Si vous offrez certains services à des sociétés, vous devez disposer d’un enregistrement auprès de la Direction générale de la Politique des P.M.E. du SPF Economie. Cette obligation entre en vigueur à partir du 1er septembre 2018. Elle s’inscrit dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent.
Les entreprises de fourniture d’adresse (prestataires de services aux sociétés) doivent également appliquer diverses mesures légales de prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme, prévues par la loi du 18 septembre 2017.
Ce règlement (PDF, 199.28 Ko) a pour but de les aider dans cette démarche, notamment en précisant quelles mesures légales elles doivent appliquer et en identifiant plusieurs indices. De cette manière, elles peuvent mieux évaluer une situation potentiellement risquée.
Télécharger le règlement (PDF, 199.28 Ko)
Qui est considéré comme prestataire de services aux sociétés ?
Toute personne physique ou morale qui, à titre professionnel, propose à des tiers l’un des services suivants :
- participer à l’achat ou à la vente de parts d’une société à l’exclusion de celles d’une société cotée ;
- fournir un siège statutaire à une entreprise, une personne morale ou une construction juridique similaire ;
- fournir une adresse commerciale, postale ou administrative et d’autres services liés à une entreprise, à une personne morale ou une construction juridique similaire.
Liste des prestataires enregistrés
Liste des prestataires de service aux sociétés enregistrés (CSV, 212.65 Ko)
Quelles conditions devez-vous remplir pour vous enregistrer ?
Si vous êtes une entreprise personne physique, vous devez répondre aux conditions suivantes :
- être inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises ;
- ne pas être privée de vos droits civils et politiques ;
- ne pas avoir été déclarée en faillite sans avoir obtenu la réhabilitation ;
- ne pas avoir encouru en Belgique ou dans un autre Etat membre de l’Union européenne une peine criminelle, d’emprisonnement sans sursis d’au moins 6 mois ou une amende pénale pour une infraction liée, entre autres, à des faits de contrefaçon, falsification, usage de faux, corruption, vol, détournement, escroquerie, blanchiment d’argent ou financement du terrorisme.
Si vous êtes une personne morale, vous devez répondre aux conditions suivantes :
- être inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises ;
- avoir un organe légal d’administration constitué uniquement de personnes répondant aux trois derniers critères mentionnés ci-dessus pour les personnes physiques ;
- avoir une direction effective assurée uniquement par des personnes répondant aux trois derniers critères mentionnés ci-dessus pour les personnes physiques ;
- avoir des bénéficiaires effectifs répondant aux trois derniers critères mentionnés ci-dessus pour les personnes physiques ;
- avoir des gérants et administrateurs disposant du droit d’exercer légalement une activité professionnelle en Belgique.
Si vous offrez également un service de domiciliation, vous devez également prouver les éléments suivants :
- vous mettez à disposition des personnes domiciliées des locaux dotés
- d’un ou plusieurs bureaux ou locaux équipés chacun d’un mobilier permettant de remplir leur fonction respective,
- d’un système permettant, à la demande du client, l’archivage sécurisé des documents,
- d’une infrastructure ICT permettant l’accès à internet et de matériel de bureautique (photocopieuse, scanner…),
- d’une réception ou d’un accueil ;
- vous êtes l’occupant légitime des locaux mis à disposition de la personne domiciliée et pouvez produire une preuve de propriété ou un bail de location ;
- vous reprenez les conditions d’occupation dans la convention-type.
Comment procéder à votre enregistrement ?
Si vous répondez aux différentes conditions, vous devez introduire votre demande d’enregistrement auprès de la Direction générale de la Politique des P.M.E. du SPF Economie.
Télécharger
le formulaire d'enregistrement d'une personne morale (DOCX, 77.53 Ko)
Télécharger
le formulaire d'enregistrement d'une personne physique (DOCX, 61.08 Ko)
Si votre entreprise est enregistrée mais que vous devez signaler des modifications au sein de votre organisation (changement de dirigeants effectifs, changement de bénéficiaires effectifs, modifications de votre convention-type …), vous pouvez utiliser l’adresse mail pss-dvv@economie.fgov.be.
Lorsque vous demandez votre enregistrement, le SPF Economie vérifie auprès du service du casier judiciaire du SPF Justice l’honorabilité des personnes mentionnées dans votre demande.
Dans ce formulaire, vous serez peut être amené à indiquer la « description cadastrale » de l’immeuble dans lequel les services sont prestés. Si vous ne la connaissez pas, une façon simple de la retrouver est de recourir à l’outil CadGIS du SPF Finances (s'identifier avec une clé numérique (eID, itsme, ...).
Il est basé sur une carte interactive de la Belgique. Identifiez-y l’immeuble dont vous êtes propriétaire. Une fenêtre pop-up s’ouvrira à l’emplacement choisi. Sélectionnez-y l’onglet « Parcelles cadastrales ». La référence « ID Parcelle Cadastrale » correspond à la « description cadastrale » que vous devez indiquer dans le formulaire de demande d’enregistrement. Si vous rencontrez un problème avec ce lien, passez par MyMinfin et choisissez l’option « Consulter le plan cadastral ».
Qui doit introduire une demande d’enregistrement et dans quel délai ?
Si vous souhaitez prester au moins un des trois services désignés ci-dessus, vous devez vous enregistrer auprès du SPF Economie préalablement à l’exercice de votre activité.
Et si vous ne vous enregistrez pas ?
En cas de non-respect de l’obligation d’enregistrement, vous encourez une amende allant de 250 à 100.000 euros.
Si vous êtes enregistré mais ne répondez plus aux conditions, vous encourez également une amende similaire.
Plus d’informations ?
Pour tout renseignement, adressez-vous au :
- Contact Center
- Service des Professions intellectuelles et Législation pour l'introduction de votre demande d'enregistrement
- Service juridique pour des questions concernant l'interprétation de la réglementation
