Aanwerving van personeel

Iedere ondernemer die personeel wil aanwerven, moet voldoen aan een aantal verplichtingen. Het volstaat een aantal administratieve formaliteiten te vervullen die door de sociale wetgeving worden opgelegd.

Te ondernemen stappen bij de RSZ

Als bedrijfsleider moet u eerst een inschrijving aanvragen als werkgever bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ).

Wanneer u een personeelslid aanwerft, moet u een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling (DIMONA) doen bij de RSZ.

Dit is verplicht voor alle werkgevers van alle sectoren en dient elektronisch te gebeuren.

Door deze aangifte, meldt u aan de RSZ de aanwerving of vertrek van een werknemer in de onderneming.

Elke werknemer ontvangt een gepersonaliseerde Dimonacode die de sociale zekerheidsorganismen toelaat onmiddellijk de informatie met betrekking tot de identiteit en de arbeidsrelatie werkgever/werknemer te kennen. Zo dienen de inlichtingen maar een keer te worden gemeld.

Alle inlichtingen en nuttige formulieren zijn beschikbaar op de portaalsite van de Sociale Zekerheid.

Hoeveel kosten deze formaliteiten?

Deze formaliteiten zijn gratis indien u deze persoonlijk verricht.

Indien u de tussenkomst van een ondernemingsloket of van een sociaal secretariaat verkiest, zal dit betalend zijn. Andere tussenpersonen kunnen u ook helpen tegen vergoeding (gespecialiseerde kantoren, werkgeversorganisaties, enz.).

Aansluiting bij een erkend sociaal secretariaat

De sociale secretariaten zijn organismen die erkend en gecontroleerd worden door de overheid. Zij komen als mandataris van de werkgever tussenbeide bij de RSZ.

De aansluiting bij een sociaal secretariaat is niet verplicht. U kunt beslissen er een beroep op te doen zodat zij in uw plaats, de door de sociale wetgeving voorgeschreven formaliteiten betreffende de aanwerving van personeel en personeelsbeheer vervullen.

Nieuwe werkgever: financiële tussenkomst van de RSZ in de inschrijvingskosten

De aansluiting bij een sociaal secretariaat is betalend. Het is raadzaam vooraf inlichtingen in te winnen omtrent de kostprijs van haar diensten alvorens er een beroep op te doen.

Als nieuwe werkgever, kunt u bij de aanwerving van uw eerste werknemer en voor zover u voor deze werknemer recht heeft op een vermindering van de werkgeversbijdragen aan de sociale zekerheid, genieten van een financiële tussenkomst van de RSZ bij de inschrijvingskosten bij een erkend sociaal secretariaat.

Deze tussenkomst wordt eveneens toegekend bij de aanwerving van een tweede werknemer, onder dezelfde voorwaarden.

Wat doet een erkend sociaal secretariaat?

Een sociaal secretariaat kan de volgende administratieve taken uitvoeren:

• de verwerking van de gegevens met betrekking tot de lonen en de premies alsook de berekening ervan;
• de opstelling van arbeidscontracten, het personeelsregister, verschillende sociale documenten (loonfiche, individuele rekening, vakantieattest, …);
• de inschrijving bij een kinderbijslagfonds en een jaarlijkse vakantiekas;
• de aansluiting bij een paritaire commissie;
• de aangiften bij de belastingen voor de bedrijfsvoorheffing en de driemaandelijkse aangiften en betalingen aan de RSZ;
• de aanvraag van een pensioennummer voor de werknemers voor wie het de eerste tewerkstelling is.

Lijst van de erkende sociale secretariaten

Het Belgisch Staatsblad publiceert elk jaar een lijst van erkende sociale secretariaten. U kunt bij de RSZ terecht om zo’n lijst te bekomen.

Meer informatie?

Voor meer informatie betreffende de verplichtingen bij het aanwerven van personeel, kunt u het Vademecum van de Onderneming (hoofdstuk "Bijkomende formaliteiten bij de aanwerving van personeel") raadplegen of u wenden tot de RSZ.

Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ)

Victor Hortaplein 11
1060 Brussel

Tel.: 02 509 31 11
Fax: 02 509 30 19
Website van de RSZ