Engagement de personnel

Tout chef d'entreprise qui souhaite engager du personnel doit satisfaire à diverses obligations. Il doit notamment remplir une série de formalités administratives imposées par la législation sociale :

  • affiliation à une caisse d’allocations familiales ;
  • souscription d’une assurance contre les accidents du travail ;
  • respect de la législation sur le bien-être au travail ;
  • respect des conditions d’embauche des travailleurs ;
  • etc.

Démarches auprès de l'ONSS

Si vous engagez pour la première fois un ou plusieurs travailleurs, vous devez vous identifier comme employeur auprès de l'Office national de sécurité socialeLien externe (ONSS). Cette identification s'effectue via l'application Wide que vous pouvez consulter sur le site portail de la sécurité socialeLien externe.

Dès que vous engagez du personnel, vous devez faire une déclaration immédiate à l'emploiLien externe (DIMONA) auprès de l'ONSS. Cette démarche est obligatoire pour tous les employeurs, tous secteurs d'activité confondus. Elle doit être faite par voie électronique. Par cette déclaration, vous informez l'ONSS de l'engagement (ou du départ) d'un travailleur au sein de l'entreprise. Chaque travailleur se voit attribuer un code Dimona personnalisé qui permet aux organismes de sécurité sociale de connaître immédiatement les informations relatives à l'identité et à la relation de travail employeur/travailleur. Ainsi, les informations ne sont communiquées qu'une seule fois.

Par ailleurs, vous devez introduire auprès de l’ONSS une déclaration multifonctionnelle trimestrielleLien externe qui reprend les prestations et les rémunérations de tous vos travailleurs.

Toutes les informations et les formulaires utiles sont disponibles sur le site portail de la sécurité socialeLien externe.Lien externe

Quel est le coût de ces démarches ?

Ces formalités sont gratuites si vous les réalisez personnellement.

L'intervention d'un guichet d'entreprises ou d'un secrétariat social sera payante. D'autres intermédiaires peuvent également vous assister dans vos démarches contre rétribution (bureaux spécialisés, organisations patronales…).

Affiliation à un secrétariat social agréé

Les secrétariats sociaux sont des organismes reconnus et contrôlés par les pouvoirs publics. Ils agissent notamment comme le mandataire de l'employeur auprès de l'ONSS.

L'affiliation à un secrétariat social n'est pas obligatoire. Vous pouvez décider d'y faire appel pour qu'il remplisse, à votre place, les formalités prescrites par la législation sociale en matière d'engagement et de gestion de personnel. Souvent, les guichets d’entreprises disposent d’un secrétariat social apparenté auquel ils vous proposeront de faire appel.

L'affiliation à un secrétariat social est payante. Il convient de vous renseigner au préalable pour obtenir un devis de ses services avant d'y recourir.

En tant que nouvel employeur, vous pouvez bénéficier, lors de l'engagement de votre premier travailleur et pour autant que vous perceviez pour celui-ci la réduction des cotisations patronales de sécurité sociale « premiers engagementsLien externe », d'une intervention de l'ONSS dans les frais résultant de votre affiliation à un secrétariat social agréé.

La liste des secrétariats sociaux agréésLien externe est disponible sur le site internet du SPF Sécurité sociale.

Plus d'informations ?

Pour plus d'informations sur les obligations relatives à l'engagement de personnel, vous pouvez vous adresser à l'ONSS.

Office national de sécurité sociale (ONSS)
Place Victor Horta 11
1060 Bruxelles
Tél. : +32 2 509 31 11
Fax : +32 2 509 30 19 
Site internet de l'ONSSLien externe

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