Arrondi des paiements en espèces : FAQ pour les entreprises

Sont concernées par l’obligation d’arrondir les paiements en espèces, toutes les « entreprises » au sens du livre VI du Code de droit économique, c’est-à-dire toute personne physique ou morale qui poursuit de manière durable un but économique.

Sont dès lors tenues d’arrondir les paiements en espèces, non seulement les entreprises au sens courant du terme, mais aussi les professions libérales et toutes les personnes, associations, administrations, etc. qui exercent régulièrement des activités économiques en relation avec des consommateurs.

Oui.

Dès lors qu’une association exerce de manière régulière une activité économique, elle est considérée comme une entreprise et doit respecter les règles en matière d’arrondi des paiements en espèces qu’elle perçoit dans le cadre de ces activités.

Le fait qu’une association ait ou non un but lucratif ne change rien à la chose.

Oui, pour autant que les paiements en espèces qu’elles encaissent concernent des activités à caractère économique en relation avec des consommateurs.

Ainsi, une commune qui gère une piscine, une bibliothèque ou un centre culturel par exemple, sera considérée comme « entreprise » pour ces types d’activités. Par contre, ce ne sera pas le cas lorsqu’elle encaissera les frais d’émission d’une carte d’identité, cette activité relevant de ses missions de service public et n’ayant de ce fait, pas de caractère « économique ».

Oui. 

Oui. 

Les pharmaciens doivent pratiquer l’arrondi des paiements en espèces et selon les mêmes modalités que toute autre entreprise. Il n’y a pas de distinctions entre les produits qu’ils vendent : tous sont concernés.

Sur le site web de l'INAMI vous trouverez des informations ainsi qu'une circulaire (2019/307) relatives à l'application de l'arrondi dans le secteur des soins de santé. 

Vous devez arrondir le montant total des achats que le consommateur paie en espèces (pièces et billets).

Si vous avez choisi de pratiquer l’arrondi également pour les autres moyens de paiement, c’est le montant total à payer qui est arrondi, déduction faite de ce que le consommateur paie par chèques-repas, éco-chèques ou bons de valeur : ceux-ci ne peuvent jamais être arrondis.

Vous n’arrondissez donc pas le prix de chaque article pris séparément.

La pratique de l’arrondi ne concerne que les paiements en espèces, en présence physique d’un client particulier. Les ventes à distance (par internet, par exemple) ou entre professionnels (B2B) ne sont donc pas concernées.

Non.

L’obligation légale d’arrondir ne porte que sur les paiements faits en espèces (pièces et billets). Les paiements par carte ou par carte de crédit ne constituent pas des paiements en espèces.

Toutefois, vous avez la possibilité de décider de pratiquer également l’arrondi pour les moyens de paiement autres que les espèces. Dans ce cas, vous devez l’appliquer pour tous les moyens de paiement que vous acceptez et pour tous les paiements effectués par vos clients particuliers, quand ceux-ci se trouvent dans votre entreprise. Vous devez dans ce cas en informer votre clientèle en affichant dans votre établissement, de manière visible, le texte suivant : « Le montant total est toujours arrondi (PDF, 524.6 Ko) ».

Attention ! Les paiements par chèques-repas, éco-chèques ou bons de valeur ne peuvent jamais être arrondis.

Les paiements en espèces sont toujours arrondis aux 0 ou 5 cents les plus proches.

Un montant total payé en espèces qui se termine par x,x1 euro ou x,x2 euro est arrondi vers le bas à x,x0 euro. Exemple : 12,92 euros devient 12,90 euros.

Un montant total payé en espèces qui se termine par x,x3 euro ou x,x4 euro est arrondi vers le haut à x,x5 euro. Exemple : 12,93 euros devient 12,95 euros.

Un montant total payé en espèces qui se termine par x,x6 euro ou x,x7 euro est arrondi vers le bas à x,x5 euro. Exemple : 12,97 euros devient 12,95 euros.

