Enregistrement des bénéficiaires effectifs

Qu’est-ce que le registre UBO ?

Le registre UBO (Ultimate Beneficial Owners, registre des bénéficiaires effectifs), est un registre dans lequel toute société, A(I)SBL, fondation, trust, fiducie ou autre construction juridique similaire doit enregistrer ses bénéficiaires effectifs. Ce registre a été introduit en Belgique sur la base de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces.

En vertu de cette loi, les sociétés doivent enregistrer les coordonnées de leurs bénéficiaires effectifs dans un délai d’un mois après leur création.

Cette obligation vaut uniquement pour les personnes qui fondent une société. Les indépendants qui veulent créer une entreprise individuelle ne doivent pas enregistrer leurs bénéficiaires effectifs.

Qui est un bénéficiaire effectif ?

Les bénéficiaires effectifs sont les personnes physiques qui :

• possèdent l’entité ou ;
• exercent un contrôle sur l’entité, directement ou indirectement (via des sociétés intermédiaires).

Enregistrement UBO par les représentants légaux

Plusieurs règles encadrent l’enregistrement des bénéficiaires effectifs dans le registre UBO :

• Les représentants légaux, tels que les administrateurs ou les gérants, sont responsables de l’enregistrement des bénéficiaires effectifs.
• Ils doivent informer les bénéficiaires effectifs de leur enregistrement.
• L’enregistrement peut être délégué à un employé de la société ou à un tiers externe, comme un comptable.

Plus d'infos ? 
Consultez notre manuel destiné aux mandataires.

Comment enregistrer les bénéficiaires effectifs ?

Pour enregistrer les bénéficiaires effectifs de votre entreprise, vous devez suivre les étapes suivantes :

1. Accédez au registre UBO et connectez-vous au nom de l’entreprise.
2. Cliquez sur « Rechercher une entité », puis sur votre numéro d'entreprise qui apparaît en bleu en bas de la page.
3. Vous êtes maintenant sur la fiche UBO de votre entité. En bas de la page, cliquez sur « Modifier ».
4. Enregistrez les bénéficiaires effectifs de votre entité :
   • Cliquez sur l’icône  dans la colonne « Action » du tableau pour ajouter une personne physique.
   • Cliquez sur l’icône  dans la colonne « Action » du tableau pour ajouter une entité intermédiaire.
5. Cliquez sur « Sauvegarder » pour enregistrer les données.
6. Dans la section « Documents probants », vous devez obligatoirement ajouter les documents prouvant que les informations enregistrées sont adéquates, exactes et actuelles. Si les informations sont déjà reprises dans un acte publié au Moniteur belge, cliquez sur le bouton permettant de lier votre registre UBO au Moniteur belge.

Mise à jour des informations 

Les informations sur les bénéficiaires effectifs doivent toujours être exactes, adéquates et actuelles :

• En cas de changement, vous devez mettre à jour les informations dans le registre UBO dans les 30 jours suivant la modification.

• Même en l'absence de changement, vous devez obligatoirement confirmer annuellement les données enregistrées dans le registre UBO en cliquant sur le bouton « Confirmation annuelle ». Il n’est pas nécessaire de réenregistrer les données ; une simple confirmation suffit.

Sanctions en cas de non-respect

Des sanctions peuvent être prises contre les entreprises qui ne respectent pas leurs obligations :

• Les entreprises qui ne respectent pas leurs obligations d’enregistrement UBO ou dont les informations ne sont pas exactes ou à jour risquent une amende allant de 250 à 50.000 euros.
• Dans certains cas, l'entreprise peut aussi être radiée de la Banque-Carrefour des Entreprises, la base de données nationale de toutes les entreprises belges.

Besoin d’aide ?

SPF Finances
Contact Center
Tél. : +32 2 572 57 57  (code 16551)
E-mail : ubobelgium@minfin.fed.be
Site internet : Registre UBO | Compliance | SPF Finances (belgium.be)