Phases d’un marché public

Un marché public se déroule généralement en 4 phases :

• la préparation
• la publication
• l’attribution
• l’exécution

Préparation

La préparation d’un marché public ne se résume pas à la rédaction d’un cahier spécial des charges, même si celui-ci en constitue un élément essentiel.

Prospection préliminaire du marché

Avant de commencer à rédiger le cahier des charges, l’adjudicateur doit identifier quels produits et/ou services les opérateurs économiques sont à même de fournir, et se faire une idée réaliste du coût de ceux-ci.

Pour ce faire, l’adjudicateur a intérêt à mener une étude de marché préliminaire, éventuellement en consultant un certain nombre de fournisseurs ou prestataires de services potentiels, en donnant à ces acteurs une vision claire des besoins à satisfaire, tout en veillant à ne pas mettre en péril les principes juridiques d’égalité et de concurrence.

Pour les marchés publics en procédure à deux phases, c’est à ce stade que pourra se faire la sélection des opérateurs envisageables ou des candidats auto-déclarés (sans remise d’offre).

Rédaction du cahier spécial des charges

Le cahier spécial des charges est le document dans lequel l’adjudicateur détaille son besoin, ainsi que les conditions particulières du marché. C’est sur cette base que les soumissionnaires établiront leur offre. Il est essentiel que le cahier spécial des charges soit le plus précis possible afin que les soumissionnaires puissent déposer des offres conformes.

Le cahier spécial des charges mentionnera en particulier :

• qui est le pouvoir adjudicateur ;
• une description claire et précise du besoin à satisfaire, tout en laissant le plus de marge possible aux opérateurs concernés quant à la manière d’atteindre ce but ;
• le lieu d’exécution du marché ;
• la durée du contrat ; celle-ci ne peut en principe pas dépasser 4 ans, prolongations comprises ;
• la procédure adoptée pour la passation du marché ;
• le budget global du marché ou les composantes que doit recouvrir le prix (fournitures, emballages, documentation, assemblage, formation, transport, assurance… et ce, en prix unitaires, coûts horaires ou prix globaux) ;
• les éventuels lots constitutifs du marché (un lot pouvant être attribué de manière séparée et exécuté séparément) ;
• les éventuelles spécifications techniques particulières ;
• la possibilité (ou l’exigence) de proposer des variantes et/ou options ;
• les dispositions quant au recours à d’éventuels sous-traitants ou partenaires tiers ;
• les modalités de contact en cas de questions (forum, séance d’information…) ;
• les modalités de dépôt et de signature des offres ; dans la plupart des cas, il s’agira d’une remise par voie électronique via la plateforme e-notification ;
• les critères d’évaluation des offres.

Autres étapes préparatoires

Selon le type de pouvoir adjudicateur ou de marché, d’autres étapes de procédure sont parfois nécessaires avant la publication de l’avis de marché. Nous pensons, par exemple, à l’obtention d’accords formels de l’Inspection des Finances ou du Conseil des ministres.

Publication

La valeur estimée du marché détermine si celui-ci doit être publié ou non et si cela peut se faire uniquement au niveau belge ou au contraire au niveau européen.

Le seuil à partir duquel un marché doit être publié au niveau européen varie selon le type de prestation attendu et les domaines d’activités couverts. Les montants de ces seuils sont révisés tous les deux ans.

Plus d’informations sur les seuils de publicité européenne

La publication d’un marché et de son cahier spécial des charges se fait via la plateforme e-procurement.

Attribution

Après l’éventuelle phase de sélection préliminaire des candidats potentiels (voir ci-dessus), les opérateurs économiques soumettent leur offre au pouvoir adjudicateur à l’origine du marché public par voie électronique. D’autres modes de soumission sont également autorisés pour les marchés publics de faible montant.

Il s’ensuit une étape de sélection des offres qui doit permettre au pouvoir adjudicateur d’écarter des soumissionnaires s’ils font l’objet d’une cause d’exclusion ou s’ils ne présentent pas les garanties suffisantes attestant de leur capacité économique, financière ou technique à exécuter le marché.

Ensuite, les offres des candidats retenus sont évaluées sur le plan de leur régularité, de leur qualité, de leur prix et comparées entre elles. Selon la procédure appliquée, il peut exister une étape de négociation.

Pour l’attribution du marché public, le principe général veut que le pouvoir adjudicateur se fonde sur l’offre économique la plus avantageuse.

Selon les cas, celle-ci peut être déterminée sur la base :

• du prix
• du coût ou d’un rapport coût/efficacité
• du meilleur rapport qualité/prix déterminé par le prix et d’autres critères prédéfinis et pondérés relatifs aux aspects qualitatifs, environnementaux et/ou sociaux liés à l’objet du marché.

Sur la base de cette évaluation, un rapport d’évaluation est établi pour chaque offre et une décision d’attribution motivée est prise. Tous les candidats soumissionnaires reçoivent copie de leur rapport d’évaluation et de la décision les concernant. Ils disposent d’une possibilité de recours contre la décision d’attribution devant le Conseil d’État ou un juge civil, selon le cas.

Exécution

L’exécution du contrat commence après que le pouvoir adjudicateur a notifié la décision d’attribution du marché au soumissionnaire choisi.

Le contrat s’exécute selon les modalités décrites dans l’offre acceptée par le pouvoir adjudicateur. Les paiements se font une fois les produits livrés, les services effectués ou les travaux réalisés, après acceptation de la facture par le pouvoir adjudicateur. Des acomptes sont possibles dans le cas de marchés de faible montant.

Les pouvoirs adjudicateurs disposent de 30 jours après réception pour vérifier les factures et ensuite, d’un délai supplémentaire de 30 jours pour les payer.

En toute logique, les changements dans les marchés ne sont pas autorisés en cours d’exécution. Toutefois, la Commission européenne estime qu’un marché doit être en mesure de s’adapter à certains changements intervenus dans l’environnement économique, juridique ou technique, pour autant que les principes de l’égalité de traitement et de la transparence soient respectés. Ces modifications peuvent prendre la forme d’avenant, de décompte, de clause de réexamen ou encore d’une révision du marché.