Phasen eines öffentlichen Auftrags

Ein öffentlicher Auftrag besteht in der Regel aus vier Phasen:

• Vorbereitung
• Veröffentlichung
• Vergabe
• Ausführung

Vorbereitung

Bei der Vorbereitung eines öffentlichen Auftrags geht es nicht nur um die Erstellung eines Sonderlastenhefts, auch wenn dieses einen wesentlichen Bestandteil darstellt.

Vorherige Marktprospektion

Bevor der öffentliche Auftraggeber mit der Erstellung des Sonderlastenhefts beginnt, muss er ermitteln, welche Produkte und/oder Dienstleistungen die Wirtschaftsteilnehmer anbieten können, und sich eine realistische Vorstellung von deren Kosten machen.

Daher führt der öffentliche Auftraggeber am besten vorab eine Marktstudie durch, ggf. durch Konsultation einer bestimmten Anzahl potenzieller Lieferanten oder Dienstleister, um diesen Akteuren eine klare Vorstellung von dem zu deckenden Bedarf zu vermitteln und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Rechtsgrundsätze der Gleichheit und des Wettbewerbs nicht gefährdet werden.

Bei öffentlichen Aufträgen, die in einem Zwei-Phasen-Verfahren vergeben werden, kann in dieser Phase die Auswahl der in Frage kommenden Betreiber bzw. selbsternannten Bewerber (ohne Abgabe von Angeboten) erfolgen.

Verfassen eines Sonderlastenhefts

Das Sonderlastenheft ist das Dokument, in dem der öffentliche Auftraggeber seinen Bedarf sowie die besonderen Bedingungen des Auftrags darlegt. Auf dieser Grundlage erstellen die Bieter ihre Angebote. Es ist entscheidend, dass das Sonderlastenheft möglichst genaue Angaben enthält, damit Bieter konforme Angebote abgeben können.

Das Sonderlastenheft muss insbesondere folgende Angaben enthalten:

• Angaben zum öffentlichen Auftraggeber;
• eine klare und präzise Beschreibung des zu deckenden Bedarfs, wobei den beteiligten Betreibern möglichst viel Spielraum gelassen wird, wie dieses Ziel erreicht werden kann;
• den Ort der Auftragserfüllung;
• die Laufzeit des Vertrags, die in der Regel vier Jahre, einschließlich etwaiger Verlängerungen, nicht überschreiten darf;
• das für die Vergabe des Auftrags gewählte Verfahren;
• das Gesamtbudget des Auftrags oder die Bestandteile, die der Preis abdecken muss (Lieferungen, Verpackung, Dokumentation, Montage, Schulung, Transport, Versicherung usw., in Einheitspreisen, Stundenkosten oder Gesamtpreisen);
• etwaige Lose, aus denen sich der Auftrag zusammensetzt (ein Los kann separat vergeben und separat ausgeführt werden);
• etwaige besondere technische Spezifikationen;
• die Möglichkeit (oder Anforderung), Varianten und/oder Optionen vorzuschlagen;
• Bestimmungen über den Einsatz von möglichen Unterauftragnehmern oder externen Partnern;
• Kontaktmöglichkeiten bei Fragen (Forum, Informationsveranstaltung usw.);
• die Bedingungen für die Einreichung und Unterzeichnung von Angeboten; in den meisten Fällen erfolgt die Übermittlung elektronisch über die e-Notification-Plattform;
• die Kriterien für die Bewertung der Angebote.

Weitere Vorbereitungsschritte

Je nach Art des öffentlichen Auftraggebers bzw. Auftrags sind vor der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung mitunter weitere Verfahrensschritte erforderlich. Dazu gehören beispielsweise die Einholung formeller Zustimmungen durch dir Finanzinspektion oder den Ministerrat.

Veröffentlichung

Der geschätzte Auftragswert bestimmt, ob der Auftrag veröffentlicht werden muss und ob dies nur auf belgischer Ebene oder auch auf europäischer Ebene geschehen kann.