Un montant total payé en espèces qui se termine par x,x8 euro ou x,x9 euro est arrondi vers le haut à x,(x+1)0 euro. Exemple : 12,98 euros devient 13,00 euros.

Montant payé en espèces se terminant par :	Arrondi
x,x1	x,x0
x,x2	x,x0
x,x3	x,x5
x,x4	x,x5
x,x5	x,x5
x,x6	x,x5
x,x7	x,x5
x,x8	x,(x+1)0
x,x9	x,(x+1)0

Seuls les billets et les pièces de monnaie sont considérés comme des espèces.

Les montants payés au moyen de chèques-repas, d’éco-chèques ou de bons de valeur ne peuvent jamais être arrondis, même si vous avez opté pour la pratique généralisée de l’arrondi.

Même si cela peut paraître étrange, les chèques-repas, les éco-chèques et autres bons à valeur fixes ne peuvent jamais être arrondis car ils ne sont pas repris dans la liste des moyens de paiement dressée par le Code de Droit économique.

Il ne s’agit nullement d’un oubli : il y a des raisons juridiques multiples et complexes justifiant qu’ils soient traités différemment, en particulier le fait qu’ils sont souvent constitutifs d’un avantage en nature octroyé par une entreprise à ses collaborateurs. Rien à voir donc avec de l’argent sonnant et trébuchant, même s’ils vous servent pour payer des achats.

C’est pour cette raison que lorsque vous encaissez un paiement contenant une partie réglée par chèques-repas ou éco-chèques, vous devez d’abord déduire ces montants du total de votre client pour déterminer le montant sur lequel il convient d’appliquer l’arrondi.

 

A noter que ce raisonnement vaut également pour les bons à valeur fixe.

 

Non.

L’arrondi étant obligatoire pour tous les paiements en espèces, il n’est pas nécessaire d’en informer préalablement vos clients particuliers.

Nous ne pouvons toutefois que vous conseiller de le faire, au minimum verbalement, dans les premiers jours ou semaines qui suivront l’entrée en vigueur de la nouvelle mesure. Si vous le souhaitez, vous pouvez également utiliser l’un d nos supports visuels, mais ce n’est pas obligatoire.

Par contre, si vous optez pour la pratique élargie de l’arrondi aux moyens de paiement autres que les espèces, vous êtes tenu d’en informer votre clientèle en affichant dans votre établissement, de manière visible (de préférence à proximité de votre caisse), le texte suivant : « Le montant total est toujours arrondi (PDF, 524.6 Ko) »

Non.

C’est une mesure obligatoire pour tous les paiements en espèces qui se font en présence physique du consommateur. Les ventes à distance (par internet, par exemple) ou entre professionnels ne sont pas concernées.

Non.

Un consommateur ne peut pas demander que les sommes payées en espèces ne soient pas arrondies. Si vous ne pratiquez pas l’arrondi pour les autres moyens de paiement,  le consommateur a, dans la plupart des cas, toujours la possibilité d’utiliser un autre moyen de paiement.

De même, si vous avez décidé de pratiquer également l’arrondi pour les moyens de paiement autres que les espèces, votre client est tenu de respecter votre décision. Toutefois, vous devez dans ce cas afficher dans votre établissement, de manière visible, le texte suivant : « Le montant total est toujours arrondi (PDF, 524.6 Ko) »

Un conseil : affichez-le de préférence à proximité de votre caisse et n’oubliez pas que les paiements par chèques-repas, éco-chèques ou bons de valeur ne peuvent jamais être arrondis.

Non.

Pour généraliser l’arrondi à tous les types de paiements, vous devez seulement en informer votre clientèle en affichant dans votre établissement, de manière visible, le texte suivant : « Le montant total est toujours arrondi (PDF, 524.6 Ko) »

Vous ne devez le signaler à personne d’autre.

