Kruispuntbank van ondernemingen - Privacyverklaring

Inleiding

De privacyverklaring beschrijft hoe de Kruispuntbank van Ondernemingen (hierna KBO genoemd) persoonsgegevens verwerkt, welk gebruik ervan wordt gemaakt, wat de rechten van de “betrokkene” zijn (recht van inzage, rectificatie, gegevenswissing enz.) en hoe die kunnen worden uitgeoefend.

De KBO is een dienst van de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie (hierna FOD Economie genoemd) en is verantwoordelijk voor de registratie, de opslag, het beheer en de terbeschikkingstelling van informatie met betrekking tot de identificatie van geregistreerde entiteiten en hun vertegenwoordigers. Ze heeft als doel de administratieve procedures voor geregistreerde entiteiten te vereenvoudigen en bij te dragen tot een efficiëntere organisatie van de overheidsdiensten. Ze streeft er ook naar om de overdracht en verspreiding van gegevens over geregistreerde entiteiten te optimaliseren.

De FOD Economie wil uw privacy beschermen en respecteren. Aangezien de KBO persoonsgegevens verwerkt, is ze onderworpen aan verordening (EU) nr. 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming- General Data Protection Regulation - GDPR).

Wat is een persoonsgegeven?

In de zin van artikel 4, 1° van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is een “persoonsgegeven”: “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (hierna betrokkene genoemd); als “identificeerbaar” wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon”.

Welke persoonsgegevens worden door de KBO verwerkt?

In de KBO geregistreerde persoonsgegevens

Het gaat om volgende gegevens:

Alle gegevens met betrekking tot een geregistreerde entiteit natuurlijke persoon, met name

• het ondernemingsnummer;
• de benaming (omdat ze altijd overeenkomt met de naam en voornaam van de oprichter);
• de woonplaats; 
• het rijksregisternummer of bisnummer;
• de rechtstoestand;
• de uitgeoefende activiteiten;
• de hoedanigheden (bv. inschrijvingsplichtige onderneming, onderworpen aan btw, ...);
• het adres van de vestigingseenheid;
• het bankrekeningnummer;
• de contactgegevens (telefoon, fax, e-mail, website);
• de toelatingen, vergunningen en erkenningen waarover de entiteit beschikt.

De naam, voornaam en rijksregister- of BIS-nummer van de personen die een functie uitoefenen

De naam, voornaam en rijksregister- of BIS-nummer van de personen die het bewijs van de ondernemersvaardigheden leveren

Persoonsgegevens met betrekking tot gebruikers van/aanvragers bij de KBO

Persoonsgegevens die door de KBO kunnen worden verwerkt via haar toepassingen of met het oog op het beantwoorden van een aanvraag:

• de identificatiegegevens: (bv. naam, voornaam, bankrekeningnummer, IP-adres, ondernemingsnummer en/of rijksregisternummer) die een juiste identificatie van de gebruiker/aanvrager mogelijk maken;
• de contactgegevens: (bv. e-mailadres) om met de aanvrager te communiceren en/of updates aan de gebruiker door te sturen;
• de persoonlijke kenmerken en gedragsgegevens: gegevens met betrekking tot de gesproken taal om die te integreren in de communicatie;
• de logboekbestandsgegevens: de logbestanden worden bijgehouden voor statistische doeleinden, voor de voortdurende verbetering van de KBO-toepassingen en/of om de in de KBO uitgevoerde operaties te traceren (bijvoorbeeld, tijdstip of status van een zoekopdracht).

Opmerking: de KBO verwerkt geen specifieke persoonsgegevens zoals ras, religie of politieke voorkeuren.

Welke verwerking van persoonsgegevens wordt door de KBO uitgevoerd?

