Démarches auprès d'un guichet d'entreprises

Si vous souhaitez créer votre propre entreprise sous la forme d’une entreprise individuelle, la première démarche à faire est de vous rendre dans un guichet d’entreprises agréé. Pour une société, la première étape sera, dans la plupart des cas, celle du notaire, suivie du greffe du tribunal de commerce et ce n’est qu’après que vous vous adresserez à un guichet d’entreprises.

Le guichet d’entreprises est le point de contact central des starters et des entreprises existantes afin de régler toutes les formalités administratives liées au lancement d’une activité.

Où trouver un guichet d'entreprises ?

Actuellement, huit organisations sont agréées en tant que guichet d’entreprises. Les guichets d’entreprises disposent d’environ 200 bureaux répartis dans tout le pays. Vous êtes libre de choisir un guichet d’entreprisesLien externe quel que soit le lieu d’établissement de votre entreprise.

Pour trouver un guichet d’entreprises, vous disposez de différents modes de recherche :

Inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises

La Banque-Carrefour des EntreprisesLien externe (BCE) est une base de données unique qui reprend toutes les données d’identification de base des entreprises et de leurs unités d’établissement. Tous les services publics ont accès à ces données dans le cadre de la simplification administrative et de la collecte unique de données. Afin de s’identifier auprès des autorités, les entreprises doivent utiliser leur numéro d’entreprise et/ou leur numéro d’unité d’établissement.

Toute entreprise et ses unités d’établissement doivent être inscrites à la Banque-Carrefour des Entreprises. Cette obligation vaut que l’activité soit exercée sous la forme d’une entreprise individuelle ou sous la forme d’une société et elle est d’application que l'activité soit exercée à titre principal ou à titre complémentaire.

La Banque-Carrefour des Entreprises fait la distinction entre différents types d’entreprises : les entreprises commerciales, les entreprises artisanales et les entreprises non commerciales de droit privé.

L’inscription doit être effectuée avant le démarrage de votre activité.

Le guichet d’entreprises doit vérifier si vous répondez aux conditions légales d’exercice de l’activité que vous souhaitez lancer.

Inscription d'une entreprise individuelle

Entreprises commerciales et artisanales

Après avoir vérifié vos capacités entrepreneuriales, le guichet d'entreprises procède à l'enregistrement de votre entreprise dans la Banque-Carrefour des Entreprises et à son inscription en qualité d'entreprise commerciale ou artisanale. Un numéro d’entrepriseLien externe vous est alors attribué.

Le guichet peut refuser d'inscrire votre entreprise si celle-ci ne répond pas aux conditions d'accès à la profession ou si un document requis est manquant. Le refus doit toujours être motivé. En cas de refus, vous pouvez introduire une nouvelle demande qui répond aux conditions exigées ou introduire un recours auprès du Conseil d’Etablissement de la région compétente.

Le coût de l'inscription est de 83,50 euros, une unité d'établissement incluse, plus 83,50 euros par unité d'établissement supplémentaire (prix appliqués en 2016, ceux-ci sont indexés annuellement).

Entreprise non-commerciale de droit privé

Si votre dossier est complet, le guichet d'entreprises vous inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises. Il ne doit pas toujours procéder à la vérification de vos capacités entrepreneuriales. C’est l’organe professionnel dont vous dépendez (ordre, institut ou chambre) qui se charge, dans certains cas, de vérifier si vous respectez les conditions d’exercice de la profession concernée et qui introduit, le cas échéant, l’autorisation octroyée dans la BCE.

La première inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises, avec toutes les unités d’établissement, est gratuite pour les entreprises non commerciales de droit privé. Toute modification ultérieure est payante (83,50 euros par unité d’établissement en 2016 ; ce coût est indexé annuellement).

Inscription d'une société

Une société est enregistrée dans la Banque-Carrefour des Entreprises lors du dépôt de l'acte constitutif au greffe du tribunal de commerce. Au même moment, elle reçoit son numéro d'entreprise. Elle doit ensuite s’adresser à un guichet d'entreprises pour procéder à son inscription à la BCE en qualité d'entreprise commerciale, non commerciale ou artisanale.

En cas de refus d’inscription en qualité d’entreprise commerciale ou artisanale à la BCE par le guichet, vous pouvez introduire un recours auprès du Conseil d’Etablissement de la région compétente.

