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Bei der Festlegung der Preise im Rahmen eines öffentlichen Auftrags gilt der allgemeine Grundsatz des Festpreises. Dies bedeutet, dass die im ursprünglichen Angebot des Bieters angegebenen Preise von vornherein feststehen.
Abhängig von der Laufzeit des Auftrags oder der Veränderlichkeit der Kosten seiner Bestandteile können die Preise jedoch während der Ausführung geändert werden, um sie an veränderte wirtschaftliche und/oder soziale Bedingungen anzupassen.
Eine Preisanpassung ist nur möglich, wenn die Bedingungen in einer bestimmten Klausel des Lastenhefts unter Berücksichtigung objektiver Parameter wie beispielsweise Indizes ausdrücklich und klar festgelegt wurden.
Für bestimmte Arten von Bau- oder Dienstleistungsaufträgen ist eine Preisanpassungsklausel zwingend erforderlich. Ihre Modalitäten sind frei festlegbar (weitere Informationen auf der Website von FÖD Strategie & Unterstützung).
Was ist eine Preisanpassungsklausel?
Eine Preisanpassungsklausel ist ein Abschnitt des Lastenhefts, in dem festgelegt wird, wie der bei der Vergabe des Auftrags vereinbarte Preis angepasst werden soll.
Eine solche Klausel muss folgende Angaben enthalten:
- Die Vertragsbestandteile, bei denen eine Preisanpassung zulässig ist;
- Wann eine Preisanpassung stattfinden kann und wie oft;
- Auf welche Weise das Unternehmen bzw. der öffentliche Auftraggeber die Klausel aktivieren und die Preisanpassung beantragen muss (E-Mail/Post, einzureichende Unterlagen, Fristen…);
- Die zur Berechnung der Preisanpassung gewählte Formel;
- Die objektiven Parameter oder Indizes, die in die Anpassungsformel einzusetzen sind.
Wie wird die Preisanpassungsformel festgelegt?
Die Preisanpassungsformel basiert im Allgemeinen auf einem Indexierungsmechanismus, der Preis- oder Kostenindikatoren (Indizes) zu verschiedenen Zeitpunkten vergleicht, um deren Entwicklung zu bestimmen.
Diese Formel sollte idealerweise die tatsächliche Preis-/Kostenstruktur der Bestandteile des öffentlichen Auftrags widerspiegeln, um deren Entwicklung so genau wie möglich zu berücksichtigen.
Zu diesem Zweck wird der aussagekräftigste (belgische oder ausländische) Preisindex ausgewählt, der dem Zweck und den Gegebenheiten des Auftrags entspricht. Gegebenenfalls kann die Preisanpassungsformel auf mehreren Indizes basieren, je nach Art der Dienstleistungen, Arbeiten oder Lieferungen, die Gegenstand des Vertrags sind. In diesem Fall muss jeder Index in der Anpassungsformel im Verhältnis zum tatsächlichen Gewicht in den Gesamtpreisen/-kosten des Bestandteils des Produkts oder Auftrags, auf den er sich bezieht, gewichtet werden.
Ebenso ist eine Anpassungsformel denkbar, die auf einem ersten anpassbaren Teil und einem zweiten festen Teil basiert.
Bei in Losen organisierten öffentlichen Aufträgen kann der öffentliche Auftraggeber für jedes Los eine andere Anpassungsformel vorsehen, wenn sich dies als sinnvoll erweist. Da es sich bei einem Los um einen eigenständigen Vertrag handelt, kann es sinnvoll sein und einen Mehrwert bieten, je nach Gegenstand der verschiedenen Lose unterschiedliche Preisanpassungsformeln mit unterschiedlichen Parametern zu verwenden.
Welchen Index soll man für die Preisanpassung wählen?
Aus Gründen der Bequemlichkeit oder aus Gewohnheit verwenden öffentliche Auftraggeber häufig zusammengesetzte generische Indizes wie den Verbraucherpreisindex oder den Erzeugerpreisindex.
Diese Vorgehensweise ist nicht immer die geeignetste. Je nach den Besonderheiten des Auftrags können sich tatsächlich andere Indizes als relevanter erweisen, da sie einen direkteren Bezug zum Gegenstand des Auftrags und zur Entwicklung der für seine Bestandteile spezifischen Preise haben.
Daher ist es sinnvoll, im Vorfeld die wichtigsten Parameter des Auftrags zu analysieren und zu prüfen, ob es einen oder mehrere diesbezügliche Indizes gibt.
Die Generaldirektion Statistics Belgium des FÖD Wirtschaft veröffentlicht jeden Monat Preisentwicklungsindizes für eine Vielzahl von Produkten, Produktkategorien, Dienstleistungen usw. Diese Indizes können von öffentlichen Auftraggebern genutzt werden, um ihre Preisanpassungsformel zu verbessern.
Auf der Seite Einige nützliche Indizes für die Preisanpassung erfahren Sie, wie Sie den für die Art Ihres öffentlichen Auftrags relevantesten Index auswählen können.
Preisanpassung im Bausektor
Für bestimmte Arten von Bauarbeiten kann eine Preisanpassungsklausel zwingend erforderlich sein. Dies ist nicht immer der Fall, wird aber oft empfohlen.
So verwendet man in den Preisanpassungsklauseln von Bauverträgen regelmäßig die von Mercuriale veröffentlichten Materialpreisindizes sowie die Lohnindizes. Diese Verwendung ist bei öffentlichen Aufträgen optional, jedoch sehr oft üblich. Nach dem Wohnungsbaugesetz, dem sogenannten Breyne-Gesetz, ist diese Nutzung sogar dann vorgeschrieben, wenn eine Preisanpassungsklausel vorgesehen ist.
Der FÖD Wirtschaft ermittelt regelmäßig den Wert der Referenzpreisindizes im Bausektor:
- Index I (in seiner letzten Fassung, der I-2021-Index);
- Sektorindizes wie die Straßenindizes (die K1- und K2-Indizes);
- Indizes bestimmter Materialien über die Indikatoren für öffentliche Arbeiten (ÖAs);
- Verschiedene Werte im Zusammenhang mit Löhnen, Sozialabgaben und Versicherungen.
Weitere Informationen dazu finden Sie auf den Seiten über die Anpassung der Preise an den Index im Baugewerbe.
Was bei einer Preisanpassungsklausel zu beachten ist
Um das Risiko von Streitigkeiten bei einer Preisanpassung zu minimieren, sollte in dem Sonderlastenheft so genau wie möglich angeben werden, wie die Preisanpassungsklausel angewendet werden soll.
Um die spätere Anwendung zu erleichtern, wird daher empfohlen, bei der Ausarbeitung der Preisanpassungsformel im Sonderlastenheft zu beachten:
- Festlegen, dass der auf der Rechnung angezeigte Preis der am Tag der Bestellung gültige Preis ist (und nicht der am Tag der Lieferung oder Rechnungsstellung gültige Preis);
- Die korrekte und möglichst vollständige Bezeichnung jedes für die Anpassungsformeln herangezogenen Indexes angeben, einschließlich der Internetadresse, unter der sie veröffentlicht sind;
- Die Bezugszeiträume klar definieren.