De KBO voert volgende verwerking uit:

• de gegevensverzameling bij initiatoren (artikel III.19 van het Wetboek van economisch recht en het koninklijk besluit van 26 juni 2003 houdende aanwijzing van de overheden, administraties en diensten die, betreffende bepaalde categorieën van ondernemingen, belast zijn met de eenmalige inzameling en het actualiseren van gegevens bedoeld in artikel III.18 van het Wetboek van economisch recht);
• de gegevensverzameling bij geregistreerde entiteiten (artikelen III.15 en III.32 van het Wetboek van economisch recht en het koninklijk besluit van 22 april 2010 tot bepaling van de regels voor en de aard van de inschrijvingen die de ondernemingen onder elektronisch beveiligde vorm kunnen meedelen aan de Kruispuntbank van Ondernemingen);
• het gegevensbeheer (artikel III.15 van het Wetboek van economisch recht);
• de registratie van gegevens (artikel III.15 van het Wetboek van economisch recht);
• de opslag van gegevens (artikel III.15 van het Wetboek van economisch recht);
• de terbeschikkingstelling van gegevens: op die manier geeft de KBO ook toegang tot die gegevens:
  • aan de administraties/diensten en instellingen in het kader van de uitoefening van hun wettelijke opdrachten (artikelen III.29 en III.30 van het Wetboek van economisch recht en het koninklijk besluit van 19 juni 2003 houdende de nadere regelen voor de toegang van de overheden, besturen, diensten of andere instellingen tot de gegevens van de Kruispuntbank van Ondernemingen);
  • voor een al dan niet commercieel hergebruik (artikel III.33 van het Wetboek van economisch recht en het koninklijk besluit van 18 juli 2008 betreffende het hergebruik van publieke gegevens van de Kruispuntbank van Ondernemingen);
  • via internet (Public Search, Public Search Mobile) (artikel III.31 van het Wetboek van economisch recht en het koninklijk besluit van 28 maart 2014 tot uitvoering van artikel III.31 van het Wetboek van economisch recht inzonderheid de bepaling van de gegevens van de Kruispuntbank van Ondernemingen die via internet toegankelijk zijn evenals de voorwaarden voor het raadplegen ervan;
  • aan de entiteit zelf en aan haar vertegenwoordigers (via de toepassing My Enterprise) (artikel III.32 van het Wetboek van economisch recht en het koninklijk besluit van 22 april 2010 tot bepaling van de regels voor en de aard van de inschrijvingen die de ondernemingen onder elektronisch beveiligde vorm kunnen meedelen aan de Kruispuntbank van Ondernemingen.

!! Het rijksregisternummer wordt enkel aan de administraties, diensten en instellingen doorgegeven in het kader van hun wettelijke opdrachten en op voorwaarde dat zij toegang tot dat nummer hebben.

Wat de verstrekking van de woonplaats betreft: die wordt enkel beschikbaar gesteld via internet (Public Search), Open Data, de webservice Public Search voor zover ze overeenkomt met het adres van de vestigingseenheid, d.i. de plaats die gekozen werd voor de uitoefening van de activiteit van de vestigingseenheid. De woonplaats verschijnt, maar dan wel als het adres van de vestigingseenheid.

Waarvoor worden persoonsgegevens verwerkt?

De KBO verwerkt enkel persoonsgegevens in het kader van de uitoefening van haar wettelijke opdrachten. 

De verwerking van die gegevens wordt door de KBO uitgevoerd, met name om volgende doeleinden te verwezenlijken:

• het gebruik van het ondernemingsnummer toe te laten;
• het Only Once principe toe te passen: de overheden, administraties en diensten die gemachtigd zijn om KBO-gegevens te raadplegen, mogen die gegevens niet meer rechtstreeks aanvragen bij de geregistreerde entiteiten of hun vertegenwoordigers (art. III.36. van het Wetboek van economisch recht);
• een register van de geregistreerde entiteiten bij te houden. Dat register omvat per entiteit een reeks basisidentificatiegegevens;
• de administratieve procedures voor de entiteiten te vereenvoudigen;
• de gegevens voor een al dan niet commercieel hergebruik toe te laten;
• de diensten/administraties/instellingen toegang te verlenen tot de gegevens in het kader van hun wettelijke opdrachten;
• iedereen toegang te verlenen tot bepaalde gegevens via internet;
• de geregistreerde entiteiten toegang te verlenen tot hun eigen gegevens;
• een klantendienst te verlenen, bijvoorbeeld wanneer u ons belt of een e-mail verzendt met een vraag of aanpassingsaanvraag van de gegevens van een entiteit;
• onze dienst te verbeteren.

