Sie sind Bauunternehmer/in und führen einige Umbauarbeiten bei Kunden durch. Sie versenden Rechnungen, aber die Zahlungen lassen auf sich warten. Nachdem Sie einigen Kunden Mahnungen geschickt haben, erfahren Sie, dass sie tatsächlich bezahlt haben, allerdings nicht auf Ihr Bankkonto.
Ihr Unternehmen ist möglicherweise Opfer eines Rechnungsbetrugs geworden.
Wie gehen Betrüger vor, um Rechnungen zu fälschen?
Betrüger fangen die Rechnungen von Unternehmen ab, bevor sie beim Kunden ankommen. Sie ändern die Kontonummer und schicken die so gefälschte Rechnung an den Kunden zurück. Indem der Kunde diese Rechnung bezahlt, bezahlt er in Wirklichkeit die Betrüger.
Sie wenden verschiedene Methoden an, um die Rechnungen abzufangen.
- Sie können sie aus dem Postkreislauf nehmen, z. B. indem sie sie aus den roten Briefkästen von bpost holen.
- Sie können sie auch aus den Sortierabteilungen von Unternehmen oder sogar von Privatpersonen stehlen (aus ihren Briefkästen oder aus dem Papier, das bei Papier- und Kartonsammlungen auf den Bürgersteig gelegt wird).
Um die Nummer des Bankkontos zu ändern, gehen Betrüger auf verschiedene Weise vor.
- Im Fall einer gescannten Originalrechnung passen sie Ihre Daten mithilfe einer speziellen Software an.
- In anderen Fällen fügen sie Ihrer Postsendung ein Schreiben hinzu, in dem sie darauf hinweisen, dass sich die Kontonummer geändert hat, oder sie kleben einen Aufkleber mit der Aufschrift „Achtung, Änderung der Kontonummer“ auf den Umschlag oder die Rechnung.
Nachdem sie die Rechnung abgefangen und angepasst haben, versenden sie diese anschließend an die Kunden.
Betrüger versuchen, alle Arten von Rechnungen abzufangen, zielen aber hauptsächlich auf Rechnungen ab, die sich auf einmalige Zahlungen von hohen Beträgen beziehen.
Außerdem wird immer häufiger über Betrug mit digitalen Rechnungen berichtet. Die Betrüger dringen aus der Ferne in Ihr Computersystem ein, fangen Ihre E-Mails mit Rechnungen ab und ändern Ihre Kontonummer.
Tipps für Unternehmen, um gefälschte Rechnungen zu vermeiden.
- Geben Sie Ihre Kontonummer nicht nur auf Ihren Rechnungen, sondern auch auf Ihren Bestellformularen und auf Ihrer Website an. So können Ihre Kunden Ihre Kontonummern leicht kontrollieren.
- Bitten Sie Ihre Kunden, die Kontonummer zu überprüfen, bevor sie die Zahlung vornehmen.
- Versenden Sie Ihre Rechnungen nicht nur per Post, sondern auch per E-Mail oder über e-invoicing. Fordern Sie Ihre Kunden auf, die auf der Papierrechnung und der elektronischen Rechnung angegebene Kontonummer zu vergleichen.
- Vermeiden Sie es, Umschläge mit dem Namen oder dem Logo Ihres Unternehmens für den Versand Ihrer Rechnungen zu verwenden. Bevorzugen Sie z. B. weiße Umschläge ohne Fenster. Umschläge mit Fenster, die vor allem beruflich genutzt werden, ziehen die Aufmerksamkeit von Betrügern auf sich.
- Verfolgen Sie die Zahlungen Ihrer Rechnungen minutiös. Wenn eine Zahlung auf sich warten lässt, wenden Sie sich schnell an den betreffenden Kunden. Im Falle eines Rechnungsbetrugs können Sie dann weitere ausgehende Rechnungen kontrollieren und eventuell sperren.
- Kontrollieren Sie die Sicherung Ihres Unternehmens und Ihres Büros, um internen Betrug oder Diebstahl auszuschließen.
- Versenden Sie nicht alle Rechnungen auf einmal und werfen Sie sie nicht in Briefkästen, die in Firmengebieten aufgestellt sind, die nach Büroschluss oft menschenleer sind. Wenn möglich geben Sie Rechnungen (und vor allem Rechnungen über sehr hohe Beträge) direkt beim örtlichen Postamt oder kurz vor der Leerung des Briefkastens auf.
- Achten Sie darauf, dass Sie Ihr Computersystem mit einer aktuellen und hochwertigen Antivirensoftware ausstatten, um Betrug mit digitalen Rechnungen zu verhindern.
Was können Sie tun, wenn Ihr Kunde eine gefälschte Rechnung bezahlt hat?
- Kontaktieren Sie Ihren Kunden und bitten Sie ihn, sich so schnell wie möglich mit seiner Bank in Verbindung zu setzen. Ihre Bank wird die Bank, die für die Kontonummer der Betrüger zuständig ist, bitten, die Transaktion zu stoppen, indem sie die Überweisung oder das Konto sperrt, sodass Geldabhebungen nicht mehr möglich sind.
- Melden Sie den Vorfall über die Meldestelle des FÖD Wirtschaft
Geben Sie als Beschwerdeführer „Privatperson“ und als Gegenpartei „Unternehmen“ an. Wählen Sie das Thema „Betrug & Schwindel“, dann das Szenario „Gefälschte Rechnungen“. Sie erhalten Stellungnahmen und Informationen zu den notwendigen Schritten sowie Kontaktdaten von Personen, die Ihrem Unternehmen helfen können. - Kontaktieren Sie Ihren Kunden, um die Zahlung weiterer Rechnungen auf das Konto des Betrügers zu blockieren.
- Kontaktieren Sie alle Ihre Kunden, um sie darüber zu informieren, dass Sie Opfer einer gefälschten Rechnung geworden sind, und fordern Sie sie auf, zu überprüfen, ob die Kontonummer, die auf Ihren Rechnungen angegeben ist, korrekt ist.