Oui.

Vous avez le droit de ne plus pratiquer l’arrondi pour les moyens de paiement autres que les espèces.

Il vous suffit de ne plus afficher le message « Le montant total est toujours arrondi (PDF, 524.6 Ko) » qui informait jusque-là votre clientèle que vous pratiquiez l’arrondi pour tous les moyens de paiement.

Attention : votre système de caisse devra peut-être être adapté pour respecter les prescrits en matière d’affichage des montants à payer sur le ticket de caisse, la facture ou tout autre document justificatif.

L’arrondi est obligatoire pour tous les consommateurs payant en espèces (pièces et billets). Si un client refuse de payer le montant arrondi, vous pouvez refuser la vente et vous ne devez donc pas fournir le produit ou le service désiré. S’il tient absolument à payer le montant non-arrondi, incitez-le à utiliser un autre moyen de paiement que les espèces.

Les pièces de 1 et 2 cents restent valables. C’est uniquement au niveau européen que l’on peut décider de retirer des pièces de monnaies de la circulation.

Aucune décision en ce sens n’a été prise actuellement.

Non.

Vous ne pouvez pas refuser qu’un client vous paie avec des pièces de 1 et 2 cents.

Toutefois, vous n’êtes pas tenu d'accepter plus de cinquante pièces lors d'un seul paiement.

Non.

Vous ne pouvez jamais compter des frais supplémentaires pour les paiements en espèces.

Oui, vous pouvez rendre des pièces de 1 et 2 cents.

Votre client ne peut pas les refuser.

Non.

L’arrondi est uniquement d’application pour les ventes au consommateur final (B2C), lorsque le paiement a lieu en présence physique du consommateur.

L’arrondi des paiements en espèces n’est pas d’application pour les transactions entre entreprises (B2B) , même si votre client « entreprise » n’est pas assujetti à la TVA.

Non.

La pratique de l’arrondi n’est autorisée qu’en cas de paiement en espèces en présence physique du consommateur dans votre établissement. L’arrondi n’est par conséquent pas permis pour les ventes à distance, en particulier pour le commerce électronique.

Oui mais uniquement si vous avez choisi de pratiquer l’arrondi pour tous les moyens de paiement.

Oui.

Même si au moment de l’achat le montant payé n’a pas fait l’objet d’un arrondi, vous devez arrondir aux 0 ou 5 cents les plus proches le montant que vous remboursez en espèces.

Attention ! Les bons de valeur ne peuvent jamais être arrondis.

Si vous ne pratiquez l’arrondi que sur les paiements en espèces.

1. commencez par demander à votre client le montant qu’il souhaite payer par chèques-repas, éco-chèques ou bon de valeur qui représentent un montant prédéterminé et déduisez les (sans les arrondir) ;
2. demandez-lui ensuite ce qu’il souhaite payer en espèces et arrondissez ce montant en respectant les règles d’arrondi et déduisez le ;
3. le cas échéant, le solde pourra être payé exactement (sans arrondi) par carte.

Un  exemple : le montant total des articles achetés par votre client s’élève à 70,04 euros.

• votre client paie la partie autorisée en chèques-repas, par exemple 20,03 euros (pas d’arrondi) ;
• votre client paie le solde ou une autre partie en espèces : cette somme devra être arrondie. par exemple 50 euros (50,01 arrondis à 50 euros) s’il choisit de payer le solde ou 15,20 euros, s’il choisit de ne payer qu’une partie en espèces ;
• s’il reste un solde à payer par carte après le paiement en espèces, votre client paiera par carte le montant exact restant dû soit, dans notre exemple, 34,81 euros (70,04 euros ‑ 20,03 euros ‑ 15,20 euros).

Si vous avez opté pour pratiquer l’arrondi pour tous les types de moyens de paiement.

