Über eine Zentralisierung der Einkäufe
Zu Beginn eines jeden Haushaltsjahres erstellen alle Abteilungen des FÖD eine Liste all ihrer Bedürfnisse. Diese Listen werden von der Einkaufsabteilung zentralisiert, die so in der Lage ist, alle Bedürfnisse gleichzeitig zu identifizieren, um die Ausgaben und damit das Budget besser kontrollieren und zu verwalten. Darüber hinaus ermöglichen es diese Listen, die Bestellung so zu organisieren, dass sie dem Bedarf entspricht, sobald dieser ansteht.
Durch Übereinstimmung zwischen Einkauf und Bedarf
Der Käufer konzentriert sich auf die Hauptfunktionen des Kaufgegenstandes, um die Anforderungen effizient zu erfüllen und die Ausgaben für wenig nützliche Optionen oder Zubehör nicht zu überhöhen.
Durch Berücksichtigung der „Total Cost of Ownership“ bei der Auswahl
Bei der Auswahl berücksichtigt die Einkaufsabteilung neben den Anschaffungskosten auch alle direkten und indirekten Kosten sowie alle Vor- und Nachteile, die mit dem Produkt während seines gesamten Lebenszyklus verbunden sind. So werden z. B. beim Kauf eines Druckers der Preis für Patronen, Reparaturen, eventuell spezifisches Papier usw. berücksichtigt.
Integration von Themen der nachhaltigen Entwicklung
Die Einkaufsabteilung hat den Reflex erworben, „grüne“ Entscheidungen zu bevorzugen und zu fördern. So empfiehlt sie beispielsweise systematisch die Wahl „grüner“ Produkte in den Katalogen ihrer Lieferanten.
Bei der Erstellung der Sonderlastenhefte werden die Auswahl- und Vergabekriterien und/oder technischen Spezifikationen im Sinne der Nachhaltigkeit berücksichtigt.