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S'appuyant sur 14 principes, les autorités fédérales facilitent et rendent plus transparente la participation aux marchés publics fédéraux. Sur la base d’une charte renouvelée « Accès des PME aux marchés publics », les adjudicateurs fédéraux lanceront des marchés publics plus que jamais accessibles aux PME.
Principe 1 : tout digital
Les procédures de passation digitales deviennent la nouvelle norme et cela ne s’arrête pas là. La facturation et de plus en plus d’autres éléments de l’exécution d’un marché seront également digitaux.
La digitalisation offre les avantages suivants :
- des marchés plus accessibles,
- des coûts réduits,
- une efficacité augmentée,
- une transparence accrue,
- une réduction des charges administratives,
- un meilleur contrôle,
- une empreinte écologique réduite.
Principe 2 : des marchés clairs et mieux communiqués
Les adjudicateurs doivent mieux définir les besoins et sont encouragés à explorer le marché autant que possible. Les marchés contiendront ainsi des informations plus claires et les participants seront mieux préparés.
Cela se traduit notamment par
- des consultations préalables du marché,
- des avis de préinformation,
- la publication volontaire des marchés publics sans obligations de publication,
- la mise en place de délais raisonnables entre le lancement du marché et la réception des offres.
Principe 3 : des procédures de passation en plusieurs étapes
L’utilisation de procédures de passation en plusieurs étapes est encouragée, particulièrement en combinaison avec les négociations ou le dialogue. De cette manière, la procédure laisse une plus grande place à l’innovation et à la créativité, ce qui profite souvent aux PME et aux start-up.
De plus, en se concentrant sur la candidature d’une entreprise dans une première phase pour certains types de marchés et seulement dans une deuxième phase sur l’offre d’un nombre limité d’entreprises sélectionnées, le risque de perte de temps pour l’entreprise et l’adjudicateur est minimisé.
Principe 4 : des exigences minimales proportionnelles
Les spécifications techniques doivent être rédigées de manière ouverte. Si celles-ci sont élaborées de manière fonctionnelle et orientée résultats, les PME sauront mieux ce que l’on attend d’elles, la concurrence pourra jouer et les entreprises disposeront d’une marge de manœuvre suffisante pour proposer leur meilleure solution.
Principe 5 : une plus grande attention à l’innovation et aux droits de propriété intellectuelle
Plus que jamais, les adjudicateurs doivent analyser la répartition des droits de propriété intellectuelle au cas par cas et trouver une répartition équilibrée. Les PME innovantes doivent pouvoir, si possible, maximiser l’exploitation de leur portefeuille de propriété intellectuelle pour des projets futurs.
La valorisation de ce portefeuille est essentielle, en particulier pour les PME innovantes.
Principe 6 : une division en lots
Les marchés publics sont divisés en lots dans la mesure du possible afin de les rendre plus accessibles aux PME. Lorsque la division n’est pas possible, les adjudicateurs sont encouragés à rechercher d’autres solutions.
Principe 7 : des variantes
Les adjudicateurs sont encouragés à autoriser les variantes. Cela permet aux entreprises de mieux se démarquer de la concurrence en proposant des solutions alternatives que l’adjudicateur ne connaît peut-être pas.
Principe 8 : des critères de sélection proportionnels et des modalités de paiement adaptées aux entreprises
Grâce à des critères de sélection proportionnels et des modalités de paiement adaptées aux entreprises, la participation aux marchés publics est rendue moins coûteuse par le biais
- de critères de sélection favorables aux PME (sur le chiffre d’affaires minimum, l’expérience, les certificats...),
- d’un cautionnement assoupli,
- d’avances,
- de l’indemnité de soumission,
- de clauses de révision des prix,
- du paiement dans les délais.
La possibilité de participer aux marchés publics devient ainsi une réalité pour des PME.
Principe 9 : une proportionnalité en matière de critères d’attribution
Les critères d’attribution doivent être directement liés à l’objet du marché et doivent permettre de comparer et d’évaluer objectivement les offres.
Les adjudicateurs doivent prêter attention à l’incidence des critères d’attribution sur la concurrence et réfléchir attentivement au choix entre l’attribution sur la base du prix, du coût ou du meilleur rapport qualité-prix.
Principe 10 : une concurrence adéquate pour les marchés sans obligation de publication
Les adjudicateurs doivent laisser jouer la concurrence dans les marchés sans obligation de publication en communiquant suffisamment et en prenant en compte suffisamment d’entreprises et, si possible, en divulguant leurs marchés via e-Procurement, même si la loi ne l’exige pas.
Principe 11 : la transparence et le retour d’information systématique
Des informations transparentes et l’envoi d’un retour d’information sont encouragés autant que possible, même lorsque ce dernier n’est pas obligatoire et surtout dans le cas des entreprises non retenues. Cela permet aux PME d’apprendre pour les futurs marchés et de poser facilement des questions supplémentaires.
Principe 12 : de petits marchés accessibles
Les marchés de montant moindre deviennent plus accessibles en choisissant la bonne procédure, en évitant les conditions et les coûts inutiles, et en réduisant les obstacles (administratifs).
Principe 13 : une formation des adjudicateurs et une information des entreprises
Il ne suffit pas d’améliorer la législation sur les marchés publics. Encore faut-il que les adjudicateurs la connaissent et l’appliquent et que les entreprises connaissent leurs droits et leurs possibilités. C’est l’objectif du principe 13.
Principe 14 : un monitoring efficace
L’application de la charte et la participation des PME aux marchés publics seront mieux suivies que jamais, et les informations qui en résulteront permettront d’élaborer une politique des marchés publics encore plus adaptée aux PME.