Le coût de l'inscription est de 83,50 euros, une unité d'établissement incluse, plus 83,50 euros par unité d'établissement supplémentaire (prix appliqués en 2016, ceux-ci sont indexés annuellement).

Il existe une exception pour les entreprises non commerciales de droit privé. La première inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises, avec toutes les unités d’établissement, est gratuite pour les entreprises non commerciales de droit privé. Toute modification ultérieure est payante (83,50 euros par unité d’établissement ; ce coût est indexé annuellement).

Outre la qualité (commerciale ou non commerciale de droit privé) et les unités d’établissement, le guichet se charge d’inscrire d’autres données telles que les activités et les numéros de compte bancaire.

Inscription à la BCE des sociétés étrangères

Lorsqu’une entreprise étrangère veut exercer des activités en Belgique et veut s’y établir, elle dispose de différentes possibilités : elle peut créer une succursale, une filiale ou une unité d’établissement.

La succursale

Sur le plan juridique, une succursale n'est pas, au sens du Code des sociétés belge, une entité distincte. La succursale et l'entreprise étrangère sont une seule et même entreprise/entité.

L’entreprise qui établit une succursale en Belgique, obtient un numéro d'entreprise lors de l'inscription de cette dernière à la BCE par le greffe du tribunal de commerce compétent.

Elle doit ensuite s’adresser au guichet d’entreprises de son choix afin de se faire inscrire en qualité d’entreprise commerciale, artisanale ou non commerciale de droit privé.

La filiale

Juridiquement, la filiale est une entité distincte de l’entreprise étrangère qui dispose de la personnalité juridique (différence avec la succursale). La forme juridique choisie est alors une forme de droit belge (SA, SPRL, etc.).

La filiale établie en Belgique obtient un numéro d'entreprise lors de son inscription à la BCE par le greffe du tribunal de commerce compétent. Elle doit ensuite s’adresser au guichet d’entreprises de son choix afin de se faire inscrire en qualité d’entreprise commerciale, artisanale ou non commerciale de droit privé.

L'unité d'établissement

Certaines entreprises étrangères peuvent exercer des activités à partir d’une adresse en Belgique sans avoir de succursale ou de filiale. Dans ce cas, ces entreprises exercent leurs activités en Belgique à partir d’une unité d’établissement (ex.  : atelier, usine, magasin, point de vente, bureau…).

L’entreprise qui dispose d’une unité d’établissement en Belgique obtient via le guichet d’entreprises un numéro d'entreprise lors de l'inscription de son unité d’établissement à la BCE.

Que faire en cas de modification de la situation de l'entreprise ?

En cas de modification de votre situation (changement d’adresse de l’unité d’établissement ou de numéro de téléphone, exercice d’une nouvelle activité…), vous disposez d'un délai d'un mois pour demander une modification de votre inscription auprès d'un guichet d'entreprises.

L’entreprise est elle-même responsable de l’exactitude des données inscrites. Certaines modifications sont payantes, d'autres sont gratuites.

Pour certaines modifications/corrections, vous pouvez utiliser l’application « Private Search Lien externe» et actualiser les données gratuitement. Vous trouverez un aperçu général des possibilités de correction de données sur le site internet de la BCE sous la rubrique « Corriger des données Lien externe».

Pour toute correction, votre guichet d’entreprises vous fournira les informations utiles.

Services complémentaires offerts par les guichets d'entreprises

Outre la vérification de vos capacités entrepreneuriales et votre inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises, votre guichet d'entreprises peut aussi accomplir, à votre place, certaines formalités administratives telles que votre inscription auprès de la TVA ou de l'ONSS. Il peut demander diverses autorisations ou effectuer des enregistrements (Ordre ou Institut professionnel, AFSCA, SABAM…).

Les guichets proposent également d’autres services tels que :

  • l'affiliation à une caisse d’assurances sociales pour travailleurs indépendants (chaque guichet d’entreprises dispose d’une caisse d’assurances sociales apparentée) ;
  • l’affiliation à un secrétariat social apparenté (voir administration du personnel) ;
  • des conseils lors de la constitution de votre projet ;
  • la constitution de dossiers de demandes de subsides ;
  • des formations ;
  • un accompagnement pendant les premiers mois d’activité, etc.

Pour ces services complémentaires, les guichets sont libres de fixer leurs tarifs.

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