Démarches auprès d'un guichet d'entreprises

Dans le cadre de la simplification administrative, les formalités administratives pour les jeunes entrepreneurs ont été modifiées par la loi du 16 janvier 2003 portant création d’une Banque-Carrefour des Entreprises, modernisation du registre de commerce et création de guichets-entreprises.

C’est ainsi que toute personne qui désire se lancer comme indépendant et exercer une activité commerciale, artisanale ou non-commerciale de droit privé doit obligatoirement passer par un guichet d’entreprises, qui est l’interlocuteur unique des entreprises, des indépendants, des "starters", des professions libérales et des assujettis – TVA dans leurs relations avec toutes les instances fédérales.

Inscription dans la Banque-Carrefour des Entreprises

Si vous souhaitez exercer une activité commerciale, artisanale ou non-commerciale de droit privé, vous devez demander votre inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises via un guichet d'entreprises agréé. Il est sans importance que l'activité exercée le soit à titre principal ou à titre complémentaire.

Cette inscription doit être effectuée avant le démarrage de l'activité.

Où trouver un guichet d'entreprises ?

Vous êtes libre de choisir un guichet d’entreprises quel que soit le lieu d’établissement de votre entreprise.

Actuellement, 9 organisations sont agréées en tant que guichet d’entreprises. Elles disposent de plus de 200 bureaux locaux  répartis sur l'ensemble de la Belgique.

Pour plus d'informations sur les guichets d'entreprises (tâches, mode de fonctionnement, conditions d'agréation, liste des guichets…), vous pouvez consulter le chapitre "Guichets d'entreprises". Vous pouvez également consulter la rubrique de ce site consacrée à la Banque-Carrefour des Entreprises qui offre des informations utiles pour les candidats entrepreneurs.

Pour les entreprises commerciales et artisanales

Vérification des capacités entrepreneuriales

Le guichet d’entreprises vérifie si vous remplissez les conditions d'accès à la profession  pour l'activité que vous comptez exercer (connaissances de gestion de base, compétences (inter-)professionnelles pour les professions réglementées, autorisation pour des activités ambulantes, autorisation pour des activités foraines, autorisation licence boucher-charcutier, carte professionnelle pour ressortissants étrangers...).

Les guichets d’entreprises disposent d’une liste des titres requis pour obtenir les accès à la profession.

En cas de doute ou de titres ne répondant pas exactement aux exigences, le guichet d’entreprises soumettra le dossier à la Direction générale de la Politique des P.M.E. du SPF Economie, P.M.E., Classes moyennes et Energie qui donnera son avis. Le guichet d’entreprises vous communiquera ensuite la décision finale.

Inscription en qualité d'entreprise commerciale dans la BCE

Il s'agit d'une entreprise individuelle

Si votre dossier est complet, le guichet d'entreprises procède à l'enregistrement de votre entreprise dans la Banque-Carrefour des Entreprises et à son inscription en qualité d'entreprise commerciale ou artisanale. 

La BCE vous attribue ensuite votre numéro d’entreprise. Ce numéro constitue votre clé d'identification unique pour vos relations avec les pouvoirs publics.

Il s'agit d'une société

Les sociétés sont enregistrées dans la Banque-Carrefour des Entreprises lors du dépôt de l'acte constitutif au greffe du tribunal de commerce. C'est également à ce moment qu'elles reçoivent leur numéro d'entreprise (voir le chapitre "Dépôt de l'acte constitutif d'une société au greffe du tribunal de commerce").

Le guichet d'entreprises se charge donc uniquement de procéder à leur inscription dans la BCE en qualité d'entreprise commerciale ou artisanale.

Coût d'inscription

Le coût de l'inscription (incluant la vérification des capacités entrepreneuriales) est de 79 euros, une unité d'établissement incluse, plus 79 euros par unité d'établissement supplémentaire.

Que faire en cas de refus d'inscription ?

