vous mener au sein de votre entreprise ? 

1. Confiez à des experts internes ou externes compétents le soin de déterminer des mesures permettant de prévenir et, le cas échéant, d’atténuer et de faire cesser les impacts négatifs identifiés. Proposez ces mesures aux responsables de l’entreprise.  
2. Confiez à des managers seniors compétents la responsabilité de s’assurer de la mise en œuvre des mesures favorisant la réduction ou la suppression des impacts négatifs causés ou favorisés par les activités de l’entreprise. 
3. Intégrez aux politiques de l’entreprise des directives sur la manière d’éviter et de traiter les impacts négatifs à l’avenir et assurez-vous du respect desdites directives. 
4. Si l’entreprise contribue à des risques ou des impacts négatifs principalement causés par une autre entité, prenez les mesures nécessaires pour cesser d’y contribuer dans l’immédiat mais aussi à l’avenir. 

Quelles actions pouvez-vous mener à l’égard de vos fournisseurs ? 

5. Dans la mesure du possible, usez de votre influence sur les relations d’affaires de l’entreprise pour les pousser à prévenir ou à atténuer leurs risques ou impacts négatifs. 
6. Aidez les relations d’affaires de l’entreprise à développer des plans adaptés de prévention et d’atténuation de leurs impacts négatifs reposant sur un calendrier précis et raisonnable ainsi que sur des indicateurs qualitatifs et quantitatifs permettant de mesurer les progrès enregistrés. 
7. Aidez les fournisseurs et autres relations d’affaires de l’entreprise à prévenir ou à atténuer leurs risques ou impacts négatifs, par exemple en organisant des formations, en améliorant leurs équipements ou en renforçant leurs systèmes de gestion, dans l’optique d’une amélioration continue. 
8. Prévoyez dans les contrats les conséquences en cas de non-respect des engagements pris pour prévenir ou atténuer les risques d’impacts négatifs identifiés et déterminez les situations dans lesquelles un contrat avec une relation d’affaires peut, en dernier recours, être rompu pour ce motif ou en cas d’échec des mesures adoptées. 
9. Si votre entreprise décide de ne pas mettre fin à la relation d’affaires, préparez-vous à rendre compte des mesures prises pour atténuer les risques identifiés. Vous devrez vous préparer à répondre aux risques encourus en matière d’image, aux risques financiers ou aux risques de nature juridique auxquels l’entreprise s’expose en poursuivant ladite relation.

Quelles actions pouvez-vous mener à l’égard des parties prenantes externes ?

10. Concertez-vous et échangez avec les parties prenantes et détenteurs de droits impactés ou susceptibles de l’être, ainsi qu’avec leurs représentants, pour élaborer et mettre en œuvre un plan d’action adapté. 
11. Coopérez avec d’autres acteurs pour exercer une influence collective, par exemple en collaborant via des associations sectorielles ou en échangeant avec les autorités publiques sur les risques propres aux secteurs et aux différents types de soutiens possibles.  

Suivez la mise en œuvre et les résultats de vos actions 

• Surveillez la mise en œuvre et l’efficacité des engagements de l’entreprise relatifs à son propre devoir de diligence, de ses activités et objectifs à cet égard, par exemple en menant des enquêtes ou en réalisant des audits, en interne ou avec l’aide de tiers. 

• Évaluez à intervalles réguliers les relations d’affaires de l’entreprise afin de vérifier qu’elles prennent bien des mesures pour atténuer leurs risques et qu’elles préviennent ou atténuent bien leurs impacts négatifs. 
• Pour les impacts négatifs que l’entreprise cause ou peut causer sur les droits humains et l’environnement, ou auxquels elle contribue ou peut contribuer, concertez-vous et échangez avec les détenteurs de droits impactés ou susceptibles de l’être (travailleurs, représentants des travailleurs et syndicats, organisations protectrices de l’environnement, etc.).  

Communiquez sur la façon dont les impacts sont traités 

• Rendez publiques des informations sur les processus du devoir de diligence adoptés par votre entreprise, par exemple en intégrant lesdites informations aux rapports CRE annuels ou à tout autre support adapté. 
• Diffusez les informations dans un format accessible et adapté, par exemple en les publiant sur le site internet de l’entreprise, en les affichant dans ses locaux et en les traduisant dans les langues locales. 
• Votre entreprise peut aussi envisager de communiquer avec les parties prenantes et les détenteurs de droits impactés en partageant des résultats des études dévaluation ou d’audits relatifs aux droits des travailleurs, au droits humains ou à l’environnement tout en respectant les exigences de confidentialité. 

Réparez les dommages par vos propres moyens ou en coopération avec d’autres acteurs 

• Accordez des réparations proportionnées à l’importance et à l’ampleur des impacts négatifs. Il peut s’agir d’excuses, d’une restitution ou d’une réhabilitation, de compensations financières ou de mesures visant à remédier aux impacts actuels et à en prévenir d’autres. 
• Proposez un mécanisme de réparation propre à l’entreprise ou coopérez de bonne foi avec un mécanisme de réparation légitime (judiciaire et non judiciaire). 
• Mettez en place des systèmes de gestion des plaintes et rendez-les opérationnels, par exemple des systèmes internes de gestion des plaintes des travailleurs ou des systèmes de gestion des plaintes impliquant une tierce partie. 
• Échangez avec les représentants des travailleurs et les syndicats pour mettre en place une procédure permettant aux travailleurs de formuler leurs plaintes auprès de l’entreprise.