Engagement de personnel

Tout chef d'entreprise qui souhaite engager du personnel doit satisfaire à diverses obligations. Il convient notamment de remplir une série de formalités administratives imposées par la législation sociale.

Démarches auprès de l'ONSS

En tant que chef d'entreprise, vous devez tout d'abord demander votre inscription comme employeur à l'Office national de sécurité sociale (ONSS).

Dès que vous engagez du personnel, vous devez faire une déclaration immédiate à l'emploi (DIMONA) auprès de l'ONSS.

Cette démarche est obligatoire pour tous les employeurs, tous secteurs d'activité confondus. Elle doit être faite par voie électronique.

Par cette déclaration, vous informez l'ONSS de l'engagement ou du départ d'un travailleur au sein de l'entreprise.

Chaque travailleur se voit attribuer un code Dimona personnalisé qui permet aux organismes de sécurité sociale de connaître immédiatement les informations relatives à l'identité et à la relation de travail employeur/travailleur. Ainsi, les informations ne sont communiquées qu'une seule fois.

Les informations et les formulaires utiles sont disponibles sur le site portail de la sécurité sociale.

Quel est le coût de ces démarches ?

Ces formalités sont gratuites si vous les réalisez personnellement.

L'intervention d'un guichet d'entreprises ou d'un secrétariat social sera payante. D'autres intermédiaires peuvent également vous assister dans vos démarches contre rétribution (bureaux spécialisés, organisations patronales …).

Affiliation à un secrétariat social agréé

Les secrétariats sociaux sont des organismes reconnus et contrôlés par les pouvoirs publics. Ils agissent notamment comme le mandataire de l'employeur auprès de l'ONSS.

L'affiliation à un secrétariat social n'est pas obligatoire. Vous pouvez décider d'y faire appel pour qu'il remplisse, à votre place, les formalités prescrites par la législation sociale en matière d'engagement et de gestion de personnel.

Nouvel employeur : intervention financière de l'ONSS dans les frais d'affiliation

L'affiliation à un secrétariat social implique des frais. Il convient de vous renseigner au préalable pour obtenir un devis de ses services avant d'y recourir.

A noter qu'en tant que nouvel employeur, vous pouvez bénéficier, lors de l'engagement de votre premier travailleur et pour autant que vous perceviez pour celui-ci la réduction des cotisations patronales de sécurité sociale, d'une intervention de l'ONSS dans les frais résultant de votre affiliation à un secrétariat social agréé.

Cette aide est également accordée lors de l'engagement d'un second travailleur, aux mêmes conditions.

Que peut faire un secrétariat social agréé ?

Un secrétariat social peut prendre en charge les formalités administratives suivantes :

• le traitement des données relatives aux salaires et aux primes ainsi qu'à leur calcul ;
• l'établissement des contrats de travail, du registre du personnel, de divers documents sociaux (fiche de paie, compte individuel, attestation de vacances …) ;
• l'affiliation à une caisse pour les allocations familiales et à une caisse de vacances annuelles ;
• l'affiliation à une commission paritaire ;
• les déclarations au service des contributions pour le précompte professionnel et les déclarations trimestrielles et paiement à l'ONSS ;
• la demande d'un numéro de pension pour les travailleurs dont c'est le premier emploi.

Liste des secrétariats sociaux agréés

Le Moniteur belge publie chaque année la liste des secrétariats sociaux agréés. Vous pouvez vous adresser à l'ONSS pour obtenir une copie de cette liste.

Plus d'informations ?

Pour plus d'informations sur les obligations relatives à l'engagement de personnel, vous pouvez consulter le Vade-mecum de l'Entreprise (rubrique "Formalités supplémentaires en cas d'engagement de personnel") ou vous adresser à l'ONSS.

Office national de sécurité sociale (ONSS)

Place Victor Horta, 11
1060 Bruxelles

Tél : 02 509 31 11
Fax : 02 509 30 19
Site internet de l'ONSS