Obligation de proposer un moyen de paiement électronique

Depuis le 1^er juillet 2022, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent être en mesure de proposer aux consommateurs au minimum un système de paiement par voie électronique.

En quoi consiste cette obligation ?

La législation belge impose depuis le 1^er juillet 2022, que toutes les entreprises en relation avec des consommateurs, des plus petites aux plus grandes, mettent à la disposition de leurs clients au minimum une solution leur permettant de payer électroniquement leur achat.

Cette solution ne peut en aucun cas remplacer les paiements en espèces qui doivent toujours être acceptés : elle vient les compléter.

Pour ce faire, les entreprises disposent d’une série de solutions techniques :

• terminaux de paiement fixes ou portables
• paiements sans contact par smartphone ou montre connectée (smartwatch)
• virement
• etc.

Elles choisissent librement la technologie qui leur semble la plus appropriée, en fonction de leur réalité économique et des spécificités de leur clientèle.

Les entreprises ne sont pas autorisées à facturer des coûts supplémentaires à leurs clients si ceux-ci paient de manière électronique, ni à refuser les paiements électroniques quel qu’en soit le montant.

Elles peuvent toutefois proposer des moyens de paiement électroniques différents en fonction du montant à régler, pour autant qu’elles en informent leurs clients de manière visible (par des affiches p.ex.).

Attention : les paiements par titres repas, écochèques ou chèques consommation ne sont pas considérés comme des moyens de paiement électroniques, même lorsqu’ils sont effectués au moyen d’une carte. Il en va de même pour les paiements en crypto-monnaies et autres monnaies virtuelles.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Toutes les entreprises (au sens du livre VI du Code de droit économique) sont concernées par l’obligation de proposer à leurs clients un moyen de paiement électronique.

Par « entreprise », il convient d’entendre : toutes les personnes physiques ou personnes morales poursuivant de manière durable un but économique, y compris leurs associations (art. 1.8, 39° du Code de droit économique).

Sont donc concernées par cette obligation :

• les entreprises, au sens courant du terme, quelle que soit leur taille
• les professions libérales
• toutes les personnes, administrations, associations, etc. qui exercent durablement des activités économiques en relation avec des consommateurs, comme la gestion d’une piscine, d’une bibliothèque ou d’un centre culturel.

Pour plus d’informations concernant la définition d’une entreprise au sens du livre VI du Code de droit économique, consultez la page Qui est considéré comme une « entreprise » ?

Pourquoi cette nouvelle obligation ?

Les consommateurs ont de plus en plus recours aux moyens de paiement électroniques pour régler leurs achats. Cela représente des avantages pour eux comme pour vous, en tant que commerçants. Il est donc important de leur laisser le choix de leur mode de paiement.

Cette obligation s'inscrit également dans le cadre de la lutte contre la fraude fiscale.

Quels sont les avantages des paiements électroniques pour les entreprises ?

Plus pratiques que les paiements en espèces, les paiements électroniques peuvent vous faire gagner de l’argent et du temps :

• facilité des transactions : gain de temps et d’argent avec des transactions simples et rapides
• davantage de sécurité : les vols et la circulation de faux billets sont évités
• gestion simplifiée : les transactions sont automatiquement tracées, ce qui allège votre gestion financière et administrative
• coûts moindres : gérer les espèces représente pour vous un coût (caché) élevé. Une autre solution de paiement adaptée à la situation et à la clientèle vous permet d’économiser du temps et de l’argent
• utilisation répandue : la majorité des clients utilisent régulièrement des moyens de paiement électroniques. Leur proposer un moyen de paiement autre que les espèces, c’est leur offrir plus de liberté et potentiellement, s’attirer une clientèle supplémentaire.

Consultez également la page Quels sont les avantages des moyens de paiement électroniques pour les commerçants ?

Qu’en est-il des paiements en espèces ?

Les paiements en espèces ne peuvent en aucun cas être refusés. Ils restent valables !

En cas d’utilisation des espèces, vous devez appliquer les règles en vigueur depuis le 1^er décembre 2019 pour l’arrondi du montant total du ticket de caisse.

Retrouvez les règles de l’arrondi sur la page Arrondi des paiements en espèces.

Pour rappel :

• Les pièces de 1 et 2 cents restent des moyens de paiement légaux. Vous ne pouvez pas les refuser tant qu’elles sont utilisées en quantité raisonnable (maximum 50 pièces par paiement).
• Vous ne pouvez pas facturer des coûts supplémentaires à vos clients en cas de paiement électronique, ni refuser les paiements électroniques, même pour de très petits montants.

Comment mettre en place votre système de paiement électronique en trois étapes ?

Pour mettre à disposition de vos clients un système de paiement électronique qui réponde à leurs attentes et aux vôtres, suivez les trois étapes suivantes :

1. Comparez les solutions techniques disponibles et optez pour celle qui s’adapte le mieux à votre activité et à votre typologie de clientèle.
2. Renseignez-vous sur les coûts liés à cette solution technique.
3. Comparez et choisissez votre fournisseur/prestataire.

Quel système de paiement électronique choisir ?

La réalité économique de chaque entreprise est différente. Et les solutions techniques disponibles sur le marché sont variées et en permanente évolution. Il est dès lors difficile pour nous de recommander un système de paiement électronique plutôt qu’un autre.

D’une manière générale, nous pouvons classer les systèmes de paiement électroniques en deux grandes catégories.

• Les systèmes utilisant un terminal de paiement fixe ou mobile
  Les clients paient avec une carte de débit (Bancontact, Maestro, VISA debit, MasterCard Debit, etc.) ou une carte de crédit (Visa Credit, MasterCard Credit, etc.). Certains terminaux acceptent aussi les chèques-repas et les chèques-cadeaux.
  Vous avez différents types de terminaux à votre disposition. Votre choix pour l’un ou l’autre type sera guidé par vos besoins (appareil mobile, type de connexion via ligne téléphonique, via connexion wifi ou 4G, gestion complète de la facturation…). De plus, les coûts (achat/location du terminal, maintenance…) varient fortement d’une solution technique à l’autre. Il convient de bien vous renseigner, de comparer et de faire jouer la concurrence.
  Remarque : le terminal mobile est à privilégier pour l’horeca.
• Les systèmes utilisant une application de paiement
  Ils permettent de payer facilement via un QR code. Tout se fait via smartphone ou ordinateur en liant son compte bancaire à l’application. Vous payez uniquement le coût par transaction, vous n’avez ni frais d’abonnement ni de terminal à acheter.

Pour choisir entre un système de paiement par carte, par smartphone ou smartwatch, par boutique en ligne, par virement ou domiciliation, etc. ou plus globalement par service bancaire en ligne, nous vous conseillons de prendre contact avec votre organisme bancaire. Vous pouvez également consulter l’information proposée sur internet par les différents fournisseurs de solutions techniques de paiement électronique.

Febelfin, la fédération représentative de près de 245 institutions financières belges, propose sur son site web un dossier consacré aux instruments de paiement électroniques à destination des entreprises. Vous y trouverez des informations sur les solutions disponibles sur le marché, leur fonctionnement et les coûts liés à chaque solution.

Vers le dossier « Les paiements digitaux pour vous en tant que professionnel » de Febelfin. 

Vous avez encore des questions ?

Pour toute question concernant l’obligation légale de proposer un moyen de paiement électronique aux clients, vous pouvez vous adresser au Contact Center du SPF Economie