• votre client paie la partie autorisée en chèques-repas sans arrondi puisqu’ils représentent un montant prédéterminé ;
• arrondissez le montant qui reste à payer ;
• si votre client souhaite payer une partie en espèces, arrondissez ce montant et déduisez le ;
• enfin, s’il reste un solde à payer le client le paiera par carte. Ce montant sera nécessairement un montant arrondi.

Un exemple :  le montant total des articles achetés s’élève à 70,04 euros

• votre client paie la partie autorisée en chèques-repas : 20,03 euros ;
• le solde de 50,01 euros est arrondi à 50 euros et peut être payé soit en espèces, soit par carte, soit partiellement en espèces par un montant arrondi, par exemple 15,20 euros et le solde par carte sera nécessairement un montant arrondi soit 34,80.

Sur chaque document qui reprend le montant total à payer, le montant arrondi doit également être indiqué.

Dès lors, la situation est différente selon que vous pratiquiez l’arrondi uniquement sur les paiements en espèces ou sur tous les moyens de paiement.

Si vous ne pratiquez l’arrondi que sur les paiements en espèces.

Le ticket de caisse (ou la facture) devra mentionner les éléments suivants :

1. le montant total à payer non arrondi et  
2. le montant total arrondi payé effectivement en espèces.

Si vous avez opté pour l’arrondi pour tous les moyens de paiement.

Le ticket de caisse (ou la facture) devra mentionner :

1. le montant total à payer non arrondi ;
2. le montant total arrondi, déduction faite des paiements par chèques-repas, éco-chèques ou autres bons à valeur fixe.

La loi ne précise pas comment la mention du montant total arrondi doit être reprise sur les documents justificatifs ou tickets de caisse.  

Si votre caisse enregistreuse ne l'indique pas automatiquement sur le ticket de caisse ou la facture de vos clients, vous pouvez éventuellement le faire à la main.

Cela doit toutefois rester une solution temporaire, le temps pour vous de faire adapter votre système de caisse. Quoi qu'il arrive cette adaptation sera nécessaire.

Ne perdez pas de vue que des contrôles seront menés pour vérifier que les entreprises respectent bien toutes les obligations relatives à la réglementation sur l'arrondi.

Vous seul êtes à même de décider si un système est plus simple ou plus complexe que l’autre.

Vous devez toutefois être conscient que dans les deux cas, votre système de caisse risque de devoir être adapté pour satisfaire aux obligations d’affichage sur les tickets de caisse et autres documents justificatifs (facture par exemple).

Dès lors, si après avoir pris la décision d’arrondir uniquement les paiements en espèces, vous changez d’avis par la suite, vous devrez probablement adapter une deuxième fois votre système de caisse, avec les éventuels frais que cela peut engendrer.

Non.

Seuls les paiements en espèces relatifs à des ventes d’une entreprise (ou assimilé) à un consommateur (client particulier) sont visés par la réglementation sur l’arrondi des paiements en espèces.  Il n’est pas nécessaire qu’un client soit assujetti à la TVA pour qu’il soit considéré comme une entreprise.

Non.

Seuls les paiements en espèces relatifs à des ventes d’une entreprise (ou assimilé) à un consommateur (client particulier) sont visés par la réglementation sur l’arrondi des paiements en espèces.

Le Livre XV du Code de Droit économique prévoit des sanctions pénales de niveau 2 si vous ne respectez pas l’obligation d’arrondir les paiements en espèces.

Les amendes vont de 26 à 10.000 euros, à majorer des décimes additionnels. Ces montants doivent donc actuellement être multipliés par 8.

 

Si le livreur est également le vendeur (commerçant ambulant), l'arrondi des paiements en espèces est d'application.

Par contre, si le chauffeur est un intermédiaire qui ne fait que livrer la marchandise et percevoir le solde à payer, sans être le vendeur, la loi ne s'applique. En effet, dans ce cas, la vente ne s'effectue pas en présence physique du vendeur et du consommateur.