Der Schwellenwert, ab dem ein Auftrag auf europäischer Ebene veröffentlicht werden muss, variiert je nach Art der zu erbringende Leistung und des Leistungsspektrums. Die Höhe dieser Schwellenwerte wird alle zwei Jahre angepasst.

Weitere Informationen zu den Schwellenwerten für europaweite Vergabeverfahren.

Die Veröffentlichung eines Auftrags und seines Sonderlastenhefts über die Plattform  e-Procurement.

Vergabe

Nach der eventuellen Phase der Vorauswahl potenzieller Bewerber (siehe oben) reichen die Wirtschaftsteilnehmer ihr Angebot elektronisch beim öffentlichen Auftraggeber ein, von dem der öffentliche Auftrag stammt. Für öffentliche Aufträge mit geringem Auftragswert sind auch andere Einreichungsarten zulässig.

Es folgt eine Phase der Angebotsauswahl, die es dem öffentlichen Auftraggeber ermöglichen sollte, Bieter auszuschließen, wenn für sie ein Ausschlussgrund vorliegt oder wenn sie keine ausreichenden Garantien für ihre wirtschaftliche, finanzielle oder technische Leistungsfähigkeit zur Durchführung des Auftrags nachweisen.

Anschließend werden die Angebote der ausgewählten Bewerber hinsichtlich ihrer Ordnungsmäßigkeit, ihrer Qualität und ihres Preises bewertet und miteinander verglichen. Je nach dem angewandten Verfahren kann es zu einer Verhandlungsphase kommen.

Bei der Vergabe des öffentlichen Auftrags gilt grundsätzlich, dass sich der Auftraggeber an dem wirtschaftlich günstigsten Angebot orientiert.

Je nach Fall kann dies anhand von Folgendem ermittelt werden:

• der Preis,
• die Kosten oder ein Kosten-Nutzen-Verhältnisses,
• das beste Preis-Leistungs-Verhältnis, das sich aus dem Preis und anderen vorab festgelegten und gewichteten Kriterien in Bezug auf die qualitativen, ökologischen und/oder sozialen Aspekte im Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand ergibt.

Auf Grundlage dieser Bewertung wird für jedes Angebot ein Bewertungsbericht erstellt und eine begründete Vergabeentscheidung getroffen. Alle Bieter erhalten eine Kopie ihres Bewertungsberichts und der sie betreffenden Entscheidung. Sie haben die Möglichkeit, gegen die Vergabeentscheidung vor dem Staatsrat oder gegebenenfalls einem Zivilgericht Berufung einzulegen.

Ausführung

Die Ausführung des Vertrags beginnt, nachdem der öffentliche Auftraggeber die Entscheidung über die Vergabe des Auftrags an den ausgewählten Bieter bekannt gegeben hat.

Der Vertrag wird gemäß den Bedingungen ausgeführt, die im vom Auftraggeber angenommenen Angebot beschrieben sind. Zahlungen erfolgen nach Lieferung der Produkte, Erbringung der Dienstleistungen oder Durchführung der Arbeiten nach Annahme der Rechnung durch den Auftraggeber. Bei Verträgen mit geringem Wert sind Anzahlungen möglich.

Öffentlichen Auftraggeber haben nach Erhalt der Rechnungen 30 Tage Zeit, um diese zu prüfen, und anschließend eine zusätzliche Frist von 30 Tagen, um sie zu bezahlen.

Selbstverständlich sind Änderungen der Aufträge während der Ausführung nicht zulässig. Allerdings ist die Europäische Kommission der Ansicht, dass ein Auftrag an bestimmte Veränderungen im wirtschaftlichen, rechtlichen oder technischen Umfeld angepasst werden kann, sofern die Grundsätze der Gleichbehandlung und Transparenz eingehalten werden. Diese Änderungen können in Form einer Änderung, einer Abrechnung, einer Überprüfungsklausel oder sogar einer Marktrevision erfolgen.