Facture envoyée, mais le paiement se fait attendre

Comment éviter la fraude à la facture?

Exemple

Vous êtes entrepreneur et vous effectuez quelques travaux de transformation chez des clients. Vous envoyez des factures mais les paiements se font attendre. Après avoir envoyé des avertissements à quelques clients, vous apprenez qu’ils ont bel et bien payé, mais pas sur votre compte en banque.

Votre entreprise est sans doute victime d’une fraude à la facture. Des escrocs ont intercepté votre facture et en ont modifié le numéro de compte avant de renvoyer la facture « adaptée ». En payant cette facture, le client paie en fait les escrocs.

Comment les escrocs procèdent-ils ?

Les factures peuvent être interceptées de différentes manières.

  • L’une des méthodes consiste à les retirer du circuit postal, par exemple en les récupérant dans les boîtes aux lettres rouges de bpost.
  • Les factures peuvent aussi être volées au sein des services de tri d’entreprises ou même chez les particuliers (dans leurs boîtes aux lettres ou dans les papiers déposés sur le trottoir pour les camions d’enlèvement).

La modification du numéro de compte est opérée de différentes façons.

  • Bien souvent, la facture originale est numérisée et les données du fournisseur ou du vendeur sont alors adaptées à l’aide d’un logiciel spécifique.
  • Dans d’autres cas, les escrocs rajoutent une lettre indiquant que le numéro de compte a été modifié ou collent une étiquette sur l’enveloppe ou sur la facture avec la mention « Attention, changement de numéro de compte ».
  • Ils envoient ensuite la facture adaptée.

Les escrocs essayent d’intercepter toutes sortes de factures : il s’agit principalement de paiements uniques de montants importants. Il ressort des notifications de fraudes à la facture reçues par le SPF Economie en 2016 que les montants concernés s’élevaient en moyenne à 14.000 euros, les factures allant de 1.600 euros à plus de 55.000 euros.

Il est en outre de plus en plus question de fraude à la facture digitale. Les escrocs s’introduisent à distance dans votre système informatique et interceptent vos e-mails de factures ou modifient votre numéro de compte. En d’autres termes, il convient aussi d’être vigilant avec les factures que vous envoyez.

Que peut faire votre entreprise pour ne pas tomber dans le panneau ?

  • Mentionnez votre numéro de compte non seulement sur vos factures mais aussi sur vos bons de commande et sur votre site web, de manière à ce que vos clients puissent contrôler les numéros.
  • Demandez à vos clients de vérifier le numéro de compte avant d’effectuer le paiement.
  • N’envoyez pas uniquement vos factures par la poste mais aussi par e-mail ou via e-invoicing. Invitez vos clients à comparer le numéro de compte indiqué sur les papiers et sur la facture électronique.
  • Évitez les indices sur vos enveloppes, comme le nom ou le logo de votre entreprise. Utilisez par exemple des enveloppes blanches sans fenêtre pour vos factures. Les enveloppes à fenêtre sont surtout employées à titre professionnel et attirent dès lors l’attention des escrocs.
  • Suivez minutieusement les paiements de vos factures. Si un paiement se fait attendre, contactez rapidement le client concerné. En cas de fraude à la facture, vous pourrez alors contrôler d’autres factures sortantes et éventuellement les bloquer.
  • Contrôlez la sécurisation de votre entreprise et de votre bureau afin d’exclure la fraude interne ou le vol.
  • N’envoyez pas toutes vos factures en même temps et ne les déposez pas dans des boîtes aux lettres installées dans des zones d’entreprises souvent désertes après les heures de bureau. Si possible, déposez directement vos factures (et surtout celles concernant des montants très élevés) au bureau de poste local ou juste avant l’heure de levée de la boîte aux lettres.
  • Veillez à équiper votre système informatique d’un logiciel antivirus à jour et de qualité afin de prévenir la fraude à la facture digitale.

Que faire si votre client a payé une facture falsifiée ?

  • Contactez votre client et demandez-lui de prendre contact le plus rapidement possible avec sa banque. Sa banque demandera à la banque relevant du numéro de compte des escrocs de stopper la transaction en bloquant le virement ou le compte de manière à ce que les retraits d’argent ne soient plus possibles.
  • Signalez l’incident sur https://pointdecontact.belgique.beLien externe (option « facture falsifiée »). Votre signalement sera automatiquement transféré à la police et à bpost afin d’y être examiné. En outre, vous recevrez, à la fin de la procédure, des conseils et des informations sur les démarches  à entreprendre et les personnes pouvant aider votre entreprise.
  • Contactez votre client pour bloquer le paiement d’autres factures sur le compte du fraudeur.
  • Contactez tous vos clients afin de les informer que vous avez été victime d’une falsification de facture et incitez-les à vérifier que le numéro de compte qui figure sur vos factures est correct.
  • Contactez votre comptable pour en savoir davantage sur les conséquences fiscales.

Questions fréquentes

Vous trouverez plus d’informations dans le document « Foire aux Questions » sur la fraude à la facture (PDF, 131.53 Kb).

Fiche info

Facture envoyée, mais le paiement se fait attendre (PDF, 3.45 MB)

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