Si vous offrez certains services à des sociétés, vous devez disposer d’un enregistrement auprès de la Direction générale de la Politique des P.M.E. du SPF Economie. Cette obligation, en vigueur depuis le 1erseptembre 2018, s’inscrit dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent.
Les entreprises de fourniture d’adresse (prestataires de services aux sociétés) doivent également appliquer diverses mesures légales prévues par la loi du 18 septembre 2017. Ces mesures visent à prévenir le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.
Pour vous aider dans vos démarches, vous pouvez consulter le règlement pris en exécution de la loi du 18 septembre 2017 . Il précise les mesures légales que vous devez appliquer et donne diverses indications. Vous pouvez ainsi mieux évaluer une situation potentiellement risquée.
Télécharger le règlement (PDF, 199.28 Ko)
Qui est considéré comme prestataire de services aux sociétés ?
Toute personne physique ou morale qui, à titre professionnel, propose à des tiers l’un des services suivants :
- participer à l’achat ou à la vente de parts d’une société à l’exclusion de celles d’une société cotée ;
- fournir un siège statutaire à une entreprise, une personne morale ou une construction juridique similaire ;
- fournir une adresse commerciale, postale ou administrative et d’autres services liés à une entreprise, à une personne morale ou une construction juridique similaire.
Liste des prestataires enregistrés
Liste des prestataires de service aux sociétés enregistrés (CSV, 219.94 Ko)
Quelles conditions devez-vous remplir pour vous enregistrer ?
Si vous êtes une entreprise personne physique, vous devez répondre aux conditions suivantes :
- être inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises ;
- ne pas être privée de vos droits civils et politiques ;
- ne pas avoir été déclarée en faillite sans avoir obtenu la réhabilitation ;
- ne pas avoir encouru en Belgique ou dans un autre État membre de l’Union européenne une peine criminelle, d’emprisonnement sans sursis d’au moins 6 mois ou une amende pénale pour une infraction liée, entre autres, à des faits de contrefaçon, falsification, usage de faux, corruption, vol, détournement, escroquerie, blanchiment d’argent ou financement du terrorisme.
Si vous êtes une personne morale, vous devez répondre aux conditions suivantes :
- être inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises ;
- avoir un organe légal d’administration constitué uniquement de personnes répondant aux trois derniers critères mentionnés ci-dessus pour les personnes physiques ;
- avoir une direction effective assurée uniquement par des personnes répondant aux trois derniers critères mentionnés ci-dessus pour les personnes physiques ;
- avoir des bénéficiaires effectifs répondant aux trois derniers critères mentionnés ci-dessus pour les personnes physiques ;
- avoir des gérants et administrateurs disposant du droit d’exercer légalement une activité professionnelle en Belgique.
Si vous offrez également un service de domiciliation, vous devez également prouver les éléments suivants :
- vous mettez à disposition des personnes domiciliées des locaux dotés
- d’un ou plusieurs bureaux ou locaux équipés chacun d’un mobilier permettant de remplir leur fonction respective,
- d’un système permettant, à la demande du client, l’archivage sécurisé des documents,
- d’une infrastructure ICT permettant l’accès à internet et de matériel de bureautique (photocopieuse, scanner…),
- d’une réception ou d’un accueil ;
- vous êtes l’occupant légitime des locaux mis à disposition de la personne domiciliée et pouvez produire une preuve de propriété ou un bail de location ;
- vous reprenez les conditions d’occupation dans la convention-type.
Quand devez-vous disposer de votre enregistrement ?
Si vous souhaitez prester au moins un des trois services mentionnés (participation à l’achat/la vente de parts d’une société, fourniture d’un siège statutaire à une entreprise, fourniture d’une adresse ou d’autres services à une entreprise), vous devez vous enregistrer auprès du SPF Economie préalablement à l’exercice de votre activité.
Comment introduire votre demande d’enregistrement ?
Si vous répondez aux différentes conditions, vous devez introduire votre demande d’enregistrement auprès de la Direction générale de la Politique des P.M.E. du SPF Economie. La procédure de demande est gratuite.
Vous remplissez, datez et signez le formulaire d’enregistrement d’une personne physique ou le formulaire d’enregistrement d’une personne morale, en fonction de votre situation. Vous rassemblez les annexes mentionnées sous le point E (pour une personne physique) sous le point G (pour une personne morale) du formulaire. Vous envoyez les documents à l’adresse e-mail : pss-dvv@economie.fgov.be.
Pour de plus amples informations, vous pouvez téléphoner au : +32 2 277 84 25.
Télécharger
le formulaire d'enregistrement d'une personne morale (DOCX, 77.53 Ko)
Télécharger
le formulaire d'enregistrement d'une personne physique (DOCX, 61.08 Ko)
Dans le formulaire, vous devrez peut être indiquer la « description cadastrale » de l’immeuble dans lequel les services sont prestés. Si vous ne la connaissez pas, vous pouvez la retrouver facilement sur l’application CadGIS du SPF Finances . Il vous suffit de vous identifier au moyen d’une clé numérique (eID, itsme...).
L’application est basée sur une carte interactive de la Belgique. Identifiez-y l’immeuble dont vous êtes propriétaire. Une fenêtre pop-up s’ouvrira à l’emplacement choisi. Sélectionnez l’onglet « Parcelles cadastrales ». La référence « ID Parcelle Cadastrale » correspond à la « description cadastrale » que vous devez indiquer dans le formulaire de demande d’enregistrement. Si vous rencontrez un problème avec ce lien, passez par MyMinfinet choisissez l’option « Consulter le plan cadastral ».
Comment le SPF traite-t-il votre demande d’enregistrement ?
Le SPF Economie vérifie que votre dossier est complet. Il examine ensuite votre demande. Dans ce cadre, il consulte le Service du casier judiciaire du SPF Justice afin de vérifier l’honorabilité des personnes mentionnées dans votre demande.
Le SPF prend une décision dans les 60 jours après l’introduction d’un dossier complet. Il notifie sa décision par lettre recommandée.
Comment introduire un recours en cas de refus ?
Vous pouvez introduire un recours devant la section du contentieux administratif du Conseil d’État. Vous devez le faire dans un délai de 60 jours à dater de la réception de la décision.
Vous envoyez votre requête :
- par courrier recommandé à la poste à l’adresse suivante : Conseil d’État, rue de la Science 33, 1040 Bruxelles
ou
- par la procédure électronique devant le Conseil d’État.
Le cas échéant vous pouvez réintroduire une nouvelle demande à l’issue d’un délai de trois mois à dater de la notification de la décision.
Votre entreprise est enregistrée et vous souhaitez apporter des modifications ?
Si votre entreprise est enregistrée et que vous devez signaler des modifications au sein de votre organisation (changement de dirigeants effectifs, changement de bénéficiaires effectifs, modifications de votre convention-type…), vous pouvez utiliser l’adresse e-mail : pss-dvv@economie.fgov.be.
Et si vous ne vous enregistrez pas ?
En cas de non-respect de l’obligation d’enregistrement, vous encourez une amende allant de 250 à 100.000 euros.
Si vous êtes enregistré mais ne répondez plus aux conditions, vous encourez également une amende similaire.
Plus d’informations ?
Pour tout renseignement, adressez-vous au :
- Contact Center
- Service des Professions intellectuelles et Législation pour l'introduction de votre demande d'enregistrement
- Service juridique pour des questions concernant l'interprétation de la réglementation
Si vous avez besoin d’aide vous pouvez également prendre contact avec un guichet d’entreprise agréé.