Comme pour les tickets de caisse, les notes, reçus et souches TVA doivent reprendre le montant total à payer avant arrondi et le montant arrondi effectivement payé en espèces.

Le modèle de souche TVA actuellement utilisé va devoir être adapté de manière à prévoir les emplacements nécessaires pour l’inscription de ces deux montants. Les imprimeurs agréés en ont été informés.

Les anciens carnets de souches encore en circulation peuvent cependant continuer à être utilisés jusqu’à épuisement du stock. Dans ce cas de figure, le montant total à payer par le client avant arrondi et le montant arrondi effectivement payé doivent être inscrits sur la note ou le reçu, même si les emplacements spécifiques pour ces deux montants n’y figurent pas encore.

D'après le SPF Finances, les règles de base sont les suivantes :

• Vous pouvez calculer la TVA sur le montant avant arrondi.
• Dans votre déclaration TVA, vous incluez le montant avant arrondi et la TVA due sur celui-ci.

Pour de plus amples informations en rapport avec les implications au niveau de la TVA de l'application de l'arrondi des paiements en espèces, nous vous invitons à consulter la circulaire explicative rédigée sur le sujet par le SPF Finances

La Commission des normes comptables (CNC) a rendu un avis sur le traitement comptable des arrondis (avis 2020/02 du 22 janvier 2020) . Compte tenu du caractère symétrique de l'arrondi, la CNC fait remarquer qu'une compensation s'opérera entre les différences d'arrondi positives et négatives. La différence totale entre le montant total du prix à payer et la somme des prix des prestations individuelles ne constituera qu'un montant marginal par rapport au chiffre d'affaires total.

La CNC est d’avis qu’il existe deux méthodes de comptabilisation : l’une est applicable pour les entreprises tenant une comptabilité simplifiée et l’autre pour les entreprises tenant une comptabilité en partie double.

Consultez l’avis de la CNC (2020/02).

Les montants des devises étrangères qui sont converties en euros ne sont pas considérés comme des paiements au sens de la loi, mais comme la contre-valeur en euros de la somme en devise étrangère. Ils ne doivent donc pas être arrondis.

Lorsqu’une banque ou un agent de change achète des devises étrangères, il offre un service aux consommateurs. Il doit appliquer le taux de change qu’il annonce sans quoi, il s’agirait d’une pratique trompeuse.

Toutefois, si une commission est ajoutée en rémunération pour le service de change, cette commission doit être arrondie car elle constitue le paiement du consommateur en contrepartie du service rendu.

Les pièces de 1 et de 2 cents coûtent très cher à fabriquer (matière première, frappe, transport, etc.) et sont très peu utilisées. En effet, elles restent souvent dans les portemonnaies ou sont stockées à la maison.

C’est pourquoi de nouvelles pièces de 1 et 2 cents doivent constamment être frappées.

La mesure de 2014 instaurant la possibilité pour les entreprises d’arrondir les tickets de caisse sur une base volontaire avait pour but de réduire l'utilisation de ces pièces de 1 et 2 cents. Elle n’a toutefois pas conduit au résultat espéré, le nombre d’entreprises qui arrondissent restant limité.

Selon une enquête menée début 2018, seuls 3 commerçants sur 10 le feraient. De même, il semblerait que 8 détaillants sur 10 et 7 consommateurs sur 10 seraient favorables à l’arrondi. Les principales organisations de commerçants sont demandeuses de l’arrondi obligatoire des paiements en espèces.

En rendant la pratique de l’arrondi obligatoire pour tous les paiements en espèces, le gouvernement belge vise donc à réduire le nombre de pièces de 1 et 2 cents en circulation dans notre pays. Et ce faisant, il tend à répondre à la fois aux attentes de la majorité des entreprises et des consommateurs.

A noter que la Belgique n’est pas autorisée à décider de mettre fin à leur utilisation : seul le législateur européen peut le faire.