De persoonsgegevens worden door de KBO nooit om commerciële of reclamedoeleinden verwerkt. In het kader van haar wettelijke opdrachten kan de KBO persoonsgegevens doorgeven aan derden die die voor dergelijke doeleinden zouden gebruiken. Ze moeten echter wel voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en mogen die gegevens met name niet gebruiken voor direct marketing  doeleinden.

Voor wie zijn de persoonsgegevens bestemd?

In het kader van de uitoefening van haar wettelijke opdrachten kan de KBO persoonsgegevens doorgeven, met name aan volgende ontvangers:

• De “betrokkene”
• Iedereen, via internet (Public Search)
• Andere ontvangers in het kader van wettelijke verplichtingen en vergunningen voor informatie-uitwisseling, zoals:
  • administraties en instellingen in het kader van hun wettelijke opdrachten;
  • derden in het kader van de terbeschikkingstelling van gegevens voor hergebruik.

Wie is verantwoordelijk voor de door de KBO uitgevoerde verwerking?

De FOD Economie, vertegenwoordigd door de voorzitter van het Directiecomité, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die door de KBO worden verwerkt in het kader van de uitoefening van haar wettelijke opdrachten. Dat houdt in dat hij, alleen of samen met anderen, de doeleinden en de middelen voor de verwerking van dergelijke persoonsgegevens bepaalt.

De FOD Economie is echter niet verantwoordelijk voor de inhoud van de websites waarnaar de KBO verwijst.  

Hoelang worden uw gegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

Veiligheid van de gegevens

De FOD Economie heeft technische en organisatorische maatregelen getroffen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te vrijwaren.

Wat zijn uw rechten?

Overeenkomstig de verordening (EU) nr. 2016/679 kunt u de FOD Economie vragen om:

• inzage te hebben van uw persoonsgegevens,
• deze te rectificeren indien ze fout of onvolledig zijn,
• deze volledig of gedeeltelijk te wissen,
• de verwerking van uw gegevens te beperken,
• de verwerking ervan te stoppen,
• u kunt zich eveneens verzetten tegen de verwerking van uw gegevens.

Sommige van deze rechten zijn enkel van toepassing in beperkte gevallen. De KBO zal elke aanvraag naargelang de toepasselijke wetgeving onderzoeken. Het kan dus zijn dat u zich tot de partners van de KBO (zoals een initiator) moet richten om een gegeven te wijzigen.

Hoe uw rechten laten gelden en wat doen in geval van een ongewenst gebruik van uw persoonsgegevens?

Voor vragen, opmerkingen, problemen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens en de uitoefening van uw rechten in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de FOD Economie en hem/haar een scan of een recto-verso kopie van uw identiteitskaart met handtekening overmaken.

Via e-mail:
dpo@economie.fgov.be

Per post:

Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie
Data Protection Officer - Bureau van de Voorzitter,
Vooruitgangstraat 50
1210 Brussel

Per telefoon:

+32 2 277 98 54

Indien u vindt dat de FOD Economie uw persoonsgegevens niet volgens de geldende regelgeving heeft verwerkt, kunt u een klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit indienen.

Via e-mail:

contact@apd-gba.be

Per post:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

Per telefoon:

+32 2 274 48 00

Per fax:

+32 2 274 48 35

Update van de privacyverklaring

De desbetreffende verklaring kan eventueel geüpdatet worden. We vragen u om ze regelmatig te lezen om op de hoogte te blijven van eventuele updates.