Le guichet peut refuser d'inscrire votre entreprise si celle-ci qui ne répond pas aux conditions d'accès à la profession ou si un document requis est manquant. Le refus doit toujours être motivé.

En cas de refus, vous pouvez toujours introduire une nouvelle demande qui répond aux conditions exigées.

Vous pouvez également introduire un recours auprès du Conseil d’établissement dans les 30 jours après la notification de la décision de refus.

Pour les entreprises non-commerciales de droit privé

Il s'agit d'une entreprise individuelle

Le guichet d'entreprises vous inscrit dans la Banque-Carrefour des Entreprises. Il ne doit pas procéder à la vérification de vos capacités entrepreneuriales.

Si vous souhaitez exercer une activité pour laquelle une licence ou autorisation est nécessaire auprès d'un Ordre ou Institut, vous devez alors, après votre inscription auprès d'un guichet d'entreprises, prendre contact avec cet Ordre ou Institut. Vous pouvez aussi demander au guichet d'entreprises de faire ces démarches à votre place (moyennant paiement éventuel).

Il s'agit d'une société

Les sociétés sont enregistrées dans la Banque-Carrefour des Entreprises lors du dépôt de l'acte constitutif au greffe du tribunal de commerce. C'est également à ce moment qu'elles reçoivent leur numéro d'entreprise (voir le chapitre "Dépôt de l'acte constitutif d'une société au greffe du tribunal de commerce").

Le guichet d'entreprises se charge donc uniquement de procéder à leur inscription dans la BCE en qualité d'entreprise non-commerciale de droit privé.

L'entreprise qui  souhaite exercer une activité pour laquelle une licence ou autorisation est nécessaire auprès d'un Ordre ou Institut, doit, après son inscription auprès d'un guichet d'entreprises, prendre contact avec cet Ordre ou Institut. Elle peut aussi demander au guichet d'entreprises de faire ces démarches à sa place (moyennant paiement éventuel).

Coût d'inscription

La première inscription dans la Banque-Carrefour des Entreprises, avec toutes les unités d’établissement, est gratuite pour les entreprises non-commerciales de droit privé. Toute modification ultérieure est payante (79 euros par unité d’établissement).

Conséquences de l'inscription

Votre inscription entraîne les résultats suivants :

• si vous vous inscrivez en tant que commerçant, vous êtes présumé, par cet enregistrement être un commerçant. En cas de litige, le Tribunal de Commerce est seul compétent ;
• l'entreprise doit utiliser son numéro d'identification unique (numéro d'entreprise) pour tous ses contacts avec les autorités administratives et judiciaires. Ce numéro vaut aussi comme numéro de TVA ;
• tous les actes, factures, annonces, communications, lettres, ordres et autres pièces émanant des entreprises commerciales ou artisanales doivent toujours mentionner le numéro d’entreprise ;
• pour les sociétés, le terme "Registre des Personnes Morales" ou l’abréviation RPM suivi du numéro d'entreprise doivent. également apparaître sur les bâtiments, étals et moyens de transport utilisés pour l’exercice d’activités commerciales ou artisanales.

Que faire en cas de modification de la situation de l'entreprise ?

En cas de modification de votre situation, vous disposez d'un délai d'un mois pour demander une modification de votre inscription auprès d'un guichet d'entreprises.

Certaines modifications sont payantes, d'autres sont gratuites.

Autres formalités administratives

Outre la vérification de vos capacités entrepreneuriales et votre inscription dans la BCE, votre guichet d'entreprises peut également accomplir à votre place certaines formalités administratives telles que votre inscription auprès de la TVA ou de l'ONSS, il peut demander diverses autorisations ou effectuer des enregistrements.

De nombreux guichets proposent également un éventail de services complémentaires tels que :

• des conseils lors de la constitution de votre projet ;
• la constitution de dossiers de subsides ;
• l'administration du personnel ;
• des formations ;
• la défense de vos intérêts, etc.

N'hésitez pas à vous renseigner sur la palette des services offerts ainsi que leurs coûts !